Grip op je organisatie met FORA

Image
Bedrijfsdomeinen FORA

Veel scholen hebben behoefte aan beter inzicht in de manier waarop processen binnen hun school zijn opgebouwd en welke activiteiten daarbij horen. Daarom hebben Kennisnet, de PO-raad, de VO-raad en vijftien scholen samen de referentiearchitectuur FORA ontwikkeld. 

Een referentiearchitectuur is een gestandaardiseerd model en laat – in dit geval – zien hoe een onderwijsinstelling is opgebouwd uit (verplichte) processen, activiteiten en informatiestromen. Binnen het hoger onderwijs en het mbo bestond al referentiearchitectuur, en met de Funderend Onderwijs Referentie Architectuur (FORA) bestaat dit nu ook voor basisscholen en middelbare scholen.

Betere afstemming

FORA is gebaseerd op wet- en regelgeving en maakt duidelijk waarvoor schoolbesturen en scholen verantwoordelijk zijn. Daarnaast biedt het inzicht in de inzet van ICT-toepassingen en gegevensuitwisseling. FORA helpt om binnen instellingen processen en systemen beter op elkaar af te stemmen, en bevordert de afstemming tussen de verantwoordelijken voor het onderwijs, de bedrijfsvoering en ICT. Zo helpt FORA om beter onderbouwde keuzes te maken. 

Instellingen voor primair en voortgezet onderwijs kunnen FORA gebruiken als hulpmiddel bij het opstellen van een organisatie-specifieke enterprise architectuur. Een enterprise architectuur is een strategisch instrument om beslissingen in een organisatie weloverwogen en in samenhang te kunnen nemen. Daarmee is een enterprise architectuur een belangrijk instrument om grip te krijgen en te houden op je school of organisatie.

Houvast

In een enterprise architectuur beschrijf je feitelijk hoe je organisatie in elkaar zit en functioneert. De focus ligt daarbij in belangrijke mate op ICT. Iets wat verklaard kan worden vanuit de ontstaansgeschiedenis van het vakgebied.

Enterprise architectuur is ontstaan vanuit het ICT-werkveld, met als doel meer grip te krijgen op ICT. Maar afhankelijk van hoeveel moeite je als organisatie steekt in de beschrijving van het businessmodel, kun je een enterprise architectuur ook heel goed gebruiken om meer houvast te krijgen op je organisatie in bredere zin. 

Op het moment dat je bijvoorbeeld alle processen uitschrijft en vervolgens ook bewaakt en onderhoudt kan het bijvoorbeeld een impuls geven aan het kwaliteitsmanagement binnen je organisatie. Het kan je als organisatie helpen de overgang maken van activiteitgedreven werken naar procesmatig werken. Daarmee is de FORA overigens nog geen procesmodel, waarin de volgorde van concrete activiteiten wordt beschreven.


Onderdelen

Een enterprise architectuur bestaat doorgaans uit meerdere lagen. Meestal bestaat het uit een business-architectuur (functie/procesmodel), een data-architectuur, een applicatie-architectuur (beschrijving van het applicatielandschap) en een technische architectuur (inrichting van de technische infrastructuur). 

De FORA bevat voornamelijk uit verplichte processen en activiteiten. Toekomstige versies brengen aanvullende mogelijkheden in kaart. Op dit moment zijn vier onderdelen uitgewerkt, die hieronder beschreven worden. 

Het hoofdbedrijfsfunctiemodel

Dit model biedt een overzicht van alle hoofdbedrijfsfuncties. Het laat op hoofdlijnen zien wat een onderwijsinstelling doet, onafhankelijk van hoe het wordt uitgevoerd. Op het hoogste niveau is een aantal bedrijfsdomeinen weergegeven waarbinnen de hoofdbedrijfsfuncties zijn gegroepeerd. Dat zijn: bevoegd gezag, schoolleiding, onderwijs, onderwijsondersteuning, leerlingenbegeleiding en -zorg, algemeen en bedrijfsvoering. Deze bedrijfsdomeinen kunnen zelf ook als een bedrijfsfunctie worden gezien. Er bestaat ook een nadere detaillering van dit model, het zogeheten bedrijfsfunctiemodel. 

Het referentiecomponentenmodel


Dit model geeft een overzicht van de referentiecomponenten, oftewel soorten applicaties, die een onderwijsinstelling nodig heeft om haar processen te ondersteunen. Het model beschrijft de referentiecomponenten op een logisch niveau, onafhankelijk van specifieke productkeuzen. 

Het informatiemodel

Het informatiemodel biedt overzicht van de informatieobjecten of gegevensverzamelingen waarmee onderwijsinstellingen te maken hebben, gegroepeerd per bedrijfsdomein. Van elk bedrijfsdomein zijn gedetailleerde uitsnedes beschikbaar. Je kunt het bedrijfsobjectmodel vooral gebruiken voor  het ondersteunen van organisatiebrede discussies over verantwoordelijkheden voor het beheren van gegevens. 

Vervolgens is ook een model beschikbaar waarin bedrijfsfuncties gekoppeld worden aan referentiecomponenten en een model waarin referentiecomponenten gekoppeld worden aan applicatiefuncties.

Krachtig instrument

De FORA is nog relatief nieuw en volop in ontwikkeling. Als je kijkt naar referentiearchitectuur binnen de Nederlandse overheid, het hoger onderwijs en het mbo (de NORA, de HORA en de MORA) dan zijn deze verder uitgewerkt, bijvoorbeeld in termen van standaarden en principes.

Dat neemt niet weg dat er ook nu al een krachtig instrument staat dat je, met wat maatwerk, kan helpen om meer grip te krijgen op de eigen organisatie. En waarmee je bijvoorbeeld de overgang kan maken naar meer procesmatig werken.

Volgens de website van FORA kan het instrument verder helpen om snel te reageren op veranderingen in de omgeving, beter in te spelen op de interne informatiebehoefte, meer tegenwicht te bieden tegen leveranciers en beter te voldoen aan wet- en regelgeving.

Maar FORA kan ook helpen om stappen te zetten op het gebied van datagedreven werken. Door processen en bijbehorende informatie in beeld te brengen krijg je veel meer zicht op welke data er allemaal beschikbaar zijn in je organisatie.

Tenslotte kan FORA ook een rol spelen op het gebied van informatiebeveiliging. In het huidige informatiemodel is ook de zogenoemde BIV-classificatie (betrouwbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid) volledig uitgewerkt. Hierdoor kun je als organisatie snel in kaart brengen wat je meest gevoelige data zijn, voor zover dat nog niet bekend is. Vervolgens kun je daar risico-analyses op loslaten om te bepalen in hoeverre aanvullende beveiligingsmaatregelen nodig zijn.

Door: Bert van de Bovenkamp voor Schoolfacilities - september 2022.