Afspraak is afspraak!

Wat zijn de do's en don'ts bij het opstellen van een contract voor bijvoorbeeld inkoop, schoonmaak of ICT? Yvo Rampersad en Marjoleine van Leerdam, beiden advocaat bij TK advocaten geven antwoord op de vragen vanuit het werkveld. Deze vragen zijn ook beantwoord tijdens de bijeenkomst van het netwerk Bedrijfsvoering op 3 juni 2021.

Totstandkoming overeenkomst

Vraag: Wie kan een geldige overeenkomst sluiten?

Antwoord: Dat is vastgelegd en kan je zelf checken bij de Kamer van Koophandel. Controleer altijd wie er van de wederpartij gemachtigd is. Als je het niet checkt en iemand heeft geen bevoegdheid, dan is er in beginsel geen geldige overeenkomst afgesloten.

Algemene inkoopvoorwaarden

Vraag: Hoe stel ik mijn eigen algemene voorwaarden op? 

Antwoord: Kijk hoe andere organisaties het doen. Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van de algemene voorwaarden van het Rijk. Niet alles wat daarin beschreven staat zal van toepassing zijn voor jouw organisatie. Daarbij zijn de voorwaarden van anderen soms omvangrijk en niet altijd even duidelijk. Als je de voorwaarden van anderen als basis gebruikt voor je eigen voorwaarden en delen verwijderd, loop je het risico dat de samenhang tussen de voorwaarden verdwijnt en je je later niet meer op bepaalde zaken kunt beroepen. Kijk dus altijd goed wat je zelf wilt regelen en controleer of je alles hebt gedekt. Je kunt een concept ook ter controle voorleggen aan een ervaren jurist, of je kan het volledig uitbesteden. 

Vraag: Moet ik de voorwaarden van een andere partij accepteren?

Antwoord: Nee. Je mag altijd voorwaarden van een wederpartij afwijzen en je eigen voorwaarden van toepassing verklaren. Wees wel duidelijk welke voorwaarden er van toepassing zijn op de overeenkomst. En de andere partij kan altijd weigeren jouw voorwaarden te accepteren.

Beoordelen van een contract

Vraag: Wanneer kan je een contract ontbinden?

Antwoord: Dat verschilt per contract en hoe het daarin is geregeld. Over het algemeen geldt dat wanneer er niet naar verwachting of wens wordt geleverd, je een onderzoek kan starten naar de ontbinding van het contract. In beginsel moet aan de andere partij de gelegenheid worden geboden om binnen een bepaalde periode alsnog de afspraken na te komen. In de algemene voorwaarden kan je vastleggen hoe in dit geval te handelen. Het kan zijn dat het wettelijk verplicht is om het via de rechter te doen.

Vraag: Wat gebeurt er als ik niet betaal omdat ik niet tevreden ben met de dienst?

Antwoord: De termijn waarbinnen een betaling mag plaatsvinden verschilt per contract, vaak 30 dagen. Grotere partijen bedingen vaak een termijn van 60 dagen. Als je niet (tijdig) betaalt en partijen zijn een fatale betalingstermijn overeengekomen, dan ben je in verzuim. Daardoor kan het contract ontbonden of opgeschort worden en ben je wettelijke (handels)rente verschuldigd over het openstaande bedrag. Belangrijk is om dit soort zaken te dekken in je algemene voorwaarden, zodat je je kan beroepen op wat er gebeurt als er niet betaald wordt of als je zelf weigert te betalen. Bijvoorbeeld omdat je niet tevreden bent over de uitgevoerde diensten. Als je niet tevreden bent over de geleverde diensten en om die reden de betaling wilt opschorten, laat dit dat gemotiveerd weten aan jouw wederpartij.

Vraag: Waarom wil je als onderwijsinstelling alles zo strak mogelijk vastleggen?

Antwoord: De afspraken die je maakt en vastlegt in het contract zijn je kapstok voor wanneer er iets fout gaat. Wanneer er niet naar verwachting wordt geleverd, ga je in gesprek met elkaar. Deze gesprekken zijn makkelijker te voeren als je een goede overeenkomst hebt waarop je kan terugvallen. Beschrijf van tevoren goed wat je verwacht van een service of dienst en neem dus ook in je contract op wat er gebeurt als je als onderwijsinstelling niet tevreden bent. Het is raadzaam om een overeenkomst voor het tekenen ervan te laten checken door een jurist.

Verwerkersafspraken

Vraag: Hoe neem ik afspraken rondom privacy en het gebruik van persoonsgegevens op in een contract? 

Antwoord: Onderwijsinstellingen werken vaak met partijen die werken met persoonsgegevens van bijvoorbeeld leerlingen of personeel. Het is belangrijk om vast te leggen welke gegevens precies worden gedeeld en wat er met de data mag gebeuren (het doel van de verwerking). Stop dat niet bij de algemene voorwaarden in, maar maak het onderdeel van de hoofdovereenkomst of leg het vast in een aparte verwerkersovereenkomst. Leg ook vast dat de partij de persoonsgegevens goed moet beveiligen en let op bepalingen over aansprakelijkheid.

Vraag: Wat gebeurt er als data gelekt wordt? 

Antwoord: Als onderwijsinstelling ben je verantwoordelijk voor de gelekte gegevens. Neem maatregelen om erger te voorkomen, beoordeel of het lek binnen 48 uur gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en of betrokkenen erover moeten worden geïnformeerd. Een boete kan worden opgelegd als je te laat bent of het helemaal niet meldt aan de autoriteit en de personen waarover wordt gelekt.

Vraag: Wat moet ik doen als er een datalek is bij externe partijen die ik inhuur?

Antwoord: Als onderwijsinstelling ben je ook dan verantwoordelijk voor de gelekte gegevens en het melden van het lek. Maar, je kan ook met de verwerker afspreken dat zij de melding doen. Leg vast hoe snel de ingehuurde verwerker moet melden dat er data is gelekt. Tip: doe dit binnen 24 uur zodat je als onderwijsinstelling zelf nog 24 uur over hebt om de melding in orde te maken.