Harry Saalmink, Ulenhof College: "Luisteren naar de gebruiker is de kracht van Schoolmaster"

E-mailadres Afdrukken

Het Ulenhof College in Doetinchem gebruikt Magister van Schoolmaster sinds 2003 als basispakket voor de leerling-administratie. In 2006 werd dat uitgebreid met Maestro: alle docenten kregen een Personal Digital Assistant (PDA) en kunnen daarmee onder anderen de afwezigheidregistratie doen. Daardoor kon Het Ulenhof het imago van een school waar het makkelijk spijbelen was van zich afschudden. Het succes van vooral Maestro is volgens conrector Harry Saalmink de gebruiksvriendelijkheid van de software.

De core business van een onderwijsinstelling is het geven van onderwijs. Als dat niet goed wordt ondersteund loopt het onderwijsproces gevaar. Harry Saalmink kan daarover meepraten. “Toen ik hier aantrad in 2003 ging er van alles mis op de administratie. Dat lag niet aan de mensen maar aan het softwarepakket. Cijfers konden niet goed worden ingevoerd, de verwerking kostte veel tijd en er moest ontzettend veel energie worden gestoken in het beheer van het pakket. De administratie kon geen goede overzichten leveren, teamleiders waren niet in staat om ouders en leerlingen op een adequate manier te informeren. Kortom, wij moesten op zoek naar een ander pakket.”

Bij de overstap naar een ander pakket voor de leerling-administratie heeft het Ulenhof College samengewerkt met het Metzo College uit Doetinchem en Schaersvoorde uit Aalten. Ook deze beide scholen vallen onder bestuursorganisatie Covoa. De eindgebruikers hebben een belangrijke stem gehad in het selectieproces. “Al die leveranciers houden voldoende demodagen waar je kunt zien hoe mooi en goed het allemaal is. Maar wij hadden onze eigen specifieke vragen vanuit de verschillende groepen gebruikers. We hebben een sessie georganiseerd met die verschillende gebruikersgroepen en drie leveranciers die goed in de markt lagen. Op basis daarvan hebben we voor Magister gekozen.”

Werken vanuit een schoolsituatie

Magister verschilt ten opzichte van andere systemen door de gebruiksvriendelijkheid. “Het is ontzettend intuïtief en werkt vanuit een echte schoolsituatie, die voor de gebruikers heel herkenbaar is. Een groep leerlingen neemt deel aan het onderwijsproces, zit met een rooster, daar hangen docenten en lokalen aan en de gegevens van die leerlingen kun je op een hele gemakkelijke en logische manier onderbrengen.” Bovendien is de software relatief gemakkelijk in te richten en te onderhouden. Updates komen met enige regelmaat, maar zijn goed verzorgd en er hoeven doorgaans geen ingewikkelde procedures voor gevolgd te worden. Het Ulenhof College gebruikt niet alle functionaliteit van Magister. De roostersoftware en de elektronische leeromgeving zijn van andere leveranciers. “Ik vind dat je op een school de onderdelen moet gebruiken waar je behoefte aan hebt en waar je op dat moment aan toe bent. Wij gebruiken cijferadministratie, leerling-administratie, absenties, examenbeheer en zijn pas sinds kort bezig het leerlingvolgsysteem in te richten. Dat we daar nu pas mee beginnen heeft te maken met het type school dat wij zijn. Wij hebben een vmbo theoretische leerweg, havo, vwo en vwo met tweetalig onderwijs. Ten opzichte van andere typen scholen hebben wij minder zorgleerlingen en dus ook minder te maken met leerwegondersteunend onderwijs, waar doorgaans meer behoefte is aan een elektronisch leerling volg systeem. Maar die behoefte begint er nu bij ons wel te komen.”

Harry Saalmink heeft Magister sinds 2003 alleen maar beter zien worden. Hij denkt dat dat voor een belangrijk deel komt doordat leverancier Schoolmaster veel contact heeft met de scholen die het pakket gebruiken. Minimaal eenmaal per jaar komt er een accountmanager op het Ulenhof College om met de diverse gebruikers te praten en te sparren over de dingen die spelen. “Dat vind ik belangrijk. Zij geven op die manier aan dat er naar ‘het veld’ geluisterd wordt. Het is niet een kwestie van dozen schuiven en zoek het maar uit. Nee, ze willen dat het pakket goed is en goed blijft.”

Prognosemodule

Een voorbeeld van een nieuwe functionaliteit, die ontstaan is vanuit de wens van scholen, is de prognosemodule. Daarmee kan in het systeem voorlopig worden aangegeven wat leerlingen het volgende jaar gaan doen. “Iedere school wil in het voorjaar graag weten waar de leerlingen het volgende jaar naartoe gaan om een inschatting te kunnen maken over de exploitatie: hoeveel lesuren mag, moet en kun je uitgeven. Welke docenten houden hun aantal uren en voor wie moet je minder uren reserveren. Tot dusver waren we voor die prognoses aangewezen op satellietprogramma’s. Maar dat was best lastig en ging regelmatig fout. Nu kan ik in Magister vandaag aangeven dat een leerling met een bepaald profiel volgend jaar naar 4-havo kan, maar als ik morgen vind dat het toch niet haalbaar is kan ik hem terugzetten naar 3-havo. Ik kan dus nu up-to-date bijhouden wat de stand van zaken is voor het volgende schooljaar. En op een moment in juni, na de rapportvergaderingen, bereik je een punt waarop je zegt ‘dit is definitief’. Dan maak je met één druk op de knop de startsituatie voor het volgende schooljaar. Met die module kun je de administratieve last voor een nieuw schooljaar over een langere periode spreiden.”

Als het gaat over de ontwikkeling van zo’n prognosemodule is Saalmink bevraagd wat daar dan in moet. Wat wel, wat niet, hoe het moet functioneren en waarmee rekening gehouden moet worden. “Als een leerling eenmaal gekozen heeft, wat is er dan nog mogelijk binnen dat profiel? Die wet- en regelgeving en de inrichting ken ik. Dat ze dat aan deskundigen vragen, waarvan ik er één ben, vind ik heel positief.”

Maestro

De absentieregistratie bij het Ulenhof College werd in het verleden geregeld met een sys-teem met briefjes. Dat werkte niet goed. Het was traag – een leerling kon op zijn vroegst de volgende dag aangesproken worden op zijn afwezigheid. Bovendien kwam uit een oudertevredenheidsonderzoek in 2006 naar voren dat ouders de indruk hadden dat het niet zo moeilijk was om te spijbelen. “Dat konden we alleen maar bevestigen en werd veroorzaakt door het briefjessysteem waardoor docenten nogal eens vergaten absenties te melden.”

Een oplossing voor het probleem werd gevonden door alle docenten een Personal Digital Assistant (PDA) te geven met het programma Maestro. Daarmee kunnen ze overal in school draadloos hun absenties doorgeven, cijfers bijwerken en hun roosterinformatie bekijken. “Wij hebben nu bijna geen problemen meer met docenten die vergeten hun absentiemeldingen door te geven. En ze werken er met plezier mee. En bovendien echt handig: zodra ze op school komen wordt de informatie in de PDA met Magister gesynchroniseerd, dus ze hebben altijd een actueel dagrooster, en cijfers zijn altijd bijgewerkt. En uit de reacties van de leerlingen en de ouders blijkt dat de absentieregistratie veel beter functioneert.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

laatste uitgave