Ger Rienties MIM, ROC Westerschelde: "Simac begrijpt de essentie van presentieregistratie"

E-mailadres Afdrukken

ROC Westerschelde is in 1997 als eerste ROC in Nederland gestart met digitale absentie- en aanwezigheidsregistratie. Het systeem is in de loop der jaren diep in de organisatie ingebed en levert gedetailleerde informatie aan docenten en begeleiders, het management, leerlingen en ouders. Ger Rienties, informatiemanager/beleidsmedewerker ict, is er al die tijd verantwoordelijk voor geweest. Anders dan op veel andere instituten is op ROC Westerschelde de leerling verantwoordelijk voor het gebruik van de chipkaart voor de registratie van deelname aan onderwijsactiviteiten in de school; docenten en begeleiders hebben in de registratie een ondersteunende rol. Behalve voor de registratie van onderwijsactiviteiten wordt het systeem ook gebruikt voor het monitoren van werkplekgebruik en de bezetting van onderwijsruimten. “Bedenk eens wat het kost om een gebouw in de lucht te houden, wat het kost om een lokaal in te richten. Dan doet het gewoon pijn als je ziet dat ruimtes maar half bezet zijn of zelfs onnodig worden geclaimd. Onder de sectordirecteuren/coördinatoren maak ik weinig vrienden met deze gegevens, maar onze facilitair manager wordt er helemaal lyrisch van.”

In 1997 is ROC Westerschelde gestart met digitale presentieregistratie door middel van de BVE-chipkaart met als voornaamste doel de lesuitval beter in beeld te krijgen. De kaart wordt daarnaast gebruikt voor toegangscontrole en -beheer en voor diverse betaalfuncties binnen de school. In de toekomst gaat de kaart ook een functie krijgen bij security, het veilig inloggen in de computersystemen van de school.

Nieuwe chipkaart

Medewerkers en studenten zijn verplicht zich met hun chipkaart te melden volgens strikte regels.

ROC Westerschelde is zich momenteel aan het beraden op een nieuwe chipkaart, omdat met name de betaal- en printfunctionaliteit sterk zijn verouderd. In augustus 2008 wordt die nieuwe chipkaart in gebruik genomen. Ger Rienties: “We willen naar een contactloze kaart met alleen Mifaretechniek er op. De huidige contactchip geeft teveel storing.” Hij verwacht dat een nieuwe kaart de helft goedkoper is dan de oude, omdat de technieken om de kaart te bedrukken en de ondersteunende apparatuur goedkoper zijn geworden. De recent ontdekte lekken in de beveiliging van de Mifarekaart spelen geen rol bij de keuze voor een nieuwe chipkaart. “Wij hebben nu de Mifare Classic en die zullen we waarschijnlijk weer nemen. De code die er op zit is redelijk vertrouwelijk. Bovendien denk ik – hoewel wij wel heel slimme leerlingen hebben – dat het helemaal niet interessant is om de kaart van ROC Westerschelde te kraken. We kunnen ook nu zien als een kaart illegaal is gekopieerd, of beschreven met andere apparatuur. Dat lek is hier geen issue, dus ik zie niet in waarom wij vijf euro per kaart extra moeten uitgeven voor een hoger beveiligingsniveau.”

Samen met de Hogeschool Zeeland en ROC Zeeland wordt gekeken of de nieuwe chipkaart met technologie kan worden uitgerust om veilig toegang te krijgen tot de computersystemen van het roc. “We willen heel graag dat mensen thuis op het computerbureaublad van de school kunnen kijken, maar dan moeten we wel zeker weten dat daar een veilige techniek achter zit. Dat securityverhaal bekijken we in regionaal verband. Samen met ROC Zeeland en de Hogeschool Zeeland hebben we voldoende schaalgrootte om dat goed te kunnen oppakken.”

Registratie door de jaren heen

In 2004 werd het competentie gericht onderwijs geïntroduceerd. De flexibiliteit in de onderwijsprogramma's, leerlingen die zelf keuzes maken en de aansturing van leerlingen door projectgroepen zorgden voor extra complexiteit. Ger Rienties: Wij moesten op zoek naar een nieuw pakket dat én de flexibiliteit heeft van een steeds wisselend programma voor de deelnemers, dat de situatie ondersteunt dat, zonder dat er geplande activiteiten zijn, wél geregistreerd kan worden dat leerlingen activiteiten buiten het rooster om doen. Ook moesten bedrijven die een BBLdeelnemer plaatsen, ouders en leerlingen de informatie via een webportal kunnen zien.” Andere bijzondere eisen waren dat er snel inzicht moest zijn in de 850-urennorm, docenten moeten gemakkelijk kunnen zien of leerlingen de 80 procentnorm hebben gehaald (en dus deel mogen nemen aan een toets) en dat er betrouwbare managementinformatie gegenereerd kan worden. Presto van Simac bleek al deze functionaliteit in zich te hebben. “We hebben een strenge pakketvergelijking gedaan met een 4-tal softwareleveranciers. Wat ons betreft heeft Simac met Presto het beste begrepen wat er op dit moment gevraagd wordt van het absentie en presentieregistratiesysteem. Dankzij hen kunnen wij aan cursisten, docenten, mentoren en het management via diverse overzichten een grote hoeveelheid betrouwbare informatie aanbieden.” Bijkomend voordeel was dat Presto gebruik kon maken van de bestaande infrastructuur.

Live rapportages

Ger Rienties is er zich van bewust dat ROC Westerschelde in Nederland een trendsetter is op het gebied van digitale registratie. “Met enige trots kan ik zeggen dat wij ten opzichte van de collega's in het land heel ver zijn met de geautomatiseerde registratie van absentie en presentie en met name de mate waarin wij in de back-office zaken hebben geautomatiseerd.” In Presto kan op elk moment van de dag 'live' worden bekeken, welke leerling wel of niet in de klas zit, welke leerling op school had moeten zitten en er niet is, en – via de weekoverzichten – of leerlingen op school zijn geweest of niet. Ook de 850-urennorm is inzichtelijk. “Simac loopt met Presto zo ver voor de muziek uit. Ik heb nu een systeem dat toegespitst is op competentie gericht onderwijs en alles wat daar bij komt. Ook de doorrekening naar onderwijstijd. Met twee drukken op de knop zie je over een bepaalde periode welke leerlingen onderwijs hebben gevolgd plus de aanvullende activiteiten die ze hebben gedaan. Door middel van regressie heb je meteen inzicht of je op koers ligt voor de 850 uur of niet. Andere roc's kunnen alleen laten zien dat ze in de planning voldoen aan de urennorm. Wij kunnen ook aantonen dat we die deelnemers echt 850 uur aanbieden.”

ROC Westerschelde houdt op het moment nog uitgebreide tests met deelnemers, docenten en rapportages richting het management om te bekijken of het systeem voldoet aan ieders wensen. Als er problemen opduiken worden die opgelost door met alle betrokken partijen rond de tafel te zitten. “Ik ben misschien wel een eigenwijze man, maar ik weet redelijk goed wat ík wil, wat het management wil en wat de deelnemers willen. Dus als er bijvoorbeeld een probleem is met de koppeling van het roosterprogramma en Presto zet ik beide partijen om tafel en dan gaan we het samen oplossen. Zo werkt Presto met individuele roosters, dat is conform het competentiegerichte leren, GPUntis moet hier op aansluiten. Beide leveranciers met mij om tafel, dat is de manier waarop wij dat aanpakken.”

De leerling is verantwoordelijk

Alle lesruimten en ruimten voor vrij invulbare onderwijsactiviteiten zijn uitgerust met kaartlezers. Leerlingen zijn verplicht zich aan en af te melden volgens strikte regels. De afspraken daarover zijn heel helder en volgens Ger Rienties verloopt het loggen heel goed. “Wij zien het als leerlingen te laat bij de les komen. Dat gaat af van hun eigen studietijd. Dus behalve dat een docent het vervelend vindt dat ze te laat komen, vinden de leerlingen het nu zelf ook vervelend. Er zijn zelfs leerlingen die tegen de docent zeggen 'U moet wel op tijd beginnen'. Dus het loggen gaat hier perfect.”

De belangrijkste taak van de docenten is ervoor te zorgen dat de afspraken die ze maken met de leerlingen over vrijstellingen en dergelijke tijdig worden doorgegeven aan de roostermakers. “Wij wilden een docentonafhankelijk systeem. Als je docenten laat rondlopen met loggers wordt het succes van de registratie van hen afhankelijk. En dat gaat geheid fout: ze nemen de logger mee naar huis, laten hem vallen, vergeten te loggen of vergeten om de gegevens uit te lezen. Dus dat is een potentieel gevaar voor het succes van aanwezigheidsregistratie. Je wilt actuele informatie, dat gaat alleen met realtime readers in de lokalen.” Door deze rolverdeling, leerlingen verantwoordelijk voor het loggen en docenten verantwoordelijk voor het doorgeven van de juiste informatie, ontstaat automatisch een situatie dat de leerlingen de docenten er op gaan aanspreken dat er iets niet klopt. Ger Rienties geeft een voorbeeld: “Ouders spreken hun kinderen er op aan als ze als 'afwezig' staan geregistreerd. Als een docent vergeten is een vrijstelling door te geven is dat onterecht. Bij ons kunnen leerlingen dat doorgeven, dus je krijgt een soort zelfreinigende werking.”

Leer- en werkplekgebruik

Het aanwezigheidssysteem wordt ook gebruikt om bedrijfsmatige informatie te genereren. Van elke ruimte waar een lezer hangt kan worden bekeken hoe de bezettingsgraad is. De resultaten daarvan zijn tamelijk onthutsend. “Onderwijsafdelingen klagen meestal over gebrek aan ruimte. Maar als je naar de bezettingscijfers kijkt, kun je zien dat de meeste lokalen grote delen van de week nagenoeg leeg staan. Onderwijsafdelingen vinden dat ze op elk moment van de week alle leerlingen tegelijk een bepaald soort les moeten kunnen geven. Dit systeem toont aan dat een beetje schuiven met groepen alle capaciteitsproblemen oplost. Wij hoefden bijvoorbeeld niet een nieuw computerlokaal te bouwen omdat we konden aantonen dat de bestaande lokalen nog lang niet voor honderd procent werden gebruikt.”

Docenten monitoren

Het aanwezigheidsregistratiesysteem is bedoeld om deelnemersinformatie te genereren. Toen het een tijdje in gebruik was bleven de resultaten op onverklaarbare wijze achter bij de verwachtingen. Het CvB en de MR van ROC Westerschelde hebben daarop besloten om de docenten steekproefsgewijs te gaan monitoren. Ger Rienties: “We kwamen erachter dat docenten, die volgens het rooster bijvoorbeeld 20 uren moesten geven, maar voor 12 of 13 uren in de registratie stonden. Nu we hen met zekere regelmaat monitoren wordt het wel beter. Het CvB wil er uiteindelijk naar toe dat er van de 20 ingeroosterende uren 19 terug te vinden moeten zijn in het aanwezigheidsregistratiesysteem.”

Docenten en onderwijsafdelingen klagen dat het systeem soms 'tegen hen wordt gebruikt'. Ger Rienties bekijkt dit liever van een andere kant. “Bedenk eens wat het kost om een gebouw in de lucht te houden of een lokaal in te richten en in stand te houden. Digitale registratie van de aanwezigheid van deelnemers en docenten kan ertoe bijdragen, dat je tot een betere en eerlijkere toedeling kunt komen van middelen. Dat is een belangrijke winst. Uiteindelijk hebben we er allemaal baat bij als de exploitatiekosten omlaag kunnen.”

Toekomstige ontwikkeling

Met ondersteuning van de gebruikersgroep ontwikkelt Presto zich verder. Ger Rienties vindt het belangrijk dat Simac daarbij luistert naar de gebruikers: “Ik ben benieuwd naar Presto versie 2.0, die voor komende maanden op stapel staat. Er zit een aantal interessante nieuwe ontwikkelingen in die wij heel graag hebben. Een heel belangrijke is de steeds verdere flexibilisering van het pakket. De nieuwste functionaliteit daarvan wordt het Dynamisch Roosteren en het koppelen of verwijderen van passen met terugwerkende kracht. Alles met behoud van kwaliteit rapportages door herberekening. Dit geeft de roostermakers veel lucht… en ook de mentoren krijgen daardoor meer tijd om wijzigingen aan te brengen. En de toegangsmodule, Pronto, wordt volledig geïntegreerd binnen Presto. De readers die toegang geven, zijn dan ook het eerste aanwezigheidssignaal voor Presto.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

maart uitgave