ROC de Leijgraaf: "Realtime digitaal klassenboek zorgt voor betere begeleidingsinformatie"

E-mailadres Afdrukken

ROC de Leijgraaf heeft de afgelopen maanden een succesvolle pilot gedaan met een systeem voor aanwezigheidsregistratie. Het systeem is volledig geautomatiseerd, maakt gebruik van de Leijgraafpas en is webhosted. Maar het belangrijkste is volgens Joris van de Lindeloof (foto), bureauhoofd Bedrijfsinformatie & Cursistenadministratie bij ROC de Leijgraaf en directeur Dirk Jan Versloot van HTM Security dat het systeem primair ontworpen is voor de docenten en begeleiders. "Het systeem is opgezet om het onderwijzend personeel op efficiënte wijze van betrouwbare begeleidingsinformatie te voorzien (kwalitatief betere presentie-informatie te kunnen genereren). Dat betekent tevens een substantiële lastenvermindering ten opzichte van de oude situatie."

Het aanwezigheidssysteem op ROC de Leijgraaf is in nauwe samenwerking met en door HTM Security ontwikkeld. In de aanbestedingsprocedure voor het project heeft De Leijgraaf vier leveranciers aangeschreven. Joris van de Lindeloof: "Eén heeft niet gereageerd, omdat ze meende dat ze niet kon leveren wat wij vroegen. De andere drie konden slechts ten dele aan onze eisen voldoen. Er moest dus iets worden ontwikkeld. Wij hebben daarbij voor HTM Security gekozen, omdat we in hen het meeste vertrouwen als partner hadden."

Systeem nieuw ontwikkelen

De technische eisen die De Leijgraaf had neergelegd voor het systeem waren onder andere dat het systeem webbased moest zijn en moest draaien in combinatie met ip-lezers. Er moest een digitaal klassenboek worden ontwikkeld, een digitaal overzicht waarin docenten, coaches en begeleiders in de klas realtime kunnen zien of leerlingen hebben ingeklokt en of ze, indien dit gemeld is, met reden afwezig zijn. Joris van de Lindeloof: "Dat had geen enkele aanbieder, dus dat moest worden ontwikkeld. Dan ga je een traject in waarbij je elkaar volledig moet vertrouwen. Ook de leverancier moet dan volmondig ‘ja’ tegen zo’n project zeggen."

HTM Security is met het functioneel ontwerp aan de slag gegaan in de wetenschap dat er een goed aanwezigheidsregistratiepakket voor het onderwijs ontwikkeld moest worden. Dirk Jan Versloot: "De scholenmarkt is voor ons een sector waarin we de komende jaren veel willen gaan doen en daarbij kan een presentieregistratiesysteem niet ontbreken. Wij konden zelf ook nergens een goed aanwezigheidsregistratiesysteem vinden, dus hebben we besloten om het zelf te gaan ontwikkelen. Na de ontwikkeling van ons draadloos toegangscontrolesysteem wisten we dat dit mogelijk was."

Het project is vanaf de start intensief begeleid door het onafhankelijk Advies- en Projectmanagementbureau Kwinta Essentia.

Docenten en coaches centraal

De Leijgraaf heeft in het functioneel ontwerp nadrukkelijk gekeken door de ogen van de klanten, dus de deelnemers, docenten en coaches van de deelnemers. Want het systeem is primair voor hen opgezet. Joris van de Lindeloof: "Het systeem is niet primair opgezet voor de accountants, de directeur bedrijfsvoering of het hoofd ICT. Het is opgezet om goede begeleidingsinformatie te kunnen bieden, kwalitatief betere presentie-informatie te kunnen genereren en moet zorgen voor een stukje lastenvermindering ten opzichte van de oude situatie met de papieren presentielijsten." Een belangrijk onderdeel daarbij is het digitale klassenboek. Daarmee wordt informatie over het al of niet aanwezig zijn van een leerling meteen teruggekoppeld naar de docent. "Wij zijn voor zover ik weet de enige school met een systeem dat een digitaal klassenboek biedt. Docenten zijn verantwoordelijk voor de controle of leerlingen aanwezig zijn en met het digitale klassenboek ondersteun je ze door die directe terugkoppeling. In andere systemen steken ze er veel energie in door zich met de passen te melden bij de lezers, maar zien van die inspanningen vervolgens niets terug. Dat motiveert ook niet erg."

Controlefunctie

iPas, zoals het systeem heet, is voor iedereen toegankelijk via het intranet van De Leijgraaf. De autorisatie in iPas wordt automatisch via het inloggen op Intranet aan de gebruiker toegekend. Deelnemers kunnen hun eigen aanwezigheid bekijken, docenten en coaches kunnen bij de gegevens van hun leerlingen en het management kan op een geaggregeerd niveau informatie opvragen. De betrouwbaarheid van de informatie blijft – net als in het oude systeem – afhankelijk van de controle van de docenten. Joris van de Lindeloof: "De primaire doelstelling van het systeem is niet om integraal alle uren in beeld te brengen die een deelnemer besteedt aan school, maar verbetering van de presentieregistratie. De controlefunctie van de docent blijft hierbij heel belangrijk. Tijdens de wekelijkse coachingsgesprekken met de deelnemer controleert hij/zij of de aanwezigheid van die deelnemer in het systeem goed is geregistreerd. Maar hij/zij controleert ook of iemand die een dag naar een kaasboerderij is geweest op basis van de resultaten die hij meeneemt of hij daar ook werkelijk is geweest. En dan is het feit of dat in het systeem is geregistreerd in eerste instantie niet zo van belang." Dirk Jan Versloot vult aan: "Als ze dat willen kúnnen docenten of coaches dergelijke informatie wel in het systeem invoeren. Maar het is aan de scholen of ze daarvan gebruik willen maken."

Het iPas-systeem wordt op De Leijgraaf niet gebruikt voor de controle op de 850 urennorm, want daarbij gaat het vooralsnog alleen om de geplande lesuren. Deze planning kan met het roosterpakket zichtbaar gemaakt worden. Joris van de Lindeloof geeft aan dat het wel de bedoeling is dat de presentie rondom de 1 oktobertelling uit iPas gegenereerd kan worden. iPas is ontwikkeld met interne doelstellingen die voor langere termijn zullen gelden.

Pilot

De pilot met iPas op ROC de Leijgraaf duurt tot 1 juli. Dan is er in totaal bijna zes maanden met het systeem getest. In die periode is het – gevoed door informatie van coaches en docenten – voortdurend verbeterd en aangepast. Toch kan iPas pas worden gebruikt als De Leijgraaf is overgestapt op een nieuw roosterprogramma. Joris van de Lindeloof: "Eén van de voorwaarden om met iPas live te kunnen is dat ons nieuwe roosterprogramma is gekoppeld aan iPas. In onze huidige roostersystematiek worden roosterwijzigingen veelal op papier bijgehouden. Door de automatische koppeling met iPas krijg je dan veel onjuiste informatie in het aanwezigheidsregistratiesysteem. Afhankelijk van de koppelingen met het nieuwe roosterprogramma plannen we om in augustus ‘live’ te gaan, te beginnen met één afdeling."

Volgens HTM is iPas voldoende ontwikkeld om ook aangeboden te worden aan andere onderwijsinstellingen.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Agenda

04 november: Privacy in het onderwijs

Laatste uitgave