"Kaart Management Systeem bepaalt succes van een chipcard"

E-mailadres Afdrukken

De 8.000 deelnemers en 600 medewerkers van ROC de Leijgraaf lopen sinds augustus 2004 rond met de Leijgraafpas, een chipcard op basis van het BVE-kaartconcept. Vanaf schooljaar 2006 – 2007 wordt de pas ingezet voor presentie/absentieregistratie, fysiek toegangsbeheer en gebouwbeheer. Tot dat moment dient de Leijgraafpas alleen als visuele identificatie van de medewerkers, deelnemers en bezoekers. Die gefaseerde invoering is een bewuste keuze geweest. De Leijgraaf wilde eerst het Kaart Management Systeem goed op orde hebben alvorens verder te bouwen aan toepassingen. "Heel verstandig", volgens de deskundigen Ed Dijkers, Verkoop Directeur van OmniCard, en projectleider Cor Vahl van het Deltion College.

ROC de Leijgraaf heeft in 2004 de Leijgraafpas, gebaseerd op het BVE-kaartconcept, ingevoerd. De Leijgraaf had al een historie met een kaartsysteem dat werd gebruikt voor betalingsverkeer. Maar dat systeem was op een gegeven moment achterhaald. Het werkte niet meer goed en had zijn beperkingen ten aanzien van andere toepassingen, vertelt Mariëlle van den Bos, hoofd van het bureau huisvesting en facilitaire zaken van De Leijgraaf. "Er waren meerdere redenen waarom we een nieuwe pas wilden. Het oude systeem was te beperkt en wij willen toch meer functionaliteit, zoals aanwezigheidsregistratie en fysiek toegangsbeheer. Daarnaast willen we hem gebruiken als identificatiemiddel, door deelnemers en medewerkers te verplichten de kaart te dragen."

Beginnen bij de basis

Een belangrijke eis die De Leijgraaf stelde aan de nieuwe kaart was dat het systeem onafhankelijk moest zijn van de toepassingen die de school in de toekomst wil gaan gebruiken. Uiteraard is ook gekeken naar de kosten/kwaliteitverhouding van het systeem. En omdat school en leverancier een intensieve samenwerking aangaan hebben ook de ervaringen in het voortraject – het onderbuikgevoel – een rol gespeeld. Uiteindelijk is De Leijgraaf in zee gegaan met OmniCard, die de kaarten, het Kaart Management Systeem en bijbehorende hardware, zoals printer en fotostudio’s, aan de school heeft geleverd. Verkoop Directeur Ed Dijkers van Omni-Card vindt het verstandig dat de school eerst het accent op het kaartmanagement systeem heeft gelegd: "Het is belangrijk om eerst de interne kaartmanagementorganisatie goed op orde te hebben voordat je verder kunt gaan met allerlei toepassingen. Daar wordt nog weleens te licht over gedacht."

Begeleiding en advies

De invoering van een kaartsysteem heeft organisatorische consequenties. Bij de Leijgraaf was er slechts een half jaar tijd beschikbaar voor de uitwerking van het kaartconcept, de aanbesteding en de implementatie. Hiervoor is een projectgroep gestart met daarin vertegenwoordigers van alle disciplines die met het systeem te maken hebben. Deze projectgroep is geadviseerd en begeleid door een externe adviseur van Kwinta Essentia. Mariëlle van den Bos: "Die externe adviseur is in ons geval een belangrijke succesfactor geweest. Het is een traject met heel veel specifieke kennis en die heb je niet als je daarmee nog nooit te maken hebt gehad." Ed Dijkers is het daarmee volledig eens: "Wij doen natuurlijk wel aan projectmanagement om het systeem te introduceren. Maar daarbovenop zit toch een hele kernvisie van kennis van de scholenmarkt en de implementatie van zo’n product in de school. Voor OmniCard is Kwinta Essentia een heel goed intermediair geweest naar de school toe."

Bronbestanden en fotostudio’s

ROC de Leijgraaf gebruikt de gegevens uit het personeelssysteem en het leerlingadministratiesysteem (Noise) als bron voor het Kaart Management Systeem (OmniCMS). Iedere nacht worden de gegevens in het Kaart Management Systeem geactualiseerd. Het maken van de foto’s van de 8.000 deelnemers en 600 medewerkers die op de pas komen, wordt door de conciërges van de Leijgraaf zelf gedaan. Dat was in het begin een hele logistieke operatie. Mariëlle van den Bos: "Onze leerlingen zitten verspreid over tal van locaties in Cuijk, Oss, Uden en Veghel. In iedere plaats hebben we een fotostudio ingericht. Voor mensen die daar niet naartoe kunnen komen is er een mobiele fotostudio beschikbaar, die op alle locaties ingezet kan worden. Op die manier proberen we zo dicht mogelijk naar de deelnemers toe te gaan. Dat had de nodige gevolgen voor de extra belasting van het netwerk en de inzet van het personeel. Want die fotosessies vonden plaats van mei tot september, toch al een heel drukke periode op een school."

Presentie/absentie

De eerste toepassing die de Leijgraaf zal gaan gebruiken is een presentie/absentiesysteem, in combinatie met fysiek toegangsbeheer en gebouwbeheer. Momenteel wordt geïnventariseerd welke sturingsinformatie door het systeem moet worden geleverd. Hierbij zijn het management, het onderwijzend personeel en de ondersteunende medewerkers betrokken. Gemakkelijk is dat niet altijd volgens Mariëlle van den Bos: "Het is lastig om nu goed inzichtelijk te maken wie welke informatie nodige heeft en waarvoor deze informatie precies gebruikt gaat worden; zeker ook omdat er op dit moment wordt gewerkt aan een overgang naar competentiegericht onderwijs". In de loop van dit schooljaar zal een proef starten met het presentie/absentiesysteem. De voorlopige planning is dat in de loop van schooljaar 2006 – 2007 het systeem Leijgraafbreed in gebruik genomen wordt. In dit traject wordt ROC de Leijgraaf wederom begeleid door Adelbert Greuter van Kwinta Essentia.

Schaalbaar

Mariëlle van den Bos ervaart vooral de schaalbaarheid van het systeem als prettig. Schaalbaarheid is mogelijk in tijd, plaats en soorten applicaties. "Voor iedere applicatie kun je bepalen wat je organisatorisch en technisch wilt. Op die manier blijven het behapbare stukjes, die je in je eigen tempo kunt invoeren. Dat is belangrijk, want op die manier geef je ook de organisatie de kans om aan de nieuwe systemen te wennen."

Suzanne Wibier (midden) laat aan Mariëlle van den Bos (links) en Ed Dijkers zien hoeveel Leijgraafpassen er zijn uitgegeven.

Kaart Management steeds belangrijker

De keuze van ROC de Leijgraaf om bij de introductie van de Leijgraafpas eerst het Kaart Management Systeem op orde te krijgen getuigt van visie, maar is ook opmerkelijk. In Nederland worden Kaart Management Systemen geleverd door slechts enkele bedrijven. Ed Dijkers erkent dat het voor onderwijsinstellingen, die nooit met deze materie te maken hebben gehad, heel moeilijk is om een strategie te bepalen hoe kaartsystemen en toepassingen het best in scholen kunnen worden geïmplementeerd. "Veel scholen en bedrijven zijn in het verleden gestart met een applicatie, zoals betaling of toegangscontrole. De kaart was toen een product van de applicatieleverancier. Dus als je een andere applicatie wilde toevoegen, betekende dat vaak automatisch dat je er een extra kaart en dus een grote beheerslast bij kreeg. Tegenwoordig bieden veel applicatieleveranciers wel een meerwaarde. Er zijn bijvoorbeeld betaalsystemen met een printingmodule, of er zit een beheersachtige module in. Maar kaartmanagement is niet de core-business van zo’n applicatieleverancier. Dus ze krijgen niet echt het resultaat wat ze willen. Gelukkig zien die scholen en bedrijven van het eerste uur inmiddels wel het nut van een Kaart Management Systeem in."

Multifunctionele chipkaart

Ook de multifunctionele Mifare chipkaart van Philips, de basis voor de BVE-kaart, heeft een positieve impuls gegeven aan het belang van de ontwikkeling van Kaart Management Systemen. De Mifarekaart heeft als belangrijkste eigenschap dat er zestien programmeerbare sectoren op zitten. Dat betekent dat hij voor maximaal vijftien verschillende applicaties kan worden gebruikt. Bij het gebruik van OmniCMS is de onderwijsinstelling de eigenaar van de kaart en voert hierover de regie. De school kan één of meer sectoren toewijzen aan de leveranciers van toepassingen. Voor het beheer van de Mifarekaart heeft dat grote gevolgen, want de eigenaar – en niet de applicatieleverancier – is daardoor verantwoordelijk geworden voor het beheer van de gegevens op de kaart. Dat heeft alleen maar voordelen. Zo is het bijvoorbeeld niet nodig om de kaart jaarlijks door de applicatieleverancier te laten programmeren. Zeker voor grote onderwijsinstellingen kan dat behoorlijk veel geld schelen, want het laten programmeren van een traditionele kaart kan jaarlijks veel geld kosten.

Gebruikersgroep

Er zijn momenteel vier Roc’s die het Kaart Management Systeem van OmniCard gebruiken. Dat zijn het Mondriaancollege, Deltion College, ROC de Leijgraaf en ROC Rivor. Cor Vahl is als projectleider bij het Deltion College verantwoordelijk voor de Deltionkaart. Hij gaat het initiatief nemen tot de oprichting van een gebruikersgroep van het OmniCMS. In eerste instantie zal hij deze vier roc’s benaderen. Het is primair de bedoeling dat de scholen hun ervaringen met het OmniCMS uitwisselen. Vahl: "Het aantal scholen dat het concept van de BVE-kaart gaat gebruiken wordt groter en het concept wordt breder. Vanuit al die onderwijsinstellingen zullen er ideeën en wensen opborrelen om de functionaliteit van het OmniCMS te vergroten. Dat kan tot gevolg hebben dat OmniCard capaciteitsproblemen krijgt, met als gevolg dat alle klanten daar last van hebben. Ik denk dat wij als gebruikersgroep moeten proberen die wensen te inventariseren, te bundelen en te prioriteren. Dan ontstaan er vanzelf algemene modules, waar iedereen wat aan heeft."

Verkoop Directeur Ed Dijkers van OmniCard vult hem aan: "Wij zijn kort geleden onafhankelijk geworden van Horosmart EPS en we gaan ons meer focussen op Card-Management en Card-Printing Software. We zijn bezig om die software in modules te verdelen, zodat we op een eenvoudige manier functionaliteiten modulegewijs aan klanten kunnen leveren. Want het is best mogelijk dat functionaliteit die bij hogescholen wordt gebruikt prima inzetbaar is bij roc’s en vice versa. Als die software in aparte modules is verdeeld gaat dat veel eenvoudiger."

Geen beheer vanuit leerlingadministratie

Cor Vahl hoopt dat onderwijsinstellingen die overwegen een Kaart Management Systeem aan te schaffen met vragen naar de gebruikersgroep toe zullen komen. Hij denkt dat de ervaringen van gebruikersgroep die onderwijsinstellingen van nut kunnen zijn. "Je komt het regelmatig tegen dat scholen hun kaarten willen aansturen via de personeelsadministratie en het studentenadministratiesysteem, dus zonder CMS. Dat is zondermeer af te raden. Er werken veel teveel mensen aan zo’n systeem, je kunt het toekennen van rechten niet eenduidig regelen, er zijn problemen met aansprakelijkheid, binnen een studentenadministratie is vaak geen ruimte voor stagiaires, in het personeelssysteem is niet altijd ruimte voor uitzendkrachten en het is sowieso niet handig om managementinformatie uit een studentenadministratiesysteem te halen. Ik kan me best voorstellen dat scholen dat niet weten, maar ik hoop dat wij ze als gebruikersgroep op andere gedachten kunnen brengen. Dan voorkomen ze een hoop ellende."

Bekijk voor meer informatie de bedrijfspresentatie van Omnicard

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

september uitgave

Partners