Ton Aerts, ROC Eindhoven: "Met OmniCMS zijn we flexibel bij de keuze van aanpalende systemen"

E-mailadres Afdrukken

ROC Eindhoven heeft dit schooljaar digitale aanwezigheidsregistratie ingevoerd voor de MBO-afdelingen. Ruim 14.000 leerlingen hebben een chipcard gekregen, de i-card. De scholen die onder ROC Eindhoven vallen zijn zelf verantwoordelijk voor de gegevens en de foto’s op de i-card. Die kunnen ze zelf beheren met OmniCMS, het Card Management Systeem van OmniCard. Ton Aerts, medewerker informatiemanagement bij ROC Eindhoven, ziet het Card Management Systeem als de belangrijkste component bij de invoering van een chipcard. “Dat systeem is gekoppeld aan veel andere administratieve systemen en combineert persoonsgegevens en gebruikersrechten op de icard. Het is het meest belangrijke systeem als je met chipcards werkt. Voordat de i-card werd geïntroduceerd wilden we dat goed op orde hebben.”

ROC Eindhoven bestaat uit 23 branchegerichte scholen, die min of meer onafhankelijk van elkaar zijn. De scholen, met in totaal 22.000 leerlingen, zitten verspreid over acht grote locaties en een groot aantal kleinere gebouwen. Er zijn twaalf directeuren, die een grote mate van autonomie hebben. Ook over bepaalde bedrijfsmatige processen kunnen ze zelf beslissingen nemen. Het College van Bestuur heeft bepaald dat de draagplicht van de i-card wordt overgelaten aan de directeuren van de scholen. Dat betekent dat studenten in het ene gebouw verplicht zijn de i-card zichtbaar te dragen, terwijl dat in het andere gebouw niet hoeft. Ton Aerts vindt dat niet zo vreemd. “Of je de i-card moet dragen heeft te maken met de functie van de gebouwen. Wij hebben locaties waar restaurants en winkeltjes zijn gevestigd. Daar komen veel mensen van buiten de school naar toe en die kun je niet allemaal een chipcard geven. De directeuren hebben daar goed inzicht in en kunnen die beslissing zelf nemen.”

Behoeftepeiling

Ton Aerts werkt als medewerker informatiemanagement bij de dienst Informatisering & Automatisering. Die dienst is verantwoordelijk voor alle bedrijfsvoeringssystemen en voor de informatiestromen tussen al die systemen. Hij is vanaf het begin betrokken bij de het chipcardproject op ROC Eindhoven. Voordat er een beslissing werd genomen over de invoering van een chipcard is er in 2005 een behoeftepeiling gedaan bij de scholen en het College van Bestuur. Daar kwam uit naar voren dat die behoefte er inderdaad was. Men was vooral geïnteresseerd in presentieregistratie en in betaald printen en kopiëren; niet in toegangscontrole. “Die uitkomst is wel logisch. Presentieregistratie wordt steeds meer gebruikt bij de begeleiding van de leerlingen en betaald printen en kopiëren levert heel veel geld op.”

Keuzetraject CMS

Toen eenmaal was besloten dat er een chipcard zou komen is eerst gekeken naar de keuze van het Card Management Systeem. “Wij vonden dat de basis goed moest zijn, dat we een goed systeem moesten hebben draaien. Daarna pas kun je naar de scholen. Want als je 22.000 leerlingen een chipcard geeft moet je wel zorgen dat ze er iets mee kunnen doen, want anders heeft het geen zin. Bovendien zijn dit kostbare trajecten. Dan moet je het geld wel op een goede manier besteden.”

De keuze van het Card Management Systeem is heel serieus aangepakt. Kwinta Essentia heeft het traject begeleid. Er zijn vele systemen bekeken, leveranciers hebben presentaties gehouden en er zijn diverse cases opgestuurd. Uiteindelijk is er gekozen voor OmniCMS in combinatie met de print en codeersoftware CardExchange van OmniCard. Ton Aerts: “OmniCMS had zich al bewezen op onder anderen het Deltion College en De Leijgraaf. Bovendien heeft OmniCard veel kennis van de onderwijsmarkt. Het systeem heeft vele koppelingen met de meeste gangbare administratieve systemen in het onderwijs. We hebben bovendien voor een periode van vijf jaar doorgerekend wat de kosten zijn en dan blijkt OmniCard een goede prijs-kwaliteitverhouding te hebben.”

Presentieregistratie

Na de aanschaf van OmniCMS is besloten om presentieregistratie als eerste toepassing van de i-card te introduceren. Bij de school voor Handel & Marketing werd een pilot opgezet met registratie-apparatuur van Nedap. Zodra een i-card wordt aangeboden aan een lezer wordt dat geregistreerd. Via de door het ROC zelf ontwikkelde toepassing ‘Planning en Scores’ kunnen de docenten zien of de leerlingen er ook echt zijn. De pilot was een succes en daarmee kwam de weg vrij om de i-card in augustus van dit jaar roc-breed uit te rollen.

Leren van andermans ervaringen

ROC Eindhoven heeft bij de introductie van de i-card dankbaar gebruik gemaakt van de ervaringen van andere roc’s. Men was bijvoorbeeld gewaarschuwd dat er nogal eens een verkeerde foto bij een leerling geplaatst wordt als er een externe fotograaf wordt ingehuurd. “Als je een externe fotograaf inhuurt is het lastig de juiste foto bij de correcte leerling-gegevens te krijgen. Bij ons zijn de scholen verantwoordelijk voor de gegevens en voor het maken van de foto’s. Daarom hebben we ervoor gekozen om alle scholen een client van OmniCMS te geven. Zij roepen de gegevens op van een leerling, maken de foto en plaatsen die er meteen bij. Dan kan er bijna niets mis gaan.”

Een ander probleem dat op kan treden is de grote drukte bij het maken en uitgeven van i-cards aan het begin van het schooljaar. Bij ROC Eindhoven wordt die drukte vermeden door de gegevens en de foto van de leerling al bij het intakegesprek in juni te voeren. “De bulk van de kaartproductie besteden we uit aan OmniCard. Doordat we de kaartgegevens al bij de intake invoeren lopen we wel het risico dat er wat kaarten teveel worden gemaakt en dat er wat kaarten ontbreken, want er zijn altijd leerlingen die uiteindelijk voor een andere school kiezen. Maar voor die laatste mutaties hebben we een eigen kaartprinter bij OmniCard aangeschaft.”

Goede scores

ROC Eindhoven heeft voor het dagelijkse beheer van de i-card een aparte afdeling ingericht, de Kaart Management Organisatie. Die staat onder leiding van Annie Stoker. Zij is verantwoordelijk voor de i-cards die worden uitgegeven aan het personeel, zij zorgt ervoor dat leerlingen die hun i-card kwijt zijn een nieuwe krijgen en dat leerlingen die hun i-card zijn vergeten een bezoekerspas krijgen. Maar dat komt niet zoveel voor. “De leerlingen hebben er weinig problemen mee om de pas te dragen. Als ze hem vergeten zijn moeten ze hem eigenlijk thuis ophalen. Maar als je ergens in de regio woont kan dat niet, dus dan krijgen ze voor één dag een bezoekerspas. We zijn daar wel streng mee, want het is in het systeem voor presentieregistratie niet eenvoudig om aan te geven dat een leerling die zijn pas vergeten is toch wel aanwezig was.” Ton Aerts is tevreden over de scores bij de presentieregistratie. “Het bijhouden van de aanwezigheid zit roc-breed op 80 procent. Dat wordt gedaan door de docenten. We hebben het gekoppeld aan de 1 oktobertelling. Dat is voor de docenten ook een drive geweest om het goed bij te houden.”

Toekomst

In de nabije toekomst staat de invoering van de i-card in de vo-school en in het volwassenenonderwijs op het programma. Ook wordt gewerkt aan een nog efficiënter manier om de diverse systemen te koppelen aan OmniCMS. Ton Aerts: “We moeten nog een koppeling maken tussen de i-card en het bibliotheeksysteem, we moeten OmniCMS nog koppelen met de leerling-informatiesystemen van het voortgezet onderwijs en het volwassenenonderwijs. In 2009 gaan we het betaald printen en kopiëren mogelijk maken. Ook gaan we ook kijken of we gebruik kunnen maken van mobiele lezers voor locaties waar geen kaartlezers hangen, zoals op sportterreinen.”

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Omnicard

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

september uitgave

Partners