"Heilig-Hartinstituut zet eerste stap naar flexibele oplossing voor automatisering"

E-mailadres Afdrukken

De secundaire school van het Heilig-Hartinstituut in Heverlee is op zoek naar een modern chipkaartsysteem voor toegangsbeheer. Het bestaande sleutelsysteem vraagt veel beheer en het is erg duur om de veiligheid honderd procent te garanderen. De school heeft daarnaast nog tal van minder belangrijke toepassingen die toe zijn aan modernisering. Johan Vrancken, directeur Logistiek en ICT, heeft voor informatie zijn licht opgestoken bij diverse leveranciers van chipkaartsystemen. “Wij hebben contact gehad met diverse firma’s voor een totaaloplossing. We hebben gekozen voor de techniek van Worldline omdat zij met de Mifarekaart voor de toekomst de meeste flexibiliteit bieden.” Inmiddels kan er in Heverlee met de nieuwe chipkaart worden betaald bij de frisdrankautomaten en ook de kopieerkosten worden dankzij de nieuwe kaart probleemloos doorgefactureerd.

Het Heilig-Hartinstituut in Heverlee (bij Leuven) is gevestigd op een grote campus waar vrijwel alle Vlaamse vormen van onderwijs te vinden zijn: kleuterschool, kinderdagverblijf, secundair onderwijs, lerarenopleiding en economische hogeschool. Het instituut is gevestigd in een klooster, dat ook een internaat, de zusters annuntiaten en een kleine verpleegafdeling herbergt. Hoewel al deze organisaties op één historische locatie zijn gevestigd, zijn het wel allemaal afzonderlijke organisaties.

Veel faciliteiten op het enorme terrein, zoals de sportvelden, het zwembad, parkeerplaatsen worden door alle gebruikers gedeeld. Bij het introduceren van allerlei toepassingen moet daar rekening mee worden gehouden. Johan Vrancken: “We kunnen niet zomaar een betaalsysteem voor de restauratie introduceren, want daar maken de zusters ook gebruik van. Dus dat moeten we met hen overleggen. Datzelfde geldt voor toegang tot de parkeerplaats, de liften of de kantine. Die moeten ook toegankelijk zijn voor mensen van de lerarenopleiding en de hogeschool.” Pieter Gramser van Worldline vindt het verstandig dat de school nieuwe toepassingen één voor één wil introduceren. “Technieken als Mifare kunnen dingen een stuk eenvoudiger maken, maar daar moet je van tevoren wel goed over nadenken. Je kunt op den duur alles terugbrengen naar één kaart, maar dat is organisatorisch en financieel niet in één keer realiseerbaar. Je kunt dat beter stap voor stap doen, zoals Johan Vrancken dat nu doet.”

Op zoek naar moderne systemen

De secundaire school van het Heilig-Hartinstituut is een van de grotere scholen voor vervolgonderwijs in Vlaanderen. Die omvang is volgens Johan Vrancken de belangrijkste reden om op zoek te gaan naar nieuwe moderne systemen. “Doordat wij behoorlijk grote aantallen leerlingen en leerkrachten hebben is het handmatig verwerken van veel dingen een behoorlijke administratieve inspanning. En we hebben wel allerlei systemen, maar die zijn verouderd. De slagboom op de parkeerplaats wordt bediend met een verouderd kaartsysteem met barcode, de toegang tot de gebouwen wordt geregeld met een sleutelsysteem, het kopiëren werkte ook met een verouderd barcodesysteem en de drankautomaten werden bediend met muntgeld. Het is de bedoeling om gebruik te maken van kaarten met een moderne technologie waar op termijn alle dingen op gegroepeerd kunnen worden. En dat we met één kaart zoveel mogelijk functies voor leerling en leerkracht kunnen groeperen.”

Sleutelsysteem

Niet de aanwezigheid van vele verouderde systemen maar de wens om het toegangsbeheer via de buitendeuren beter te regelen is de voornaamste reden om op zoek te gaan naar een modern kaartsysteem. Johan Vrancken: “Het domein is immens groot. Het bestaat uit vele gebouwen, sportfaciliteiten zoals een zwembad en sportvelden.

Om het sleutelbeheer te vereenvoudigen is het Heilig-Hartinstituut op zoek naar een kaartsysteem voor toegangscontrole.

Er zijn dus veel buitendeuren en dat wordt nu beheerd met een hiërarchisch sleutelsysteem, veilige sleutels waarop we een licentie hebben. Maar er gaan soms sleutels verloren, zoals tijdens de laatste honderd dagen van Chrysostomos (red. feest voor de laatstejaars, die een dag de controle over de school overnemen). En als er een sleutel van een hogere rang kwijt raakt zou je eigenlijk het hele systeem moeten vervangen. Maar dat is onbetaalbaar, want een sleutel kost minimaal 30 euro en we hebben circa 400 sleutels. Met een kaartsysteem is dat veel eenvoudiger, want een zoekgeraakte kaart kun je blokkeren. Het gaat dus om de beveiliging van het gebouw tegen ongewenste toegang buiten de schooluren.”

Subsidies voor toegangscontrole

Het introduceren van een kaartsysteem voor toegangscontrole kan in Vlaanderen voor een deel worden gesubsidieerd. Maar het aanvragen van een subsidie is een tijdrovende klus, want dat moet heel precies worden beschreven. Bovendien hebben scholen dan minder controle bij de keuze van de leverancier, omdat de aanbesteding van zo'n opdracht onder toezicht van de Vlaamse overheid wordt uitgevoerd. Johan Vrancken heeft er daarom bewust voor gezorgd dat zijn school al beschikt over een flexibel kaartsysteem, dat echter ook geschikt is voor toegangsbeheer, voordat de subsidieaanvraag voor toegangscontrole de deur uit gaat. Op die manier kan hij in de projectbeschrijving technische eisen stellen aan het nieuwe systeem voor toegangsbeheer. “Voor betaalsystemen zullen wij nooit een subsidie ontvangen, maar voor toegangscontrole wel. Daar krijgen we tot 67 procent van onze investering terug. Maar een subsidieaanvraag kost veel tijd omdat allerlei dingen in de dossiers moeten worden goedgekeurd. En omdat het dan via aanbestedingen en algemene offerteaanvragen gaat heb je de keuze van de leverancier niet voor honderd procent in de hand. Dat was de reden dat we nu voor het betaalsysteem met de Mifarekaart van Atos Worldline hebben gekozen. Het had geen zin om daarmee te wachten want daarvoor krijgen we toch geen subsidie. Dat wil trouwens niet zeggen dat zij straks ook het systeem voor toegangscontrole gaan leveren. Maar doordat ze hier al een voet in huis hebben is de kans groot dat ze een betere offerte kunnen bieden.”

Betalen en factureren

De leerlingen zijn nog een beetje onwennig als ze iets te drinken halen bij één van de drankautomaten. Tot voor kort konden ze kun frisdrank betalen met muntgeld en nu moeten ze eerst hun nieuwe pas opladen. Johan Vrancken heeft de ervaring dat nieuwe technieken tot onrust kunnen leiden. “Toen de leerlingen werden geïnformeerd over het kaartsysteem en dat er in de toekomst misschien mogelijkheden zouden komen voor aanwezigheidsregistratie hebben ze daar actie tegen gevoerd. Er was zelf een petitie. Ondanks dat dit helemaal niet in de planning zat. Ze vonden dat een aantasting van hun privacy. Dat is vreemd, want hun aanwezigheid wordt nu ook gecontroleerd, alleen het gebeurt nu handmatig. Dat ligt dus heel gevoelig.” Voor Johan Vrancken en zijn collega's betekent het betaalsysteem vooral dat ze betere controle hebben. “Vroeger moesten we alle automaten dagelijks leeghalen. Dat leverde een aantal plastic zakken met muntgeld op. Die werden naar de bank gebracht en daar geteld. Wij konden niet nagaan of alle zakken met geld wel bij de bank terechtkwamen of dat er niet eens iemand wat muntgeld in zijn eigen zak stopte. Met het nieuwe systeem weten we dat wel, want hoewel er ook geld in de opladers wordt gegooid weet het apparaat precies hoeveel dat is. Er zijn bovendien maar twee opladers en die bevatten alleen papiergeld, dus dat is veel minder werk.”

In sommige Nederlandse scholen kunnen betalingen rechtstreeks worden gedaan vanaf de bankrekening van de leerlingen. In Vlaanderen ligt dat wat moeilijker omdat lang niet iedere leerling een eigen bankrekening heeft. En Johan Vrancken voelt er niets voor om ouders te verplichten een rekening voor hun kind te openen. “Een andere oplossing om al het geld uit de school te krijgen zou kunnen zijn dat we gaan registreren en achteraf factureren aan de leerlingen. Maar wij zijn daar als school niet zo voor, want dan krijg je mogelijke discussies van 'is dat wel zo geweest?'. Wij hebben liever dat de betaling eerst gebeurt en dat er daarna geconsumeerd wordt. Dat doen we ook met de zwembeurten in het zwembad en dat bevalt prima.”

Eigen kopieerapplicatie

Om de kopieerkosten goed aan de leerlingen te kunnen doorberekenen heeft Johan Vrancken zelf een toepassing ontwikkeld. Pieter Gramser: “Johan heeft in Visual Basic een oplossing geschreven waarin de kosten per docent en per klas helemaal uitgesplitst worden. De toepassing is gekoppeld aan de schooladministratie. Op basis van de door de docent aangeboden kaart worden de kopieën naar de correcte post weggeschreven, zodat ze uiteindelijk kunnen worden doorgefactureerd aan de leerlingen.” Johan Vrancken vindt het vooral prettig dat hij de nieuwe toepassing helemaal naar eigen wensen kan inrichten. “In de oude situatie konden wij kopiëren via een apart DOS-systeem. Maar dat had zijn beperkingen, vooral omdat het systeem niet van ons was. Nu kunnen we alles zelf inrichten. Dat is wel prettig, want een groep leerkrachten is nogal veeleisend en niet de meest gemakkelijke om mee te werken.”

Johan Vrancken (foto links), Pieter Gramser en Robert de Petter bij één van de nieuwe opwaardeerautomaten.

Aanleg van het systeem

Pieter Gramser is onder de indruk van de snelheid en kwaliteit van de voorbereidende werkzaamheden die de school heeft verricht. “Het is een monumentaal pand, maar de school is uitgebreid bekabeld. De kleine stukjes kabel die nog naar de drankautomaten moesten worden aangelegd waren heel snel klaar. En we hadden de beschikking over een team mensen van de technische dienst, die goed van alles op de hoogte waren en de sleutels van alle ruimten bij zich hadden. We waren in tweeënhalve dag klaar. Dat was perfect in orde.”

Dit artikel stamt uit 2007 en gaat over producten van Quality Equipment. Dat bedrijf is in 2012 overgenomen door  Worldline.

Bekijk voor meer informatie de bedrijfspresentatie van Worldline

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

september uitgave

Partners