Henri Kosmeijer, Landstede: "De technologie van Worldline maakt managementinformatie bruikbaar"

E-mailadres Afdrukken

Landstede heeft een nieuw smartcard systeem in gebruik genomen die centraal vanuit Zwolle wordt beheerd en op de tien grootste locaties wordt gebruikt voor allerlei soorten betalingen, identificatie, toegangsbeheer, parkeren en presentieregistratie. Henri Kosmeijer, regiocoördinator van de facilitaire dienst, verwacht dat door koppelingen met de personeels- en leerlingenadministratie het kaartmanagement een stuk minder arbeidsintensief wordt waardoor de administratieve rompslomp rond de smartcard sterk afneemt.

Het hoofdkantoor van Landstede is gevestigd in het voormalige pand van het Nederlands Inkoop Centrum (NIC) in Zwolle. Van daaruit worden alle locaties aangestuurd, waar in totaal 15.000 leerlingen onderwijs genieten. De belangrijkste reden om te gaan werken met smartcards is dat Landstede de pas gebruikt voor visuele identificatie van medewerkers en deelnemers. Een andere belangrijke aanleiding is dat men geen contante geldstromen in de scholen wil hebben.

Waarom een smartcard systeem?

Een multifunctioneel smartcard systeem biedt veel efficiëntie en beheersgemak. Volgens Henri Kosmeijer werkte de eerste generatie chipkaarten op het Landstede goed. Nadeel was dat het beheer bijzonder arbeidsintensief was. Conciërges moesten bijna wekelijks alle apparaten langs om gegevens uit te lezen. Die gegevens werden op de locaties door de administratie verwerkt en dan naar het hoofdkantoor gestuurd. Daar werden die cijfers verwerkt tot bruikbare managementinformatie. De belangrijkste reden om op zoek te gaan naar een nieuw centraal kaartsysteem was dat Landstede sinds dit jaar werkt met leerlandschappen. Het oude kaartsysteem veroorzaakte daarbij organisatorische problemen. Vroeger kregen leerlingen al het onderwijs op één locatie. Onderdeel van leerlandschappen is dat leerlingen kunnen shoppen binnen de opleiding en op verschillende locaties les kunnen krijgen. “Organisatorisch is het niet haalbaar om leerlingen voor iedere locatie een kaart te geven, dus was het logisch dat we op zoek gingen naar één systeem dat centraal aan te sturen is.”

Gedegen onderzoek

Na gedegen onderzoek werd besloten om te gaan werken met gecombineerde kaarten, waarin zowel Mifaretechniek als Nedaptechnologie aanwezig is. De apparatuur voor het betalingsverkeer en het systeem voor het kaartmanagement zijn afkomstig van Atos Worldline. “Voor het kaartbeheer gebruiken we het nieuwe managementsysteem QV-10 en het beheersysteem C-ZAM van Worldline, omdat dat ons in staat stelt het beheer in handen van één manager te leggen.” Het goede partnership over de voorgaande jaren was hierbij overigens een belangrijke reden om opnieuw voor een systeem van Worldline te kiezen.

Hoge verwachtingen

Hoewel het systeem nog maar kort draait verwacht Kosmeijer dat het nieuwe smartcard systeem Landstede veel zal opleveren. Niet alleen doordat op de locaties geen energie gestoken hoeft te worden in het onderhoud, beheer en uitlezen van de apparatuur. Maar ook doordat de gegevens voor het kaartbeheersysteem gekoppeld zijn aan de personeels- en leerlingadministratie. Daardoor is het niet meer nodig die gegevens handmatig in te voeren. Avondcursisten, van wie de cursus maar enkele weken duurt, krijgen geen “Landstede” kaart. Zij kunnen hun consumpties, printjes en kopieën betalen met de 'gewone' chipknip op hun bankpas. De introductie van het nieuwe smartcard systeem was voor Landstede ook een goed moment om een uniform prijsbeleid te introduceren in de kantines. “De catering is in onze locaties op allerlei manieren geregeld: door de conciërges, met kantinebeheerders en met een externe cateraar, ondersteund door de opleiding facilitaire dienstverlening. Dat was een beetje onoverzichtelijk, maar nu kunnen we de prijzen overal gelijk trekken.”

Inzage in de kosten

Het nieuwe management informatiesysteem geeft direct inzicht in de financiële positie van de locaties en maakt het doorberekenen van kosten voor printen/kopiëren en koffie naar de onderwijsclusters eenvoudiger. Henri Kosmeijer: “In principe mogen onze medewerkers op kosten van de onderwijsclusters zeven koppen koffie per dag drinken. Wat ze meer willen hebben moeten ze zelf betalen. We zijn nu op één locatie begonnen om dat ook werkelijk in de praktijk te brengen. In het oude systeem was het te lastig die administratie te voeren, maar nu is het bij wijze van spreken een fluitje van een cent.”

Landstede heeft inmiddels goede ervaringen met betaald printen, dat wordt gemanaged met Pcounter van Xafax. Leerlingen krijgen jaarlijks vijf euro, die ze alleen kunnen gebruiken om te printen. Zodra dat bedrag op is kunnen ze het tegoed via een terminal van Worldline weer aanzuiveren met de chipkaart. Kosmeijer: “In de Open Leer Centra belandde voor duizenden euro's aan papier in de prullenbak. Dus we zijn dat gaan reguleren en we verwachten dat ons dat heel wat geld en milieubelasting gaat schelen.”

Begeleiding bij implementatie

Henri Kosmeijer is zeer tevreden over de begeleiding bij de implementatie van het systeem. Atos Worldline zorgde behalve voor trainingen om te kunnen werken met het systeem voor een projectleider, een implementatieplan en aparte projectleiding per locatie. “Ze hielden goed de vinger aan de pols. Wij moesten als Landstede alleen zorgen voor netspanning, databekabeling, routers en databanken. Atos Worldline hield de gehele planning goed in de gaten. Dat was erg prettig.”

Dit artikel stamt uit 2007 en gaat over producten van Quality Equipment. Dat bedrijf is in 2012 overgenomen door Worldline.

Bekijk voor meer informatie de bedrijfspresentatie van Worldline

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

september uitgave

Partners