De Rooi Pannen gebruikt al tien jaar een chipkaartsysteem voor diverse faciliteiten

E-mailadres Afdrukken

De Rooi Pannen (vernoemd naar het rode dak van het oude klooster in Tilburg) is een uniek onderwijsinstituut voor ondernemersonderwijs met ruim 7.000 studenten. In Tilburg staat het hoofdgebouw dat gevestigd is in een karakteristiek klooster en 5 moderne schoolgebouwen, 10 sfeervolle restaurants en 3 hotels met in totaal 55 kamers en zelfs een eigen winkelcentrum. Het instituut staat garant voor praktijkgericht onderwijs vanuit een specialistische benadering. Leerlingen worden opgeleid tot ondernemers in de horeca, handel of toerisme en krijgen zoveel als mogelijk is te maken met de echte praktijk. Bij De Rooi Pannen wordt al zo’n 10 jaar met chipkaarten gewerkt voor allerlei faciliteiten.

Jan Hein Groenen (foto), hoofd informatievoorziening legt uit waarom De Rooi Pannen gestart is met een chipkaartsysteem: “Ongeveer 10 jaar geleden is De Rooi Pannen gestart met een kaartsysteem, de FacilityCard. Het management wilde het gebruik van contant geld binnen de school en de diverse locaties beperken. De Rooi Pannen bestaat uit negen afdelingen/ lesgebouwen met een eigen aula, kassasystemen, fietsstallingen en lockers. Dankzij het kaartsysteem is er nu nog maar op één plek in het gebouw geld aanwezig: in de opwaardeerder. De geldstroom is nu volkomen inzichtelijk en controleerbaar. Nadat de conciërges het geld hebben afgestort bij financiële zaken, krijgen we van Geldnet een afrekening en zo kunnen we alles goed controleren. Bovendien registreren de betaalterminals, printerunits en verkoopautomaten zelf ook alle transacties.”

Verrekening naar kostenplaatsen

De Rooi Pannen werkt met een verrekeningsysteem voor de inkomsten per locatie. Jan Hein Groenen: “Het geld dat bij de afdelingen binnenkomt wordt geparkeerd op een tussenrekening. De inkomsten uit de verkoopautomaten met consumpties, de printerterminals en de kassa’s worden daar weer mee vergeleken en de daadwerkelijke omzet komt ten goede aan de aula van de desbetreffende afdeling. En wordt dus van de ene rekening naar de andere rekening geboekt. We werken met kostenplaatsen en grootboekrekeningen. Zo komt het toch op de juiste plek terecht, want je kunt bij de ene afdeling Horeca opwaarderen en bij de andere afdeling Toerisme verteren.”

Kostenbesparing door snelheid en inzicht

“We hebben eigenlijk nooit een kostenberekening gemaakt om te zien of het systeem ook kosten bespaart, voor ons is het al belangrijk dat we inzicht hebben in de geldstromen”, aldus Jan Hein Groenen. “We hebben nu volledig inzicht in de geldstroom. De conciërges vullen zelf de automaten en lezen de automaten uit. Zij doen ook de inkoop. De omzetten komen ten goede van de grootboekrekening van die aula. We leggen er een bepaald percentage bovenop en bepalen de verkoopprijs. Een blikje kost dus in principe overal hetzelfde. We draaien de omzetten uit de automaten uit en die overleggen we aan de leverancier en ontvangen jaarlijks een omzetbonus. Natuurlijk zorgt de snelheid van afrekenen ook voor een besparing, je hoeft de kassa ook niet meer handmatig te controleren.”

Multifunctionele pasjes met foto

De Rooi Pannen heeft er bewust voor gekozen de toegangbeveiliging niet te koppelen aan het kaartsysteem. “We zijn een open school en willen geen barrière opwerpen”, vertelt Jan Hein Groenen. “De leerling moet zich wel met de pas kunnen identificeren. Er staat een foto, naam en een leerlingennummer op de pas. Een leerling kan verder heel veel met zijn pas. Hij kan in elke aula bij automaten producten kopen, op diverse plaatsen een kluisjes huren en de bromfietsenstalling is ook beveiligd met de pas. Verder is er voor de docenten en ondersteunend personeel een beveiligde fietsenstalling. En we hebben een lesgebouw dat rechtstreeks verbonden is met het winkelcentrum en daar hebben we wel toegangcontrole zodat docenten direct naar binnen kunnen en leerlingen niet. Met het pasje kan de leerling en de docent ook kopiëren en printen. Op elke afdeling staan een aantal multifunctionals. Elke automaat is verbonden aan een afdeling. Het geld dat wordt afgewaardeerd op die printer, komt ten goede aan de afdeling waar die printer staat. Het papier en het aantal tikken wordt verrekend via contracten met de leverancier van de kopieermachines.”

Gastvrijheid is van belang

De heer Groenen benadrukt dat gastvrijheid van groot belang is; “Onze school is open want we hebben in Eindhoven, Breda en Tilburg samen tien sfeervolle restaurants en drie hotels met in totaal 55 hotelkamers. De leerlingen krijgen hier zelfs gastvrijheidsleer. Tussen de middag zitten hier 200 mensen te eten in het restaurant. Alles is kleinschalig en je (her)kent elkaar dus snel.”

Prijsdifferentiatie printen en kopiëren

Een chipkaartsysteem kan diverse prijzen en rechten koppelen aan de gegevens op de pas. Voor meerdere gebruikersgroepen kunnen de prijzen voor een en hetzelfde product dus variëren. De Rooi Pannen gebruikt dit systeem voor het kopiëren en printen. “VMBO-leerlingen krijgen standaard 150 tikken per een jaar gratis. Docenten kunnen tot nu toe gratis kopiëren. Er worden binnenkort extra kopieerpalen geplaatst (met een kaartlezer voor de chipkaart) aan de docentenkopieerapparaten. Want we hebben een grote repro afdeling, waar te weinig gebruik van wordt gemaakt. Ze krijgen binnenkort maar 25 tikken per dag. Dan dwingen we ze om voor grotere aantallen naar de repro-afdeling te gaan. Want we werken hier met remote printing, dus ze kunnen vanuit hun eigen werkplek de documenten doorgeven als PDFbestanden naar de repro. Je geeft de kostenplaats op en je kan een uur later de prints of kopieën ophalen. Of ze worden via de interne post de volgende dag bezorgd.”

Vier verschillende kaarten met één kaartsysteem

Het kaartsysteem van De Rooi Pannen werkt, vanuit de 10-jarige historie gegroeid, met vier verschillende chipkaarten. “Elk gebouw is in feite een school op zich, dus ook geldstromen wil je graag gescheiden houden. Eerst hadden we Gemplus kaarten, maar die gingen nogal eens kapot. We zijn begonnen met Bull Scot kaarten. Nu hebben we Mifare kaarten, die zijn contactloos. Er zijn nu vier soorten kaarten in omloop. Dus echt multifunctioneel qua kaartlezers. Het enige wat we niet ondersteunen is de Chipknip. Want we willen geen open systeem hebben, want we zijn geen voorstander van een open systeem. We hebben nu wel wat kosten aan Geldnet om het geld af te storten. Er zijn negen opwaardeerders. Alleen in het restaurant en het hotel staat een Pinpas automaat, want gasten moeten natuurlijk wel kunnen pinnen.”

Aanmaak van de pasjes

“De directie heeft het oorspronkelijke systeem bij EPS gekocht. Toen het minder ging met EPS heeft Magna Carta Chipcard Solutions uit Amsterdam aan mij gevraagd of zij het onderhoud mochten overnemen en zij wilden ook eventueel de pasjes gaan aanmaken. We bestelden toen maandelijks pasjes. We wilden één aanspreekpunt waar we voor alles terecht konden. Magna Carta heeft toen een printer aangeschaft en ze maken nu al bijna 10 jaar in de grote vakanties alle pasjes voor ons.”

Het kaartsysteem van De Rooi Pannen:
  1. Identificatie middels pasfoto voor leerlingen, docenten en het ondersteunend personeel.
  2. Betaalmiddel voor de kassa’s in de negen aula’s.
  3. Betaalsysteem voor de verkoopautomaten voor frisdrank en snoepgoed.
  4. Betaalmiddel en registratiesysteem voor de lockers.
  5. Identificatie en toegangsysteem voor de brommer- en fietsenstallingen.
  6. Betaalsysteem voor de print- en kopieermachines.
  7. Toegangsbeveiliging voor de docenteningang van het winkelcentrum.

Er is een koppeling gemaakt tussen PayPro (het managementsysteem van het kaartsysteem) en de eigen pasprinters. Magna Carta regelt de bulkaanmaak van de pasjes. De Rooi Pannen regelt het tussendoor aanmaken van pasjes. “We hebben ongeveer 7000 leerlingen en ongeveer 700 personeelsleden. Dus er worden toch al gauw 1500 pasjes aangemaakt, van leerlingen die hun pasjes kwijtraken. Leerlingen krijgen een pas voor de duur van hun opleiding, dus voor 4 jaar. We hebben echter ook kortere opleidingen. We maken dus niet elk jaar nieuwe passen. Effectief krijgt ongeveer eenderde van de leerlingen een nieuwe pas. De bulk is 2000 tot 2500 pasjes. Dit jaar zijn we overgestapt op Mifare. Dus voor brommerstallingen moest er een nieuwe pas worden aangemaakt.”

Beveiligde kluisjes met passysteem

Er is een groot aantal kluisjes voor leerlingen. Op elke honderd kluisjes hangt een console met een kaartlezer waar het pasje kan worden ingestoken. Je kunt voor het hele jaar een kluisje huren voor 25,- euro bij de conciërge. Dan wordt het pasnummer gekoppeld een bepaald kluisje. Maar de meeste kluisjes worden random toegewezen. Je stopt je pasje erin en er wordt een kluisje toegewezen. Zo kun je met veel minder kluisjes toe. Groenen: “We hadden eerst een systeem op basis van muntgeld. Alleen voor de horeca hebben we een aantal kluisjes in de omkleedruimte waar niet voor hoeft te worden betaald.”

Wensen voor de toekomst; prepaid inbelsysteem voor fietsen- en brommerstallingen

“Het enige wat we nog willen aanpassen aan het systeem is dat we via een mobiele prepaid telefoon de brommerstalling kunnen programmeren. Daar is Magna Carta nog mee bezig. Bij Magna Carta hebben we de aanvraag lopen of we via een inbelverbinding de fietsen en brommerstalling kunnen programmeren. Dan bel je gewoon in en dan komt daar een GSM-abonnement aan te hangen. Er komt gewoon een antenne met een SIM-kaart. Maar dat is er per lezer eentje. Maar dat gaat helaas niet via prepaid. Nu geven we een keer per week de wijzigingen door.”

“Als Hoofd Leerlingenadministratie beheer ik zelf PayPro, maar op elke afdeling is minimaal één werkplek waarmee ze in PayPro kunnen. Dat werkt via een terminalserver verbinding voor de vestigingen Breda en Eindhoven en in Tilburg zitten ze gewoon op het netwerk. En dan krijg ik hier een seintje dat ik moet zorgen dat de volgende keer voor die leerling de stalling geregistreerd is.”

“We zijn 10 jaar geleden begonnen als pionier binnen het onderwijs met het kaartsysteem en zijn nog steeds blij met dat besluit. Het kaartsysteem werkt nog goed.”

Bekijk voor meer informatie de bedrijfspresentatie van Magna Carta Chipcard Solutions

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

september uitgave

Partners