De Repro; meer dan alleen print!

E-mailadres Afdrukken

De afschaffing van de Chipknip was afgelopen studiejaar een van de grootste uitdagingen voor onderwijsinstellingen. De druk op de facilitaire afdeling lag hoog en bovenaan de agenda stond de vraag: hoe laat ik vanaf januari 2015 studenten afrekenen, bijvoorbeeld in de kantine of de repro? Onderwijsinstellingen waren genoodzaakt om kritisch te kijken naar hun betaalsystemen en deze aan te passen. Inmiddels is de rust weergekeerd; misschien tijd voor een nieuw onderwerp. Tijdens een gesprek met Ed Hoogreef, Country Sales General Manager bij Xerox, wordt de rol van de repro onder de loep genomen.  

Documenten digitaliseren? Gebruik de repro
Ed Hoogreef start zijn verhaal met het huidige imago van de repro: “De repro wordt nog veel behandeld als een ondergeschoven kindje. Je kunt je afvragen hoe de repro service kan bieden wanneer er steeds minder geprint wordt. Dat is niet nodig, want de repro heeft namelijk veel meer te bieden dan het fenomeen ‘printen’. Je zou het kunnen vergelijken met een smartphone die alleen gebruikt wordt om mee te bellen. Zonde natuurlijk, want eindeloze andere functies blijven dan onbenut; dit geldt ook voor de repro.” Wat is dan de meerwaarde, wat zijn dan de mogelijkheden van de repro? “De mogelijkheden zijn oneindig. Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van documenten; hier kan de repro veel ondersteuning bieden. Steeds meer onderwijsinstellingen gaan over op digitalisering van documenten in plaats van ze te printen. Toch blijkt dit lastiger dan gedacht. De repro kan met behulp van nieuwe oplossingen het proces van digitalisering en digitale distributie een stuk eenvoudiger en effectiever laten verlopen. Zo worden papieren documenten in een handomdraai digitaal geordend en omgezet naar bewerkbare teksten. En vice versa!”

Papiergebruik terugdringen? Zet de repro in
Hoe zit het eigenlijk met de overload aan papier? Hoogreef: “Je kunt als onderwijsinstelling de repro eenvoudig inzetten om de hoeveelheid aan overbodig papier tegen te gaan. Kijk bijvoorbeeld eens naar de grote aantallen readers die soms overblijven, omdat studenten ze zelf kopiëren of digitaal gebruiken. Stel je voor dat de repro de mogelijkheden heeft om readers op maat gesneden te maken, van content tot distributie. Docenten en studenten kunnen dan beschikken over precies de juiste informatie, in het juiste format, op het juiste moment en afgestemd op hun individuele behoefte. Voor het nieuwe werken en studeren is dit een absolute vereiste.”

Het ideale plaatje
Tenslotte is daar het document dienstencentrum. Hoogreef vertelt: “Een document dienstencentrum is het aanspreekpunt voor alles wat ontworpen, geprint, gedrukt, gedigitaliseerd en gedistribueerd moet worden inclusief service en advisering. Advisering is daarbij een sleutelwoord, voor het bereiken van kwaliteitsverbetering, klanttevredenheid en kostenbesparing.” Maar dat is nog niet alles; Hoogreef legt ook de mogelijkheden uit van een dienstencentrum buiten de gebruikelijke repro-opdrachten. Zoals het printen of drukken op grootformaat voor bijvoorbeeld de aankleding van ruimtes door belettering of grootformaat doeken en banners. Of aan grafisch ontwerpen (dtp), content management en bemiddeling op het gebied van drukwerk.

“Wanneer de repro, als document dienstencentrum, verantwoordelijk is voor alle digitale documentatie en de volledige regie heeft, wordt het niet alleen eenvoudiger om informatie te delen, maar ook het in kaart brengen en ordenen van de kosten. Bovendien is er meer inzicht in vraag, aanbod, voorraad en kwaliteit”, legt Hoogreef uit. Als voorbeeld geeft hij web-applicaties om orders aan te leveren, te archiveren, te administreren en te begeleiden. Dit is makkelijk voor de gebruikers en overzichtelijk voor de documentspecialisten in het document dienstencentrum. Bij een goede samenwerking kan het dienstencentrum ook de uitvoerende rol van de afdeling Marketing en Communicatie overnemen zodat zij zich kunnen richten op de strategische plannen. Zo is het document dienstencentrum het flexibele verlengstuk van de marketing- of inkoopafdeling.

Meer dan alleen papier
Hoogreef sluit af met het gegeven dat de repro kan dienen als specialist op het gebied van printen én op het gebied van minder printen: “Kortom, alles wat met communicatie uitingen te maken heeft, of het nu in de digitale of papieren wereld is, daar is de repro voor!”

www.xerox.nl

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

December uitgave

Partners