Jacqueline Lavooy, Hogeschool Rotterdam: "Unit4 ondersteunt onze ambities met Coda"

E-mailadres Afdrukken

Hogeschool Rotterdam, ontstaan uit een fusiegolf van negentien hboinstellingen en in 2002 met de Hogeschool voor Economische Studies (HES), vervult een voortrekkersrol in de schaalvergroting en concentratie van het hoger beroepsonderwijs in Nederland. Sinds 1995 werkt Hogeschool Rotterdam met Coda-Financials van Unit4 om het groeiproces op professionele wijze te kunnen managen. Jacqueline Lavooy, Manager Financiën & studenten-administratie kijkt terug op vijftien jaar praktijkervaring.

Betrouwbaarheid en flexibiliteit

Hogeschool Rotterdam is een kennisonderneming voor hoger beroepsonderwijs waar zo’n 28.000 studenten de basis voor hun carrière leggen en ruim 3.000 mensen dagelijks werken in diverse functies. De onderwijsinstelling is onlosmakelijk verbonden aan de dynamiek van wereldhavenstad Rotterdam. Dat blijkt uit allerlei samenwerkingsverbanden met de gemeente, instellingen en het regionale bedrijfsleven. De hogeschool werkt volgens het Rotterdams Onderwijs Model. Studenten werken binnen dit model aan vernieuwende projecten waarin ze drie belangrijke dingen leren: een deskundige kijk op zaken, een forse dosis lef en een resultaatgerichte aanpak. De organisatie bestaat uit zeventien onderwijsinstellingen die verspreid over vier locaties ongeveer negentig opleidingen verzorgen, ondersteund door gecentraliseerde facilitaire diensten.

Jacqueline Lavooy stuurt de dienst Financiën & Studentregistratie aan en is vanaf het eerste moment betrokken geweest bij de centralisatie van alle financiële administraties, in 1995. Ook zegt ze medeverantwoordelijk te zijn voor de aanschaf van de financiële applicaties. De hogeschool was destijds op zoek naar een modern centraal systeem, dat de sterk veranderende toekomst van de hogeschool flexibel kon ondersteunen. De belangrijkste criteria om voor Coda-Financials te kiezen waren voor Lavooy de betrouwbaarheid die consultants uitstraalden om harde afspraken met elkaar te maken en de vergaande flexibiliteit van het systeem om te kunnen anticiperen op organisatieveranderingen. “We wisten immers dat dit niet de laatste reorganisatie zou zijn.”

Efficiencyverbetering

Vijftien jaar later is de onderwijsinstelling heel wat veranderingen verder. In 1998 is er een grote reorganisatie doorgevoerd, om te anticiperen op de veranderende geldstroom vanuit de overheid. Die reorganisatie was gericht op vergaande centralisatie, een plattere organisatie en efficiencyverbetering. Daarbij zijn de medewerkers en managers in een groot aantal functies opnieuw beoordeeld op hun kennis, ervaring en geschiktheid voor een bedrijfsmatiger opererende organisatie. Volgens Lavooy is het bijzonder te noemen dat we zonder inzet van consultants heel wat fusies en reorganisaties hebben overleefd. “Zeker als je je bedenkt dat vergelijkbare producten vaak een bataljon aan consultants vereist om zulke ingrijpende veranderingen in het systeem te kunnen verwerken. Dat we dat al die jaren in eigen beheer hebben kunnen doen heeft niet alleen veel geld bespaard, het geeft ook aan hoe flexibel het systeem is.”

Een commerciële insteek

Door de veranderende geldstromen vanuit de overheid, wordt er van scholen verwacht dat ze zich voor een deel als een commerciële instelling gedragen. Sinds 2009 moet dit ook inzichtelijk gemaakt worden in de financiële administratie. Omdat de rijksbijdrage onder druk staat, genereert Hogeschool Rotterdam naast publiek geld nu ook privaat geld. Zo zijn ze bijvoorbeeld gestart met het uitvoeren van private projecten in nauwe samenwerking met het bedrijfsleven. Lavooy heeft hiervoor de jaarrekening in tweeën gesplitst. “We moeten laten zien wat publiek en wat privaat geld is. Je moet daardoor in staat zijn om de cijfers als het ware in de juiste vorm te gieten. Daarvoor biedt Coda alle mogelijkheden toe.”

Alhoewel het de laatste jaren rustiger is op het gebied van fusies blijft Hogeschool Rotterdam continu in beweging. De organisatie vindt het belangrijk om niet achter de feiten aan te lopen en heeft Coda-Financials de laatste jaren uitgebreid met e-Assests, Sales invoicing, XL en XMLi (voor koppelingen). Verder gebruikt de hogeschool aanvullende applicaties van Business Objects voor de rapportages, InfoView om overzichten via een webinterface te presenteren aan managementleden, Crescendo voor het afhandelen van elektronische bankafschriften en Sagitta voor de uren- en projectadministratie.

Beheersen en optimaliseren

Omdat er steeds meer behoefte ontstond aan een informatiesysteem voor procesbeheersing en het proces van de maandafsluiting verder geoptimaliseerd moest worden, koos de Hogeschool Rotterdam in 2009 voor de uitbreidingen Coda-Control Manager en Coda- Workflow. Met Coda-Control Manager kunnen organisaties processen, procedures en werkinstructies overzichtelijker plannen, aansturen en bewaken. Ook zijn alle benodigde documenten voor de onderbouwing en controle eenvoudig aan bepaalde werkzaamheden te koppelen. De dynamische applicatie Coda- Workflow giet lastig en herhalend handmatig administratief werk in een geautomatiseerd proces, zoals de stroom financiële documenten ter accordering en autorisatie.

Grote plannan met Coda-Workflow

Mede door de bewezen resultaten van Coda- Financials en deze nieuwe uitbreidingen ziet Lavooy de toekomst rooskleuring in: “We hebben grote plannen met Coda-Workflow. We gaan straks het traject in van digitale facturatie en kunnen digitale facturen via de workflow versturen voor een akkoord. Er zitten volop mogelijkheden in het pakket waar we de komende jaren makkelijk mee vooruit kunnen. Maar ook de portalfunctie in Coda is een grote vooruitgang. Het maakt het systeem flexibeler. Gebruikersgroepen krijgen alle functionaliteiten die ze dagelijks nodig hebben in verschillende schermen.”

Terugkijkend op vijftien jaar gebruik van het systeem concludeert Lavooy tevreden: “Hun financiële applicatie staat als een huis. De afgelopen jaren zijn zo goed als klachtenvrij geweest en Coda-Financials heeft bewezen de concurrentie ruimschoots aan te kunnen. Het is betrouwbaar en zeer gebruiksvriendelijk. Ook met de vernieuwingen per 1 juli 2010 verwachten we weer enthousiaste eindgebruikers. Zij zijn er snel aan gewend. Dat werkt erg prettig.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners