Richard van Gestel, Raayland College: "Pcounter is een efficient en flexibel printsysteem"

E-mailadres Afdrukken

Het Raayland College in Venray werkt sinds een jaar met het printsysteem Pcounter van Xafax. Het systeem is bijzonder gebruiksvriendelijk waardoor er minder papier wordt verspild. De kosten van de prints en kopieën worden automatisch doorbelast aan de leerlingen en afdelingen. Hoofd Automatisering Richard van Gestel (foto) is bijzonder enthousiast. “Printen is voor mij iets wat gemakkelijk moet gaan. Ik geef een printopdracht en vervolgens moet ik dat ergens bij een willekeurige printer gaan ophalen. Dat printsysteem hebben we nu gerealiseerd.”

Het Raayland College valt onder het bestuur van LVO. Het is een uit fusies ontstane brede scholengemeenschap met 2.400 leerlingen en 300 personeelsleden, waar onderwijs wordt gegeven dat in niveau varieert van praktijkonderwijs tot gymnasium. De school bestaat uit drie gebouwen: een pand van 40 jaar oud en twee nieuwe gebouwen die in 2001 zijn opgeleverd.

v.l.n.r.: Richard van Gestel, hoofd automatisering, Herm Hoex, hoofd supportdesk en Dennis Meevissen, hoofd facilitaire dienst van het Raayland College.

Momenteel vindt er een verbouwingsronde plaats om klaslokalen samen te voegen tot leerpleinen, een ontwikkeling die volgens hoofd Facilitaire Dienst Dennis Meevissen een trend aan het worden is. “Waar je voorheen drie of vier lokalen had is er nu behoefte aan één ruimte waar meerdere docenten en leerlingen tegelijk aan het werk zijn. Een mooi voorbeeld daarvan is ons nieuwe gebouw van de afdeling verzorging. De enige afgesloten ruimtes daar zijn de vergaderruimte voor de docenten en de toiletten. Dat werkt fantastisch. Wij gaan die leerpleinen nu ook in andere gebouwen doorvoeren.”

Flexibel

Met in het achterhoofd het streven naar een zo groot mogelijke flexibiliteit heeft het Raayland College verdeeld over de drie gebouwen 600 werkplekken, die allemaal op hetzelfde computernetwerk zijn aangesloten. Op elke werkplek kunnen alle taken worden uitgevoerd, dus een docent kan in principe overal gaan zitten werken. Daarbij hoort een gebruiksvriendelijk systeem om te printen en tijdens de voorbereiding van de nieuwbouw werd daar goed over nagedacht. Maar in 2001 kon dat niet worden gerealiseerd, legt Richard van Gestel uit. “Wij wilden toe naar een systeem waarbij de leerling vanaf de werkplek een printopdracht geeft en vervolgens bij een willekeurige printer zijn opdrachten kan ophalen op het moment dat hem dat schikt. Maar zo’n systeem bestond toen nog niet. Nu, na zeven jaar, hebben we het zogeheten follow me printing eindelijk kunnen implementeren. Daar ben ik echt ontzettend blij mee, elke dag zie je hoeveel plezier je daarvan hebt.”

Minder verspilling

De multifunctionals van het Raayland College staan verspreid over de drie gebouwen. Ook vóórdat follow me printing werd geïmplementeerd werd er met die printers gewerkt, maar dat was lastig. Dennis Meevissen: “Op die multifunctionals werken leerlingen en personeel. Dus een decaan print daar ook persoonlijke brieven aan ouders, die niet door iedereen gelezen mogen worden. Dat betekende dat hij – als het al werkte – via zijn programma met een code beveiligd moest printen. En dat is heel vervelend, zeker als je daar dagelijks mee wordt geconfronteerd. Nu is beveiligd printen gewoon ingebouwd.”

Pcounter Pro en Paycube

Met alle razendsnelle technologische ontwikkelingen op het gebied van netwerken, computers, internetten en printers neemt ook de (re)productie van documenten door middel van printen en kopiëren nog steeds enorm toe. Xafax speelt in op die trend met het product Pcounter PRO.
Pcounter is de ideale software-oplossing voor de registratie, verrekening, rapportage en kostenbeheer van printopdrachten en kopieën. Eenvoudig voor de gebruiker, overzichtelijk voor de beheerder. Printjobs worden per gebruiker geregistreerd, met doorberekening naar afdelingen, projecten, studenten of klanten.

PayCube
De PayCube is een compacte interactieve zelfbedieningsunit die speciaal is ontwikkeld voor plaatsen waar elektronisch betaald wordt en waar meer interactie met de gebruiker moet plaatsvinden, vooral bij betaald printen en kopiëren. De PayCube is een onbemand betaalpunt voorzien van een touchscreen. Het scherm geeft heldere instructies en informatie aan de gebruiker.

Follow Me printing
Gebruikers kunnen een printopdracht op elke gekoppelde printer uitprinten. Vertrouwelijke printopdrachten komen pas uit de printer als er een code of kaart ter identificatie wordt aangeboden. Kortom het systeem is onmisbaar voor het printen van vertrouwelijke documenten.

Betalen
Een wens van praktisch iedere organisatie is het elimineren van contant geld. Met de implementatie van Pcounter PRO wordt dit werkelijkheid. Met behulp van netwerkaccounting is het mogelijk om studenten/deelnemers vooruit een betaling te laten doen ten gunste van een netwerktegoed. Deze betalingen kunnen zijn toegewezen vanuit de organisatie (budgetten) of zijn door de gebruikers vooraf gestort door middel van een betaling bij een bemand of onbemand betaalpunt.
Een gebruiker die print of kopieert wordt automatisch door het systeem herkend en gemaakte kosten worden direct ten laste gebracht van zijn of haar tegoed op het netwerk. Gebruikers kunnen naast betaling vanuit een netwerktegoed ook via een tegoed op een chipkaart betalen.

Opwaarderen tegoeden
Het opwaarderen van printtegoeden kan een beheerder of gebruiker doen via een selfservice oplossing zoals de PayCube. Ook online opwaarderen is mogelijk via Xafax Webloader.

De voordelen

  • Inzicht in wie, wat, waar, wanneer en hoeveel print
  • 1 systeem voor betaald printen en kopiëren en opwaarderen
  • Kostenbesparing op papier-, inkt- en printerkosten
  • Centraal beheer
  • Follow Me en Beveiligd printen
  • Combineren met elk merk (betaal)- kaartsysteem
  • Uitgebreide management rapportages

Met Pcounter geeft iemand vanaf zijn werkplek een printopdracht. Zodra hij daaraan toe is gaat hij naar één van de multifunctionals, identificeert zich daar met zijn pasje (foto) en pas dan wordt die opdracht geprint. Het komt nu niet meer voor dat de afdrukken worden weggegooid of per vergissing door iemand worden meegenomen. Dat is zichtbaar, want bij de printers liggen geen stapels niet opgehaalde afdrukken. Richard van Gestel: “Het kwam regelmatig voor dat mensen vergaten hun werk op te halen. Een ander probleem was dat als je een printopdracht gaf je meteen van je werkplek naar de printer moest rennen om het in de drukte niet kwijt te raken. Zeker bij de drukke printers moest daar geen vijf minuten tussen zitten, want dan was je je werk kwijt.” Een ander voordeel van follow me printing is dat printopdrachten niet verloren gaan door storingen. Als er een briefje op een multifunctional hangt dat deze defect is kan de print bij een multifunctional op een andere afdeling worden afgedrukt.

Kleurkopieën

De kosten van het printen en kopiëren worden met Pcounter doorberekend aan de leerlingen. Aan het begin van het schooljaar krijgen de leerlingen een tegoed, waarbij de hoogte afhankelijk is van hun opleiding. Als ze dat opgebruikt hebben kunnen ze hun saldo zelf bij een PayCube opwaarderen met behulp van een chipknip. Scholen worden dus niet geconfronteerd met onverwacht hoge printkosten. Dennis Meevissen: “Veel scholen blokkeren de mogelijkheid om een kleurenprint of -kopie te maken op hun multifunctional omdat men bang is dat de kosten daarvan te hoog worden. Maar met dit systeem wordt de prijs aan de leerling doorberekend. Een kleurenprint of -kopie kost bij ons 20 cent. Als ze dat ervoor over hebben mogen ze bij ons zoveel kleurenprints maken als ze willen. En eerlijk is eerlijk, een werkstuk in kleur ziet er veel beter uit.”

Op dit moment heeft het Raayland College twee multifunctionals waarmee kleurenprints gemaakt kunnen worden. In februari 2010 worden alle multifunctionals vervangen en dan is overal kleur beschikbaar. Met de aanschaf van de nieuwe printers verandert er niets aan de functionaliteit van het printsysteem. Dennis Meevissen: “We stappen over van Xerox naar Océ. Bij de Europese Aanbesteding hebben we koppeling met Xafax meegenomen, dus als de nieuwe multifunctionals zijn afgeleverd bellen we Xafax, die voert een herinstallatie van het systeem uit en dan is het geregeld.”

Procesmatig werken

De succesvolle implementatie van Pcounter is mede te danken aan het feit dat de afdelingen Automatisering en Facilitair enkele jaren geleden op een andere manier zijn gaan werken. Die nieuwe manier van werken – procesmatig werken – betekent dat er heel gestructureerd wordt gewerkt. Het tastbare resultaat is een echte servicedesk en het gebruik van een servicemanagementtool. Als er een verzoek komt om iets te wijzigen op facilitair of ict gebied wordt er volgens een vaste procedure gewerkt. Iemand wordt als change manager verantwoordelijk voor het verzoek en er komt een CAB (Change Advisory Board), dat de consequenties van dat verzoek moet beoordelen. Richard van Gestel: “Procesmatig werken is hier helemaal ingeburgerd. Het woord CAB is zelfs een zelfstandig naamwoord. Mensen weten ook ‘o, ik zit in het CAB’ en dat betekent dat ze moeten reageren op een projectplan dat hen wordt toegezonden. En de change manager houdt in de gaten, dat dat goed gaat. Het is een perfecte manier van werken. En projectmatig werken betekent ook dat je verplicht bent zo’n project te evalueren en om zo’n nieuw project in de organisatie te implementeren. Doordat ict en facilitair beiden op die manier werken kunnen wij samen perfect problemen oplossen en implementaties zoals het printsysteem uitvoeren.”

Bekijk voor meer informatie de bedrijfspresentatie van Xafax

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners