Jan Meere, Horizon College: "Met Pcounter hebben wij grip op de print- en kopieerkosten"

E-mailadres Afdrukken

Met drie nieuwe onderwijsgebouwen in Hoorn, Heerhugowaard en Alkmaar wil het Horizon College modern en eigentijds onderwijs aanbieden. De ondersteunende diensten zijn voor een deel uitbesteed, zoals de catering en het technische beheer van de ict. Jan Meere (foto links), directeur van het facilitair bedrijf, maakt graag gebruik van deskundigheid van buitenaf. “Onze core-business is onderwijs en we streven ernaar de ondersteunende functies zo beperkt mogelijk te houden. Daarom vragen we ons bij alles rondom het onderwijs af of we het door een deskundige elders kunnen laten doen.”

Eind jaren negentig is het Horizon College ontstaan uit een samenvoeging van diverse scholen met in totaal 27 gebouwen. Jan Meere: “We hebben toen gezegd: als je naar modern beroepsonderwijs toe wilt zul je de gebouwsituatie daarop moeten aanpassen. En ook voor de aansturing is het handig als je het aantal gebouwen kunt beperken.” Er werd besloten dat er in totaal drie nieuwe gebouwen moesten komen.

Het Horizon College locatie Alkmaar is in december 2008 officieel geopend.

De gebouwen moesten vlakbij het station liggen, zodat ze goed bereikbaar zijn en tegelijkertijd de parkeervoorzieningen ontlast worden. Dat proces is in 1998 in gang gezet. In 2002 werd het gebouw in Heerhugowaard opgeleverd, in 2007 gevolgd door Hoorn en eind 2008 werd de nieuwbouw in Alkmaar officieel geopend door de koningin.

Denkproces

Alle drie de scholen hebben qua kleur en qua voorzieningen een identieke uitstraling. Ze zien er transparant en toegankelijk uit, maar dat betekent niet dat iedereen zomaar naar binnen kan. Jan Meere: “Als je dichtbij het station zit geeft dat extra toeloop, ook van mensen die je niet binnen wilt hebben. Daarom hebben we tourniquets geplaatst en die werken wat ons betreft prima. En ook de leerlingen hebben daar geen problemen mee. Uit een recente enquête onder de leerlingen blijkt dat men zegt ‘wij zijn een veilige school’.”

De consequentie van het plaatsen van tourniquets is dat leerlingen pasjes moeten hebben om het gebouw binnen te kunnen. Daarvoor wordt een multifunctionele pas gebruikt, de Mifare chipkaart. Volgens John van de Poll, stafmedewerker facilitair bedrijf, is daardoor een denkproces op gang gekomen over andere toepassingsgebieden van de schoolpas. “De twee argumenten om multifunctionele passen in te voeren waren toegangsbeheer en presentieregistratie, mede op basis van ervaringen uit Heerhugowaard. Daar hadden we voor de toegang binnen de school een prachtig mechanisch slotensysteem met hoofd- en moedersleutels. Dat was in no time in organisatorische zin een puinhoop, dus dat wilden we hier niet. Daarom wordt de pas hier gebruikt voor de toegang tot de school via de tourniquets en in het gebouw voor de binnendeursloten, de kluizen en de postvakken.”

Opmerkelijke keuzes

Een van de centrale multifunctionals staat in de hal van het Horizon College. Voor het traceren en afrekenen van het printen en kopieren wordt Pcounter van Xafax gebruikt. Deze werkt in combinatie met de schoolpas. Met diezelfde multifunctionele schoolpas krijgen de leerlingen via de tourniquets ook toegang tot het schoolgebouw.

Met de bouw van de nieuwe scholen is ook een visie op de bedrijfsvoering ontwikkeld. Daarbij streeft men ernaar de ondersteunende functies zo beperkt mogelijk te houden. Er wordt kritisch gekeken naar de faciliteiten en outsourcen is een serieuze optie. Dat heeft geleid tot opmerkelijke keuzes. Het Horizon College is bijvoorbeeld een geldloze school, waar geen contante geldstromen zijn. Betalen gebeurt door middel van een betaalsysteem van Xafax op basis van netwerk accounting. Alleen in de kantine moet nog cash afgerekend worden. Jan Meere: “De catering is volledig uitbesteed, dus met al het geld wat daarin omgaat hebben we niets te maken. En als leerlingen betalingen moeten verrichten kunnen ze daarvoor terecht in een externe kantoorboekhandel die in de school gevestigd is. Zelf hebben we met geld eigenlijk niks te maken.”

Een andere opmerkelijke keuze is dat het technische beheer en het applicatiebeheer van de ict volledig zijn uitbesteed. Dat heeft vooral kwalitatieve redenen. “Wij vonden dat de kwaliteit van onze eigen ict-mensen niet op peil te houden was. We hadden onvoldoende bufferkwaliteit om in geval van ziekte snel iemand met voldoende kennis te kunnen vervangen. Onze mensen hadden bovendien te weinig tijd om de ontwikkelingen in de ict goed te volgen. Dan ga je op den duur gigantisch achterlopen.” John van de Poll is van mening dat het outsourcen van de ict eigenlijk alleen maar voordelen heeft. De school heeft geen eigen computers meer, bijna alle software werkt op afstand en het enige wat we nodig hebben is een goede glasvezelverbinding. “Wij hoeven geen kasten met overcapaciteit in allerlei ruimtes neer te zetten en de deskundigheid hebben om dat aan elkaar te knopen. Dat speelt niet meer. Alles werkt op afstand, we hebben onbeperkte capaciteit. Dat is een enorm voordeel.”

Printen en kopiëren

Dat het onderwijs nu in drie grote onderwijsgebouwen is gehuisvest was een ideale gelegenheid om de processen rond het printen en kopiëren anders in te richten en de kosten die daarmee gepaard gingen onder controle te krijgen. Jan Meere: “We wisten wel dat daar heel veel geld mee gemoeid was, maar hoeveel precies wisten we niet. Want de kosten kwamen niet alleen voort uit het print- en kopieergedrag. Er werd gebruik gemaakt van allerlei typen printers, met heel veel verschillende soorten inktpatronen, waarvan de inkoop niet centraal was geregeld.”

Om grip te krijgen op de kosten van het printen en kopiëren zijn twee dingen gedaan. Aan de ene kant is het machinepark onderhanden genomen en aan de andere kant is er gekozen voor een systeem waarbij inzicht wordt verkregen in het print- en kopieergedrag van de leerlingen en het personeel. John van de Poll: “We hebben wel een idee hoeveel geld ons dat gaat schelen, maar hoeveel precies zullen we nooit weten. Want het lekte aan alle kanten weg onder posten als ‘algemene kantoorkosten’ en ‘kleine inventaris’. Dus dat is nooit te reconstrueren.”

Stuwmeer

Door middel van een Europese aanbesteding heeft het Horizon College een aantal multifunctionals aangeschaft. Die staan op strategische plaatsen in de nieuwe gebouwen. Jan Meere: “We hebben dat gedaan in overleg met de onderwijsafdelingen. Iedereen in de scholen maakt in principe gebruik van die multifunctionals. Alleen op de administraties en secretariaten staan werkplekprinters. En we hebben een paar leslokalen waar printers nodig zijn voor werkpleksimulaties.”

Alleen op de administraties en secretariaten staan werkplekprinters. En in een paar lokalen zoals dit theorielokaal voor de opleiding tot tandartsassistent zijn werkplekprinters nodig voor werkpleksimulaties.

Voor het traceren en afrekenen van het printen en kopiëren worden PayCubes en Pcounter software van Xafax gebruikt. Dat werkt in combinatie met de schoolpas. Zodra iemand vanaf een computer in de school een printopdracht geeft wordt op basis van zijn inloggegevens bekeken ten laste van welk budget die opdracht moet komen. De printopdracht komt vervolgens terecht in een groot stuwmeer. Zodra de opdrachtgever zich met zijn schoolpas meldt bij een van de PayCubes gekoppeld aan de multifunctionals in een van de drie gebouwen worden de opdrachten die hij heeft staan uit het stuwmeer gevist (Follow Me Printing). En als hij voldoende budget heeft worden de afdrukken gemaakt.

Gedragsverandering

Leerlingen krijgen aan het begin van het schooljaar een budget van vijf euro. Als dat op is kunnen ze hun saldo in de kantoorboekhandel en bij terminals in de school opwaarderen. De printen kopieerkosten van het personeel komen ten laste van de onderwijsafdelingen. Hoewel het systeem pas enkele maanden operationeel is ziet Jan Meere nu al een gedragsverandering. “Je kunt per dag per apparaat zien hoeveel er gekopieerd wordt. Wie heeft het gedaan, welk tijdstip is het geweest. Onze directeuren krijgen maandelijks een overzicht van het verbruik van hun afdelingen. Ik heb nu al een directeur die vindt dat het teveel is en die laat onderzoeken wat daarvan de oorzaak is. Dus de beheersbaarheid wordt een stuk groter.”

Bereid om mee te denken

Xafax was bij het Horizon College al jaren de leverancier van de kartonnen kaartjes voor het oude afrekensysteem. Op het moment dat men na ging denken over een andere oplossing heeft Xafax advies gegeven over de ontwikkelingen op de markt en welke rol zij daar als bedrijf in zouden kunnen spelen. Er is een pilot gedaan om uit te vinden hoe het zou kunnen gaan werken. Die pilot is niet helemaal gelukt, omdat in de tussentijd de hele ict is geoutsourced. Toch was Xafax de enige leverancier die een voorstel kon doen wat aansloot bij de nieuwe ict-situatie en bij de Mifarekaart. John van de Poll: “Ik ben blij dat we voor hen hebben gekozen. Bij Xafax hebben ze de bereidheid om dingen te doen en mee te denken over oplossingen. Zoals onze wens dat leerlingen kunnen opwaarderen in de kantoorboekhandel. Ze hebben er veel energie in gestoken om de kassamodule aan te passen en om ervoor te zorgen dat al die transacties met honderd procent zekerheid gelogd worden. Dat vinden wij belangrijk, want we laten behoorlijke geldstromen via een externe partij lopen.”

Bekijk voor meer informatie de bedrijfspresentatie van Xafax

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners