Bert Bos, ROC West Brabant: "Met Edictis van SAP hebben wij grip op de bedrijfsvoering"

E-mailadres Afdrukken

De bedrijfsvoering van ROC West Brabant is gedefinieerd op basis van economische termen. Het College van Bestuur zet de hoofdlijnen uit en het functioneren van de diverse afdelingen wordt geregeld met Service Level Agreements. Daardoor kan het roc meer klantgericht en efficiënter werken. Bert Bos (foto links), lid van de Raad van Bestuur, vindt dat alle roc’s in Nederland goed moeten kijken naar hun bedrijfsvoering om te kunnen voldoen aan de nieuwe eisen die het ministerie stelt ten aanzien van verantwoording. “Ik weet welke gedachten bij het ministerie leven richting geïntegreerd jaarverslag, zoals dat in 2010 zal worden geëist. Dat nieuwe beleid van zelfverantwoording betekent dat we nog bedrijfsmatiger moesten gaan denken. Scholen zijn tenslotte bedrijven waarin alles ten dienste staat van het product onderwijs. Voor de bedrijfsvoering is het bittere noodzaak dat je dat in economische termen formuleert. Alles is er op gericht hoe je op een slimme manier een zo hoog mogelijk resultaat kunt boeken. En daar heb je mensen voor nodig, maar ook goeie systemen. Onze kracht is dat wij daar frank en vrij een besluit in hebben genomen.”

ROC West Brabant heeft een decentraal bestuursmodel. De acht scholen hebben een relatief grote autonomie en moeten bijvoorbeeld zelf een marketingplan schrijven voor hun profilering naar de markt. Een aantal zaken is wel centraal geregeld, zoals de ICT. Jan Broeken (rechts op de foto) is daar als directeur van It Works, een dochterbedrijf van het roc, verantwoordelijk voor. “Wij hebben al jaren geleden gekozen voor standaardisering op hardware en systemen. Het levert voordelen op in de bedrijfsvoering om dat centraal te regelen. Want we zijn met 27.000 deelnemers van een omvang dat we interessant zijn voor leveranciers. Bovendien loont het bij een dergelijke omvang om zelf te investeren in expertise.”

Integrale Aanpak

In de bedrijfsvoering gaat het roc te werk als een commerciële onderneming. De student is de klant en het primaire doel is onderwijs aan te bieden dat aansluit bij de belevingswereld van die student. It Works heeft in de ondersteuning van het onderwijs naast het technisch uitvoerende werk ook een sterk adviserende taak. Jan Broeken: “Het samenspel tussen automatisering en informatisering is heel belangrijk, maar nog veel wezenlijker is het samenspel met het onderwijs. Als wij met het management praten, adviseren we niet over techniek, maar over hoe je die techniek kunt toepassen. Bijvoorbeeld de mobiele telefoon, het digitaal portfolio, serious gaming, elo’s, smartboards en dergelijke. Wij werken met en adviseren het management dus vanuit een integrale aanpak, zodat er samenhang is in de achterliggende techniek.”

Van afrekencultuur naar zelfverantwoordelijkheid

De overheid stimuleert de meer bedrijfgerichte benadering van het onderwijs zoals die op ROC West Brabant is ingezet. In 2010 zullen de onderwijsinstellingen verantwoording moeten afleggen in de vorm van een geïntegreerd jaarverslag. Naast de jaarrekening bevat dat geïntegreerd jaarverslag informatie over de resultaten van het onderwijs, hoe wordt er omgegaan met onderwijstijd, wat een instelling doet aan personele ontwikkeling en hoe innovatiegelden worden ingezet. Bert Bos: “De inspectie gaat de organisatie niet meer in, dat hebben ze ook dit jaar al niet meer gedaan. De afrekencultuur is een beetje over en daarvoor in de plaats komt een forse zelfverantwoording. Dus wij moeten als bestuur – en dat moet ieder roc en aoc – verantwoording afleggen van wat je doet in je roc. En daar moet je een slim systeem onder leggen. Dat zoveel mogelijk van die gegevens oplevert, ruimte laat voor wat het roc zelf zou willen, en flexibel genoeg is om toekomstige wijzigingen aan te kunnen.”

Ondersteunende systemen

In 2005 stapte ROC West Brabant uit het BVE Platform en nam de Raad van Bestuur de beslissing om afscheid te nemen van het leerlingadministratiesysteem nOISe. Jan Broeken heeft onderzocht welk systeem daarvoor in de plaats zou kunnen komen. “De belangrijkste beslissing die je als organisatie moet nemen is of je kiest voor een integrale oplossing of voor een Server Oriented Architecture (soa). Ik denk dat de techniek voor soa-oplossingen zich de komende jaren nog verder moet ontwikkelen. Daarom hebben wij voor een integrale oplossing gekozen en daarbij kwam Edictis van SAP als beste uit de bus.”

Geen beslissing is slechtste keuze

ROC West Brabant is momenteel bezig om Edictis stap voor stap te implementeren. Als eerste gebeurt dit bij de bij het ROC aangesloten VMBO-scholen. Volgens Bert Bos had de bedrijfsvoering er op termijn hinder van ondervonden als de beslissing om met een nieuw systeem te gaan werken nog langer was uitgesteld. “Als je als roc klaar wilt staan voor de toekomst en je ziet de beweging die nu in gang is gezet, móét je naar een breder en geïntegreerd systeem. Niet eens omdat het ministerie het wil, maar vooral als tool in de dagelijkse exploitatie en omdat je verantwoording voor de bedrijfsvoering af moet leggen aan de maatschappij. Met een geïntegreerd jaarverslag van primair proces, financiën, de vertaling van beleid en resultaat. Ik denk dat met name de verticale governance de nadruk gaat krijgen en er is geen systeem dat dat aankan. Dus dan kun je als roc’s wel op elkaar gaan zitten wachten met het nemen van een beslissing, maar dat is volgens mij het slechtste wat je kunt doen.”

Samenwerking met andere roc’s

Van samenwerking met andere roc’s verwacht Bert Bos niet veel als het gaat om de ontwikkeling van een nieuw systeem. Hij heeft in het verleden diverse veelbelovende projecten zien stranden omdat het project op een gegeven moment was afgelopen. “Het ontbreekt in de mbo-sector aan structurele samenwerking en kennisdeling. ROC-i-Partners was een goed initiatief en de MBO-raad doet wel zijn best, maar het leidt niet tot grootse resultaten. Het kan in onze ogen allemaal wat bedrijfsmatiger. In het onderwijs wordt nog te veel op de traditionele manier gedacht, maar de integraliteit ontbreekt nogal eens. En natuurlijk doen wij ook wel mee aan de workshops tijdens de jaarlijkse tweedaagse van de MBO-raad. Het is tenslotte je eigen organisatie. Maar ik kan niet zeggen dat we daar nou dingen gehoord hebben waardoor een een fantastische stap voorwaarts hebben gemaakt. En we zijn niet voor niets uit het BVE Platform gestapt.” Vanuit de andere roc’s is er veel interesse voor Edictis. Op ROC West Brabant worden regelmatig presentaties gehouden, maar ook dat zal volgens Jan Broeken niet leiden tot één gezamenlijke oplossing. “Daar komen veel geïnteresseerde scholen op af. Allerlei vertegenwoordigers zitten ook bij andere aanbieders van dergelijke systemen. En op die scholen wordt intern ontzettend veel overlegd. Maar uiteindelijk wordt er geen beslissing genomen omdat er intern geen duidelijke lijn is vastgesteld.”

Mindset

Bert Bos realiseert zich dat het nieuwe beleid waarin zelfverantwoordelijkheid steeds belangrijker wordt nog niet tot al zijn collega-bestuurders in Nederland is doorgedrongen. “Ik durf best te stellen dat het nog lang niet bij al mijn bestuurlijke collega’s in Nederland goed tussen de oren zit. Maar het is wel aan het kenteren en het is ook een moeizaam proces. Vroeger hoefde je alleen maar verantwoording af te leggen en dat is in vergelijking met nu 180 graden anders. Besturen die zich dat niet realiseren mogen wel opschieten, want de mindset moet echt om.” Hij ziet de bedrijfsvoering als een keiharde business, waarbij iedereen ervan doordrongen moet zijn dat alleen het resultaat telt, en waarbij een duidelijke visie van de Raad van Bestuur als uitgangspunt dient. “Je hebt te maken met een bedrijf waarin allerlei dingen staan ten dienste van het product onderwijs. En voor de bedrijfsvoering is het bittere noodzaak dat je dat in economische termen formuleert. En alles is er op gericht hoe je op een slimme manier een zo hoog mogelijk resultaat kunt boeken. Net als een ondernemer dat doet, waarbij je eigenlijk nooit tevreden moet zijn. En daar heb je mensen voor nodig, want wij zijn een door mensen gedreven organisatie, maar ook goeie systemen. Onze kracht is dat wij daar frank en vrij een besluit in hebben genomen.”

Bestuurlijk vraagstuk

Het inrichten van een systeem als Edictis is vooral een bestuurlijk vraagstuk. Welke gegevens moeten worden bijgehouden voor de verantwoording aan de diverse instanties en welke gegevens zijn nodig voor de bedrijfsvoering. Bert Bos: “Daar moet je goed over nadenken. Veel van de informatie die het ministerie wil hebben in die resultatenbox willen wij zelf ook gebruiken. Want het is uiteindelijk gewoon managementinformatie. Maar je moet ook niet te veel willen bijhouden. Wij hebben de neiging om veel te veel te willen weten. Dat komt vanuit de docenten, of een bedrijf of de gemeente die het allemaal net even anders wil. Daar moeten we mee ophouden, want het heeft geen toegevoegde waarde. Hou het maar op hoofdlijnen.” Met Edictis kan de school straks antwoord geven op o.a. de vraag ‘Hoe lang doet deze leerling over zijn opleiding?’. “Aan het einde van het jaar willen we exact weten hoeveel leerlingen, welk traject, welke leerweg op welk niveau hebben doorlopen, inclusief financiën, scholing, HRM etc. Integrale informatievoorziening, daar gaan we ons op focussen”.

Forecasting

Bert Bos heeft twee doelstellingen: hij wil de platte gegevens die nodig zijn voor de bedrijfsvoering (deelnemersadministratie, financiële gegevens, personele gegevens, facilitaire gegevens, vierkante meters, etc.) zo betrouwbaar mogelijk uit het systeem kunnen halen. Daarnaast wil hij kunnen voorspellen welke effecten wijzigingen in de organisatie hebben op de bedrijfsvoering. “Als ik nu wil experimenteren met de personeelinzet moet ik het in de praktijk uitproberen. Dat heeft meteen gevolgen voor de resultaten. In het systeem kan ik variabelen gaan wijzigen en voorspellen welk effect dat op de bedrijfsvoering zal hebben. Dat is ook een manier om je organisatie efficiënter te laten functioneren.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners