Document management systeem verhoogt efficiency in het onderwijs

E-mailadres Afdrukken

In de meeste onderwijsinstellingen wordt inmiddels behoorlijk wat leerstof via computers aangeboden en vrijwel overal zijn leerlingvolgsystemen in gebruik. Daarnaast is er veel aandacht besteed aan het ontsluiten van informatie voor personeel, leerlingen en ouders via internet. De laatste tijd verschuift de aandacht in het onderwijs langzaam naar de automatisering van ondersteunende en administratieve processen. Een document management systeem voor het archiveren en toegankelijk maken van informatie kan in het onderwijs -zeker met een koppeling naar de primaire werkprocessen- tot een behoorlijke efficiencywinst en kwaliteitsverbetering leiden. Daarom hebben tal van universiteiten, hogescholen, ROC’s en scholen in het voortgezet onderwijs een document management systeem geïmplementeerd.

Een document management systeem (DMS) helpt organisaties om grote hoeveelheden informatie te digitaliseren en zodanig te archiveren, dat relevante documenten voor iedereen weer gemakkelijk terug te vinden zijn. Het gaat daarbij overigens niet alleen om officiële documenten, maar ook om ongestructureerde informatie zoals e-mail. In een DMS worden documenten geregistreerd en geïndexeerd. In principe kan alle vastgelegde informatie als zoekcriterium gebruikt worden. Documenten zijn dus zowel op beschrijvende gegevens als op volledige tekstinhoud vindbaar. Dankzij de vele integratiemogelijkheden kan dat ook direct vanuit de primaire systemen, die in het onderwijs gebruikt worden. Eindgebruikers hebben dan het voordeel dat ze met het eigen systeem kunnen blijven werken, maar wel inzicht hebben in alle relevante, digitale documenten.

Vaak worden de documenten in het DMS aan dossiers, projecten en taken gekoppeld, zodat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot alle informatie over een bepaald onderwerp. Met behulp van autorisaties kan vastgelegd worden, wie welke informatie mag inzien en wie bevoegd is om de opgeslagen informatie te bewerken. Bovendien vindt in het systeem versiebeheer plaats, zodat geen misverstanden kunnen ontstaan over de juiste versie van documenten.

Een document management systeem biedt aanzienlijke voordelen. Alle informatie in de organisatie wordt centraal verzameld, opgeslagen en toegankelijk gemaakt. Er hoeven dus geen schaduwarchieven of papieren dossiers meer bijgehouden te worden. Omdat altijd met de juiste versies wordt gewerkt, ontstaan minder fouten. De informatie is gemakkelijk terug te vinden, waardoor veel tijd bespaard wordt met het opzoeken van stukken. De meeste document management systemen voldoen bovendien aan de eisen, die de overheid stelt aan recordmanagement (BSD-wetgeving) en archiefbeheer in overheidsorganisaties.

Workflow management

Werkstroombeheersing of workflow management is eveneens een aantrekkelijk onderdeel van een document management systeem. Workflow management is in feite de automatisering van procedures en processen, waarbij ook vastgelegd wordt hoe de bijbehorende informatie en documenten door de organisatie gaan. Er kunnen vrij simpele werkprocessen gedefinieerd worden, die puur gebaseerd zijn op de afhandeling van documenten, maar er kunnen ook complexe processen vastgelegd worden met meerdere subprocessen en beslismomenten, waarbij zelfs mensen van buiten de organisatie betrokken zijn. In combinatie met een document management systeem kan workflow management er bijvoorbeeld voor zorgen, dat inkomende documenten automatisch een werkproces opstarten. De documenten of dossiers worden in een vastgelegde volgorde naar een aantal medewerkers gestuurd, die bepaalde handelingen moeten verrichten. Daardoor worden de werkzaamheden intern beter op elkaar afgestemd en kunnen werkprocessen intern aangestuurd worden. De workflow zorgt als het ware automatisch voor een werkvoorraad voor de medewerkers. De meeste document management systemen bieden veel flexibiliteit voor de inrichting en aanpassing van dergelijke werkprocessen. Workflow management maakt de werkprocessen niet alleen transparanter, maar geeft de eigen medewerkers en het management ook inzicht in de status van werkprocessen en de doorlooptijden. Een bijkomend voordeel is, dat iedereen dezelfde werkwijze hanteert en op dezelfde wijze met de informatie omgaat.

Document management en workflow management kunnen ook in het onderwijs tot grote efficiencywinst en kwaliteitsverbetering leiden. Niet alleen dankzij de algemene voordelen van centraal informatiebeheer, maar zeker ook omdat ze gekoppeld aan de primaire processen een uitstekende oplossing bieden voor specifieke werkprocessen in het onderwijs.

Studenten- en personeelsdossiers

De Universiteit van Maastricht werkt al sinds 1996 met het document management systeem Corsa van BCT Guiding Documents. Daarmee worden alle inkomende, interne en uitgaande documenten beheerd. Het systeem wordt gebruikt in het centrale bestuursarchief, maar is eveneens uitgerold naar alle faculteiten en servicecentra. Er is gekozen voor de standaardoplossing, die op een centrale database draait. Om de beheersbaarheid zo optimaal te kunnen houden, is het systeem ook op de verschillende afdelingen voor 90% generiek ingericht. Alleen voor specifieke eisen ten aanzien van de opbouw van het lokale archief en de autorisatie zijn uitzonderingen gemaakt. Momenteel maken ruim 500 medewerkers gebruik van het systeem.

Corsa wordt bij de Universiteit van Maastricht gebruikt voor digitale studenten- en personeelsdossiers, die ruim 15.000 papieren dossiers vervangen hebben. Het begon met het digitaliseren van de studentendossiers van het Bureau Inschrijving, waar geen ruimte meer was voor de papieren dossiers. Alle documenten werden voorzien van barcodes en vervolgens ingescand. Bureau Inschrijving heeft nu toegang tot de dossiers op basis van het inschrijfnummer van de student. In elk dossier zijn de personalia opgenomen en informatie over vooropleidingen, inschrijving en betaling. Medewerkers van Bureau Inschrijving kunnen nu met een druk op de knop alle informatie en bijbehorende documenten van ingeschreven studenten oproepen. In de praktijk is bijvoorbeeld ook een koppeling met een leerlingvolgsysteem mogelijk, waardoor ook vanuit dat systeem direct alle beschikbare informatie en correspondentie in de leerlingen- of studentendossiers opgeroepen en bekeken kan worden. In de personeelsdossiers van de universiteit zitten de gegevens van alle 3400 personeelsleden. Het systeem is -afhankelijk van de bevoegdheid- toegankelijk voor directie, afdelingshoofden, personeelsconsulenten en de (salaris)administratie.

Accreditatieprocedure

Hogeschool Zuyd, dat vestigingen heeft in Heerlen, Maastricht en Sittard, werkt eveneens met Corsa. Niet alleen voor de digitalisering van het archief van de Bestuursdienst, maar ook bij de financiële afdeling. Bij de afdeling Audit & Accreditatie loopt een pilot, die door veel andere hogescholen met belangstelling gevolgd wordt. De pilot heeft ten doel de accreditatieprocedures van de opleidingen die binnen Hogeschool Zuyd aangeboden worden te digitaliseren. Accreditatie van de opleidingen is noodzakelijk om erkende diploma’s af te geven en om voor de rijksbekostiging in aanmerking te komen. Elke zes jaar wordt een proces, bestaande uit een kwaliteitstoets in de vorm van een zelfevaluatie, dossieronderzoek en een visitatie door een externe accreditatiecommissie doorlopen. In dat proces moet een enorme hoeveelheid informatie over opleidingen, vakinhoud, reglementen, toetsen en studieresultaten verzameld worden. Het correct bijhouden en optimaliseren van dat omvangrijke dossier is niet alleen een enorme klus, maar ook van wezenlijk belang voor de toekomst van de school.

Volgens Hogeschool Zuyd kon de accreditatieprocedure ingrijpend vereenvoudigd en gestroomlijnd worden door alle relevante informatie in een actueel informatiedossier per opleiding bij te houden. Er is precies vastgelegd hoe de stukken verzameld en opgeslagen moeten worden, wie in het systeem mag werken en wie de gegevens mag veranderen. Zo is op elk gewenst moment een goed beeld beschikbaar van de kwaliteit van elke opleiding binnen de hogeschool.

Digitale facturen

Momenteel oriënteren veel scholen zich op de aanschaf van systemen voor de verwerking van facturen. Ook BCT Guiding Documents heeft een dergelijk systeem ontwikkeld en inmiddels aan diverse scholen geleverd. Corsa/Invoice is een systeem dat de verwerking van facturen automatiseert. Inkomende facturen worden gescand en vervolgens automatisch voor goedkeuring door de organisatie heen gestuurd. Via het document management systeem zijn de facturen en eventuele bijbehorende contracten, inkooporders en correspondentie eenvoudig op te roepen. In het systeem kan zowel de workflow als de tijdsplanning voor de verwerking van facturen vastgelegd worden. Dankzij de koppeling met het financiële systeem worden de facturen ook meteen in de financiële administratie verwerkt en na goedkeuring van alle budgethouders betaald.

Corsa/Invoice is in principe aantrekkelijk voor elke organisatie die jaarlijks minimaal enkele duizenden facturen afhandelt. Ervaringen hebben uitgewezen dat de gemiddelde kosten per factuur met zo'n 50 procent verminderd worden, met name omdat facturen een aanzienlijk kortere doorlooptijd krijgen. Vooral in grote onderwijsinstellingen met diverse afdelingen en teams, die een eigen budget hebben, kan digitale factuurverwerking grote tijdsbesparingen opleveren. Een bijkomend voordeel is dat daardoor wellicht ook nog betalingskortingen verkregen kunnen worden. En omdat het systeem volledige controle over inkoopnota’s biedt, wordt de kans op fouten of fraude ook aanzienlijk verkleind.

Besluitvorming

Ook voor processen als bestuurlijke besluitvorming en facturatie biedt een document management systeem enorme voordelen. BCT heeft bijvoorbeeld onder de naam Corsa/ Bestuur een oplossing ontwikkeld voor de stroomlijning van bestuurlijke processen. Het systeem is met name geschikt voor de ondersteuning van de besluitvorming, waarbij externe bestuursleden, commissies en medezeggenschapsraden betrokken zijn, die niet frequent bij elkaar komen. Als er per jaar maar een beperkt aantal momenten is om stukken voor de besluitvorming in het overleg te krijgen, is een goede planning en bewaking van de afhandeling van de stukken noodzakelijk. Corsa/Bestuur onderscheidt ruwweg de volgende fasen in het besluitvormingsproces: opstellen voorstel, vastleggen voorstel, starten bestuurlijke proces, controle en accordering van het voorstel op verschillende niveaus, agendering en behandeling door de bestuursorganen en de afronding van het voorstel. Corsa/Bestuur labelt de stukken, die voor de besluitvorming van belang zijn, slaat ze op in het document management systeem, regelt de workflow en meldt overschrijdingen van termijnen en deadlines.

BCT Guiding Documents ontwikkelt oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging en workflow. Het modulair opgebouwde enterprise content management systeem Corsa is de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, post, relaties en workflow. Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 500 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

maart uitgave