Thomas de Bresser, Infotec: "Onderwijs kan met printing-on-demand zelf lesmateriaal vervaardigen"

E-mailadres Afdrukken

De trend dat steeds meer educatief lesmateriaal digitaal wordt aangeboden zet door, toch neemt het aantal schoolboeken dat een leerling moet aanschaffen nog niet af. Ondanks de hoge prijzen van schoolboeken die rond deze tijd van het jaar onderwerp van politieke discussie zijn. Daar zou het wetsvoorstel rondom de “gratis schoolboeken”, waardoor de bekostiging voor rekening van de besturen van het voortgezet onderwijs en de roc’s zijn, wel eens verandering in kunnen brengen. Ook de ontwikkelingen van de Elektronische Leeromgevingen (ELO) in het voortgezet onderwijs, plaatsen vraagtekens bij het nut van zoveel schoolboeken. Het aandeel van de schoolboeken in de totale hoeveelheid educatieve content zal wel veranderen. Op het terrein van digitale content zijn veel partijen actief om enerzijds de kosten te drukken, maar wat nog belangrijker is: de studiestof zo actueel mogelijk en volgens de hedendaagse methodes aan te bieden. “Printing on demand” is het antwoord van Thomas de Bresser, marketing manager van Infotec (onderdeel van Ricoh) in Woerden.

Hem is ook niet ontgaan dat het onderwijs zich steeds meer concentreert op de individuele leerlingen of studenten. Studieprogram-ma’s vinden plaats in onderling steeds wisselende groepen. Het lesmateriaal komt minder vaak uit boeken, maar wordt meer en meer door samenwerkende docenten op maat gemaakt. De achterliggende bedrijfsprocessen om het juiste lesmateriaal in de correcte vorm, oplage en kwaliteit op het goede tijdstip bij de juiste student te krijgen worden steeds ingewikkelder. De behoefte aan oplossingen voor soepele papieren en digitale documentstromen groeit. Infotec heeft daar een aantal slimme services voor ontwikkeld.

Infotec Nederland (voorheen Danka) is onderdeel van de Ricoh Group. Binnen deze keten van bedrijven houdt Infotec zich vooral bezig met het optimaliseren van werkprocessen rond de productie van lesmateriaal en documentstromen. Daarbij kan een beroep worden gedaan op alle kennis en ervaring van document management die in de loop der jaren wereldwijd binnen diverse werkmaatschappijen van de Ricoh Group is opgedaan. Deze gebundelde kennis is door Infotec vertaald in een totaaloplossing voor document management.

Smeerolie

Als het goed is werken, volgens De Bresser, papieren en digitale documentenstromen als een smeerolie voor het onderwijsproces. In de praktijk blijkt dat er nog heel wat valt te verbeteren. Het lesmateriaal wordt nog vaak fysiek verzameld en vervolgens handmatig gebundeld in een dictaat of syllabus. Dat materiaal wordt ingeleverd bij de drukkerij, wordt gedigitaliseerd en gedrukt en komt uiteindelijk terecht in een opslagruimte. Daarna bemoeien de boekhouding en de administratie zich ermee om het materiaal verzendklaar te maken, te factureren en om de afdrachten aan de Stichting Pro in orde te maken. “De services die Infotec heeft ontwikkeld zorgen ervoor dat deze processen heel efficiënt op elkaar worden afgestemd. Dat scheelt een hoop tijd, mankracht en heeft tot gevolg dat er minder voorraden en dus minder opslagcapaciteit nodig is.

Processen op elkaar afstemmen

Digitaal printen komt het best tot zijn recht als alle processen – van bestellen tot en met de aflevering van het printwerk – optimaal verlopen. Met PrintTicket van Infotec worden deze processen op elkaar afgestemd. Enerzijds betekent dit dat het maximale rendement uit de reproafdeling wordt gehaald en anderzijds dat degene die de printopdracht geeft op kinderlijk eenvoudige wijze zijn documenten in de gewenste kwaliteit kan produceren. PrintTicket bestaat uit twee systemen die naadloos op elkaar aansluiten: WebTicket en ReproTicket.

WebTicket zorgt ervoor dat opdrachtgevers op eenvoudige wijze bestellingen kunnen plaatsen en dat de te printen bestanden veilig over het Internet of intranet naar de repro-afdeling worden gebracht. In de praktijk blijkt dat opdrachtgevers graag via Webticket bestellen, juist vanwege het gemak, de snelheid en de vele controlepunten. De dynamische webpagina met logische keuzemenu’s geeft automatische waarschuwingen als er tegenstrijdigheden in een bestelling worden gesignaleerd. Bestelpatronen die regelmatig terugkeren, kunnen in templates worden gevat, zoals er ook een catalogus van vaste bestelmogelijkheden kan worden opgesteld. Tijdens de bestelprocedure kan de opdrachtgever ook direct zien welke kosten aan de opdracht verbonden zijn. De ingevulde webpagina is in feite een digitaal bestelformulier, dat samen met het te printen bestand naar het in- of externe reprobedrijf wordt verzonden.

ReproTicket maakt de vertaalslag tussen orderontvangst en de aansturing van de digitale printprocessen. De ‘intelligentie’ van het systeem verkleint de kans op fouten in het gehele traject, vanaf het plaatsen van de bestelling, via het vervaardigen van printproeven tot en met de uitvoering en de administratieve begeleiding. Praktisch ieder printsysteem en ondersteunend softwaresysteem kan worden ingeschakeld. Ook aan de input-kant is PrintTicket weinig kieskeurig. Er kunnen bestanden van uiteenlopende tekst-, foto- en opmaakprogramma’s worden verwerkt, vastgelegd volgens verschillende formats, zoals PDF. Bovendien is invoer vanuit andere webbased bestelsystemen geheel inpasbaar in PrintTicket.

Tijdens twee informatieve bijeenkomsten in het 'Print Theater'in het hoofdkantoor van Infotec in Woerden werd aan een select groepje geinteresseerde medewerkers van onderwijsinstellingen een aantal totaaloplossingen gepresenteerd.

Beheersen van kopie- en printkosten

Infotec heeft samen met andere leveranciers services ontwikkeld waarmee onderwijsinstellingen meer grip op het documentbeheer en op de kosten van kopiëren en printen kunnen krijgen. Met Captaris Alchemy kunnen op een eenvoudige manier digitale dossiers worden aangelegd, die op de juiste manier aan de juiste personen beschikbaar worden gesteld. Equitrac geeft scholen de controle over de afdrukkosten. Met deze service kan ondermeer de documentenuitvoer worden beheerd, gemeten en gecontroleerd. DigiDocFlow is een ideale tool om documenten rechtstreeks met een MFP (Multi Functional Printer) te scannen in een document management systeem. Samen met Magna Carta Chipcard Solutions heeft Infotec een service ontwikkeld voor het betalen van afdrukken en kopieën met een chipknip of een leerlingenchipkaart, die al op veel scholen in gebruik is.

Deze services samen maken het voor scholen interessant vanuit bedrijfseconomisch perspectief om gezamenlijk een centrale reprodienst in te richten.

Services

De nadruk van de dienstverlening van Infotec ligt op services. Voor het vaststellen van de mogelijkheden tot optimalisatie en kostenbesparingen in de scholen, voor het selecteren en implementeren van de juiste oplossingen (inclusief het trainen van de eindgebruikers) en services om die oplossingen maximale bedrijfszekerheid mee te geven op basis van proactieve dienstverlening. Om de technische staat van de documentomgeving in de onderwijsinstellingen in topconditie te houden wordt gebruik gemaakt van de meest geavanceerde ICT- en telecomsystemen, waaronder het Continuous Operation System (COS).

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners