Leo van Wijchen: “Voor doelmatige huisvesting is eerst een cultuurverandering in het onderwijs nodig”

E-mailadres Afdrukken

Stichting Carmelcollege is vier jaar geleden gestart met een professionaliseringtraject op het gebied van vastgoed. Onder leiding van Leo van Wijchen, teamleider Huisvesting & Facilities, wordt huisvesting tegenwoordig vooral beschouwd als bedrijfsmiddel, dat bijdraagt aan goed onderwijs. Daardoor zijn er betere gebouwen gekomen, die goed aansluiten bij de onderwijsvisie. En de exploitatiekosten zijn nu in overeenstemming met de kwaliteit van de gebouwen. “Wij kiezen voor een integrale benadering op basis van de ambitie van de schoolleiders, we nemen beslissingen in het kader van levensduurdenken en maken een combinatie tussen kosten en kwaliteit. Want dat is doelmatigheid. Daar hebben wij samen met de opleiding Architectural Design Management Systems (ADMS) van de drie TU's en met Ruimte-OK tools voor ontwikkeld, die we met alle plezier ter beschikking stellen aan het onderwijs.”

Met 14 scholen, 52 locaties, ruim 36.000 leerlingen en een begroting van €285 miljoen is Stichting Carmelcollege één van de grootste onderwijsorganisaties in het vo in Nederland. Desondanks stond huisvesting totaal niet op de agenda bij het aantreden van Leo van Wijchen als teamleider Huisvesting & Facilities. “Niet bij het bestuur, bij locatiedirecteuren en ook niet bij stafmedewerkers. Huisvesting was iets wat je van de rijksoverheid of de gemeente had meegekregen, het was sober en doelmatig en daar moest je het maar mee doen. Dat vond ik erg jammer.”

Zijn grootste uitdaging bestond eruit om besturen en schoolleiders ervan te doordringen dat het tijd was voor een cultuurverandering binnen de onderwijshuisvesting. “We moeten die school niet meer zien als kostenpost maar als een bedrijfsmiddel. Laat de zekerheid die je hebt los en ga voor kansen en risico's, praat over doordecentralisatie, denk in bedrijfswaarde inplaats van in boekwaarde. En ga voor inspirerend inplaats van voor sober en doelmatig. Gebouwen moeten inspirerend zijn, er moet belevingswaarde zijn. Pas dan gaan personeel en leerlingen goed presteren.”

Toegevoegde waarde van het gebouw

Vroeger was het de hobby van schoolbesturen om te maximaliseren. Men keek naar het aantal aanmeldingen en riep dat er lokalen bij moesten komen, zonder te kijken of de ruimte slimmer kon worden benut. Het credo van Van Wijchen is optimaliseren. “Ga al die verkeersruimtes en grote hallen anders gebruiken en maak daar een goede slag in. Dat kan heel goed. Laat het gebouw meeademen met de vraag die er is, of dat nu het aantal leerlingen is of het soort onderwijs dat wordt geboden.” Bij krimp kun je als schoolbestuur zorgen dat het gebouw een andere invulling krijgt, al is dat niet altijd zonder risico. Door ruimte te verhuren aan gesubsidieerde organisaties zoals een bibliotheek of muziekschool loop je als school nog kans dat de ruimte leeg komt te staan als de subsidies worden beëindigd. “Wij hebben daar onlangs nog slechte ervaringen mee gehad. Wij maakten deel uit van een Kultuurhus, waarvan twee partijen in slecht weer zijn terechtgekomen. De stichting waar het onder valt moet nu maar zien het hoofd boven water te houden.”

Een gebouw is veel meer dan een omhulsel van het onderwijs. Het beschermt tegen de elementen, maar is ook een marketinginstrument. Een school die er goed uitziet, met een terreininrichting die in orde is, die een wijkfunctie heeft, wordt vanzelf een beetje eigendom van die wijk en dat maakt het gebouw een marketinginstrument. “De naam wordt genoemd bij bijeenkomsten, het gebouw wordt een markeringspunt in de wijk en dat kun je als school veel beter uitnutten.”

Voor succesvol vastgoedbeleid, zeker als het gaat om nieuwbouwtrajecten, is het cruciaal om langetermijnbeleid te ontwikkelen. In onderwijs wordt dat doorgaans niet gedaan en kijkt men vooral naar de korte termijn. “Toen ik binnenkwam bij Carmel waren locatiedirecteuren van schooljaar tot schooljaar aan het overleven. Bestuurders keken hooguit vier jaar vooruit, want dan kwam er een nieuw college van B&W. In vastgoed is dat fataal. Daarom zijn de beslissingen die wij tegenwoordig nemen allemaal gebaseerd op de levensduurbenadering.”

Integrale aanpak

Huisvesting & Facilities bij het Carmelcollege ziet vastgoedmanagement als een integraal proces, waar vier vakgebieden bij betrokken zijn. Het uitgangspunt is altijd de ambitie van het individuele schoolbestuur of de schoolleiding. Dat heeft een droom over ideaal onderwijs, waar consequenties uit voortvloeien voor het vastgoed. Welke die consequenties zijn moet goed worden geanalyseerd door het vakgebied vastgoedmanagement. Vervolgens wordt een huisvestingsplan bedacht dat op strategisch en tactisch niveau voldoet. Dat wordt door de afdeling projectmanagement in de markt gezet. Als het gebouw klaar is moet het worden beheerd onder verantwoordelijkheid van het facilitair management. “Eigenlijk is dit het hele huisvestingsproces in een notedop. Om duidelijk te maken hoe we daarmee doelmatige huisvesting realiseren zal ik de rol en functie van die vier vakgebieden toelichten.”

Bestuur/Schoolleiding

Elk bestuur/schoolleiding van het Carmelcollege formuleert een visie over lesgeven. Er wordt een keuze gemaakt welke leermiddelen worden gebruikt en op welke manier zij het onderwijs wil organiseren. De schoolleiding spreekt ook een voorkeur uit voor een locatie voor een schoolgebouw. Zij moeten bij die visie ook rekening houden met aspecten als financiën, leerlingprognoses, personeelsinvloeden en ict-ontwikkelingen.

Veel schoolbesturen in het vo klagen over gebrek aan ruimte. Uit een analyse blijkt dat Carmel op dit moment niet aan de geldende ruimtenormen voor schoolgebouwen voldoet. “Op basis van de normen hebben wij 19% teveel vierkante meters, maar in de praktijk is alle ruimte echt nodig, uitgezonderd een aantal VMBO locaties, daar is de overmaat zichtbaar aanwezig door dalende leerlingaantallen. Een roostermaker op een havo-vwo-school heeft jaarlijks te maken met 860 roostergroepen, met leerlingen die elk jaar een ander profiel kiezen. Dat is dus een soort raketgeleerde, die ervoor moet zorgen dat het allemaal in het gebouw past. Oudere locaties zijn veelal gebaseerd op het geven van traditioneel frontaal onderwijs met een bijbehorende ruimtebehoefte. Dat past niet bij de hedendaagse onderwijskundige inzichten en leidt tot inefficiënt ruimtegebruik. Bij enkele locaties daarentegen is krimp van het aantal leerlingen aan de orde en stichtingsbreed zal deze daling na 10 à 12 jaar zich verder voortzetten. Daar houden we rekening mee.”

Vastgoedmanagement

Als de visie van het bestuur/schoolleiding klaar is gaat de afdeling vastgoedmanagement ermee aan de slag om een tactische analyse te maken. Dat begint met het opstellen van een vastgoeddatabase met alle basisgegevens (aantal vierkante meters, hoe bruikbaar zijn die, welke terreinen horen erbij, wie is de eigenaar daarvan). Op basis van die gegevens wordt een levensduuranalyse gemaakt waarbij de vraag beantwoord wordt wat die school de komende 20 of 30 jaar gaat kosten, gerelateerd aan leerlingprognoses. “Die tactische analyse maken we met een rekenmodel dat samen met de Brink Groep is ontwikkeld. Voor ons is dat een heel belangrijk sturingsinstrument om aan te geven wat een bepaalde school per leerling kost op de langere termijn.”

De afdeling vastgoedmanagement heeft ook een set met standaard kwaliteitseisen vastgesteld. De meeste scholen werken tegenwoordig met prestatiebestekken, maar na een aantal negatieve ervaringen is Leo van Wijchen daarvan teruggekomen. “Onze filosofie is 'als je gaat inkopen moet je goed specificeren'. Het maakt niet uit of het een ballpoint is of een schoolgebouw: inkopen is specificeren.” De kwaliteitseisen zijn gespecificeerd per ruimtefunctie. Van elk type ruimte wordt gedetailleerd aangegeven wat de kwaliteit van het binnenklimaat moet zijn, niet alleen in termen van temperatuur, CO2-niveau en daglicht, maar ook in materialen en afwerking. “Door op die manier te werken kunnen we achteraf terugvallen op de specificaties en zeggen 'beste mensen, dat hebben we niet besteld'. Wij hebben deze werkwijze bij een aantal projecten toegepast en het heeft ons geen windeieren gelegd. Bij de revitalisatie van een school in Deventer kwamen in het eerste jaar 142 installatietechnische manko's aan het licht. Door te werken met kwaliteitseisen kan ik nu heerlijk achterover leunen en tegen de installateur zeggen 'los het maar op, en ik wil geen rekening zien'.

Gebouwkwaliteit is subjectief

Van bouwmaterialen en installaties in een gebouw is het vrij eenvoudig om de kwaliteit te definiëren en vervolgens te meten. Maar hoe staat het met gebouw als geheel? Als voorbeeld nemen we 2 vakantiebestemmingen: een trekkershut op de Veluwe en een luxe 5-sterrenresort in een lekker warm land. Ondanks dat die trekkershut slechts beschikt over basisvoorzieningen zijn er mensen die daar dik tevreden mee zijn. Die gebruiken de hut alleen als slaapplaats en trekken er overdag op uit. Anderen daarentegen gruwelen van zo'n trekkershut en willen persé naar een 5-sterrenresort om daar een groot deel van hun vakantie door te brengen.

De kwaliteit van het onderkomen is dus kennelijk afhankelijk van de gebruiker en heeft alles te maken met het doel waarvoor hij het gebouw wil gebruiken. Dat is ook zo bij schoolgebouwen. Daarom is het belangrijk om die gebruiker als uitgangspunt te nemen bij het realiseren van een schoolgebouw. Daarmee wordt voorkomen dat de kosten worden neergeteld voor een luxe 5-sterrenresort, terwijl het gebouw door de gebruikers wordt ervaren als een trekkershut.

Naast kwaliteitseisen is er ook een standaard bouwkundig programma van eisen gemaakt. Daarin staan alle materialen die Carmel geschikt acht voor gebruik in schoolgebouwen in het vo. “Dat ervaren wij als een heel prettig sturingsmiddel. Wij kunnen architecten, die heel veel ontwerpvrijheid moeten hebben, precies vertellen welke materialen wij geschikt achten en binnen welke kaders hij mag optimaliseren. En de partij die de hoogste kwaliteit in Engineering & Build levert mag het gaan bouwen. Daarmee prikkelen wij partijen om zoveel mogelijk kwaliteit te leveren.”

De afdeling vastgoedmanagement levert uiteindelijk op basis van de visie van het bestuur/ schoolleiding een advies om te gaan renoveren, revitaliseren of nieuw te bouwen. Dat advies wordt geformuleerd op basis van het kernbegrip doelmatigheid: kosten in relatie brengen met kwaliteit. Die kwaliteit heeft alles te maken met de tevredenheid van de gebruikers (zie kader rechts) en ook die kan op een objectieve manier gemeten worden. Daarvoor gebruikt Carmel een kwaliteitsscan, een enquête naar alle gebruikers, die is ontwikkeld in samenwerking met Ruimte-OK en de opleiding Architectural Design Management Systems (ADMS) van de drie TU's.

Projectmanagement

Als een besluit wordt genomen om een project uit te voeren gebeurt dat in het vakgebied Operationele Realisatie van Projecten. De grootste uitdaging is zorgen dat alle betrokken partijen (gebruiker, architect, adviseur, uitvoerende partijen, gemeente) elkaar begrijpen. Dat kan door allemaal dezelfde taal te spreken. Carmelcollege stuurt bij projectmanagement sterk op tijd, geld en vooral kwaliteit. “Een gebouw moet voor het eind van een schoolvakantie in gebruik genomen kunnen worden, we proberen interimkosten te voorkomen en binnen de normkosten te blijven. En als je stuurt op kwaliteit moet je dat meetbaar maken. Dat kan door precies aan te geven wat je wilt aan gevels, wanden, vloeren, daken. Door dat te doen hebben marktpartijen niet de kans om te gaan marchanderen.”

Elke beslissing wordt genomen op basis van het levensduurdenken. “Wij steken daarmee onze nek ver uit, maar als we kunnen investeren in extra duurzaamheid zullen we het niet laten. Via de energierekening of in het onderhoudsbudget gaan we dat uiteindelijk terugverdienen.” Er is ook veel aandacht voor de overdracht van de beheersorganisatie. Door het aantal installaties dat er in zit zijn gebouwen tegenwoordig heel complex. Conciërges zijn doorgaans niet hoog opgeleid, maar moeten de gebouwen wel beheren. “Daarom eisen wij dat er installaties in de gebouwen zitten die bij wijze van spreken beheerd kunnen worden door een banketbakker. Het moet heel eenvoudig zijn om de kloktijden aan te passen als er een keer een bijeenkomst is buiten de standaard schooltijden.”

Leo van Wijchen heeft vele bouwprocessen geanalyseerd, zowel traditioneel als innovatief aanbesteed, om erachter te komen waarom het zo vaak misgaat in de procesbeheersing. Een echt antwoord heeft hij niet gevonden, maar hij vermoedt dat wijzigingen gedurende het bouwtraject verantwoordelijk zijn voor budgetoverschrijdingen. “Het begint met een functioneel pve en daar koppelen we een technisch pve aan. De bouw start, maar halverwege constateren we dat het budgettair toch niet past. Dan wordt er in kwaliteit teruggeschakeld. Bij het vastleggen van die wijzigingen gaat het vaak mis: partijen die later in het proces komen weten dat vaak niet. Ook daarvoor hebben wij samen met ADMS een instrument ontwikkeld. Daarmee kunnen wij die wijzigingen handelen, en voorkomen dat bijvoorbeeld een architect op eigen houtje beslist dat een een luchtbehandelingskast verplaatst moet worden zonder dat de consequenties daarvan zijn bekeken. Met dat instrument hebben wij nu controle over het proces.”

Facilitair Management

Als een gebouw klaar is moet het op een goede manier worden beheerd. In het ontwerpproces zijn keuzes gemaakt die in de komende 20-30 jaar een enorme impact hebben op de exploitatie. Om ervoor te zorgen dat het onderhoud daarop aansluit wordt het meerjarenonderhoud van de installaties en de buitenkant van het gebouw centraal geregeld. Het onderhoud van de binnenkant valt onder verantwoordelijkheid van de school, maar daarbij wordt wel ondersteuning aangeboden.

Slimme tools beschikbaar

Stichting Carmelcollege heeft diverse slimme tools ontwikkeld, zoals een set met standaard kwaliteitseisen, een bouwkundig programma van eisen, een kwaliteitsscan en een instrument voor procesbeheersing. In principe kan iedere onderwijsinstelling in 2013 over deze tools beschikken. Geïnteresseerden kunnen hiervoor contact opnemen met Ruimte-OK.

Contact

Ruimte-OK is gehuisvest in het kantoor van Stichting Waarborgfonds Kinderopvang: Beukenlaan 42 (5651 CD) in Eindhoven. Telefoon: 040 - 232 97 40, e: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. , i: www.ruimte-ok.nl

Carmelcollege heeft de afgelopen jaren veel geld bespaard met energiemanagement. “Wij willen dat een gebouwbeheerder het energieverbruik wekelijks monitort. We hebben dat geautomatiseerd, zodat het op afstand kan worden uitgelezen. Dat lijkt niet een slimme investering, maar in ben waanzinnig blij dat we het gedaan hebben, want het levert ons ontzettend veel geld op.”

Sinds begin 2012 heeft de stichting de inkoop gecentraliseerd. Dat heeft een besparing opgeleverd van 1,9 miljoen op papier, schoonmaak, computers, multifunctionals en energie. “Dat het zoveel oplevert alleen door de krachten te bundelen was ook voor ons een verrassing. Dat geld komt volledig ten goede van het onderwijs.”

Cultuurverandering is de basis

Stichting Carmelcollege heeft het proces om te komen tot doelmatige huisvesting nog niet afgerond. Er wordt onder anderen gewerkt aan een veiligheidbeheersysteem en aan schoonmaak- en afvalmanagement. Maar de basis voor het succes ligt volgens Leo van Wijchen in een cultuurverandering. “Ga anders denken over het gebouw. Zie het niet als kostenpost, maar als kans om je doelstellingen te behalen. En kies de weg van de verleiding. Leg niks op, maar laat zien wat er mogelijk is.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners