Eric van Steen, manager huisvestingsbedrijf Lentiz: “Vraag hulp van buitenaf om de overstap naar een professioneel huisvestingsbedrijf te maken”

E-mailadres Afdrukken

Veel scholen in het vo en po hebben moeite met het professionaliseren van het opdrachtgeverschap. Bouw- en verbouwprojecten verlopen hierdoor niet altijd optimaal en ook de exploitatie van onderwijsgebouwen laat in veel gevallen te wensen over. Dit kost onnodig veel geld. Bovendien wordt niet altijd het volledige potentieel uit de gebouwen gehaald. Om dit probleem het hoofd te bieden is een verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap noodzakelijk, maar veel scholen hebben hier problemen mee. De Lentiz onderwijsgroep  heeft deze stap al wel gemaakt, met professionele hulp van buitenaf. Onyx Vastgoedstrategie begeleidt deze onderwijsinstelling bij diverse nieuwbouwprojecten en heeft geholpen bij het opzetten van een professioneel huisvestingsbedrijf in beheer en onderhoud.

 

V.l.n.r.: Sjaak Kromwijk, Klaas van Harten, Eric van Steen en Frits Wolters.

De eerste contacten tussen de Lentiz onderwijsgroep  en de directie van Onyx Vastgoedstrategie werden gelegd in 2002. Plannen voor de nieuwbouw van het latere Lentiz Life College in Schiedam waren de directe aanleiding. “We hadden daarvoor het opdrachtgeverschap van een bouwproject in Maassluis geheel voor eigen rekening genomen”, vertelt Eric van Steen, manager van het huisvestingsbedrijf van Lentiz. “Dat was op zich best goed gegaan, maar dat heeft ons héél veel energie gekost. Als je de bouw leidt, moet je veel zaken zelf regelen. We moesten zelf bijvoorbeeld bemiddelen bij conflicten tussen de installateur en de architect, zelf het budget bewaken en we moesten zelf de confrontatie aangaan met constructeurs en bouwers. Daar lag onze expertise natuurlijk helemaal niet en dus hebben we naderhand gezegd: dat nooit meer!”

Expertise van buitenaf
Bij de realisatie van het Lentiz Life College haalde Lentiz de benodigde expertise wel van buitenaf, in de personen van projectmanager Sjaak Kromwijk van Onyx Vastgoedstrategie en bestuursmanager Klaas van Harten. Eric van Steen: “Opeens hoefden we niet meer zelf de klappen op te vangen bij conflicten en calamiteiten. We hadden twee stevige partijen die ons in het opdrachtgeverschap begeleidden en voor onze belangen opkwamen bij externe partijen zoals gemeente en aannemers. Dat heeft ons in grote mate ontzorgd. Met de expertise van Onyx hebben we het bouwproject voor het Lentiz Life College gedefinieerd. De projectomschrijving hebben we hierbij tot in de puntjes bepaald en uitgeschreven. De benodigde bedragen hebben we hieraan gekoppeld, net als de bouwtijd en de vierkante meters. Zo hebben we aan de voorkant van het project de juiste parameters gesteld. Belangrijk voor een soepel verlopend bouwtraject van ontwikkeling tot en met realisatie.”

Klaas van Harten: “Scholen hebben in de meeste gevallen ondersteuning van buitenaf nodig als het aankomt op huisvestingsstrategieën. Ze missen in de meeste gevallen simpelweg de kennis. Een externe partij kan ze hierbij ondersteunen. Zowel voor wat betreft het strategisch bestuurlijke deel, als ook het financiële deel en het technische deel. Door de juiste begeleiding rondom aanbestedingen, beheer van projecten, budgetbewaking en juridische vraagstukken komen scholen veel sterker te staan. Maar je hebt dan wel stevige partijen nodig om dat allemaal goed te regelen.”

Programma van eisen
Sjaak Kromwijk: “Het begint allemaal met een goede, gedegen omschrijving van de projectopdracht. Hoeveel vierkante meter heb je nodig en voor welke prijs. De omschrijving moet goed kloppen; de vierkante meters, de financiële onderbouwing, het onderwijs- en ruimteprogramma. Het is daarom heel belangrijk dat er aan de voorkant over alles nagedacht wordt, voordat je iets gaat ontwikkelen. Onyx Vastgoedstrategie heeft laten zien zij scholen hierbij uiterst professioneel en met veel ervaring kan begeleiden. Pas als de projectopdracht helemaal klaar is komen de bouwprojectleiders van ons in actie.”

Uit handen van staatssecretaris van OCW Sander Dekker kreeg Paul Lakens, directeur Lentiz | Life College een mooie cheque overhandigd, als blijk van waardering voor de manier waarop Life College erin slaagt om in het nieuwe schoolgebouw gestalte te geven aan het Life College Concept, waarin talentontwikkeling centraal straat.


Het project Lentiz Life College heeft vanaf het initiatief in 2002 geleid tot de start bouw in 2009 en de realisatie in 2011. De uiteindelijke bouwplaats van de school direct aan de A20 en langs het spoor heeft van de initiatiefnemers en het projectmanagement ondernemerszin en doorzettingsvermogen gevraagd. In een dergelijk ingewikkeld construct met overheden en andere onderwijspartners is een kostenoverschrijding snel aan de orde. Door forse tegenvallers in de uitwerking leunt de onderwijsinstelling zwaar op de verantwoordelijke projectmanager. Het vertrouwen van Lentiz in partijen als Onyx Vastgoedstrategie is dan groot als zij het toch weten te presteren om binnen het taakstellende budget een dergelijk omvangrijk scholenbouwproject te realiseren. Zeker als het onderwijsconcept slaagt met aanwas van leerlingen en de Scholenbouw Innovatieprijs 2013 wint.”

Een mooi voorbeeld van de meerwaarde van externe partijen die ondersteuning bieden bij bouwprojecten, vindt Eric van Steen: “Door deze manier van werken houd je de verantwoordelijke mensen uit de wind. De voorzitter van onze Raad van Bestuur heeft in het voortraject duidelijk zijn stempel gedrukt op het onderwijsaanbod en het programma van eisen. Maar hij heeft zich tijdens de bouw echt geen moment bemoeid met de bouwactiviteiten.”

Sjaak Kromwijk: “Het is belangrijk dat je het programma schrijft met een onderwijsinstelling, die moet daar heel duidelijk een stem in hebben. Het ontwerp, daar moet de onderwijsorganisatie invloed op hebben. Docenten en leerlingen moeten er in leven en werken. De architect moet dienstbaar zijn aan het onderwijsconcept en het programma van eisen. En bepaalt de vorm en de sfeer van het gebouw, wij organiseren het proces en de procedures van ontwikkelen en realiseren. Wij werken bij voorkeur binnen een bouw informatie model (BIM) en een geïntegreerd contract (engineering & build). We leggen in dat geval de ontwerpverantwoordelijkheid bij de aannemer neer. Hun expertise ligt in het realiseren waarbij zij de mogelijkheid krijgen te optimaliseren. Ze ontvangen dus wel een definitief ontwerp met welstandsgoedkeuring waar ze zich aan moeten houden en een programma van eisen met een taakgericht budget. Onyx Vastgoedstrategie en het ontwerpteam toetsen hier voortdurend aan. Zo profiteer je optimaal van de kracht van alle partijen.”

Doordecentralisatie
Het valt Klaas van Harten op dat veel scholen moeite hebben met de professionalisering van
het opdrachtgeverschap, terwijl dat in deze tijd steeds belangrijker wordt. “Veel scholen zien niet wat er de komende jaren allemaal op hen afkomt door de doordecentralisatie en ze lijken het soms ook niet te willen zien. Ze denken nog te vaak dat ze het allemaal zelf kunnen regelen zonder hulp van buitenaf. Vooral in de po-hoek steken nog te veel scho-len hun kop in het zand. Ze denken nog te vaak enkel aan het primaire proces. Maar het gaat in het onderwijs ook om de huisvesting, want je moet wel in een gebouw lesgeven, met een dak boven je hoofd. Dat zit direct aan elkaar vast en kun je niet los van elkaar zien.”

“Om de huisvestingsstrategie goed te borgen in een organisatie moeten onderwijsinstellingen toch echt een huisvestingsbedrijf opzetten”, stelt Van Harten. “Dat is een taak voor het bestuur. Bij de ene organisatie zal het groter zijn dan bij de ander, maar je moet een huisvestingsbedrijf opstarten en daar moet een veertigjarige visie onder liggen. Dat betekent veertig jaar aan huisvestingsplannen zodat het financieel ook helemaal gedekt is. Voor verbouwingen en renovaties moet geld worden gereserveerd. Als dat allemaal goed is geregeld, heb je het echt voor elkaar. Dan kun je in de veertig jaar allerlei projecten opnemen: grote en kleine en de hele grote.”

Van Harten benadrukt dat organisaties daarvoor wel duurzame partijen nodig hebben. “Je moet niet in zee willen gaan met bedrijven die op marges zitten, maar met partijen waarmee je op de lange termijn je onderwijsvisie in de huisvesting kunt vertalen. Door een goed huisvestingsbedrijf op poten te zetten creëer je ook ruimte voor allerlei nieuwe varianten, zoals alternatieve aanbestedingsvormen en andere vormen van financiering, zoals leasecontructies.”

Eric van Steen onderschrijft de woorden van Van Harten. “Onderwijsinstellingen hebben veel verstand van lesgeven, maar niet altijd van bedrijfshuisvesting. Het kennisniveau van het bestuur is wel heel breed, maar het bestuur kan niet van alles in de diepte verstand hebben. Dat is voor ons dan ook de aanleiding geweest om te zeggen: we halen er externe expertise bij.”

Meerjarige huisvestingsplan
De Lentiz onderwijsgroep werkt sinds 2007 met integrale huisvestingsplannen (IHP). “Deze plannen worden jaarlijks bijgesteld”, vertelt Van Steen. “We zijn begonnen met de periode van 2007 tot 2047 en inmiddels behelst het IHP de periode 2014 tot 2054. Het huisvestingsbedrijf heeft binnen de financiële administratie van Lentiz een eigen module met een balans, exploitatiebegroting en liquiditeitsbegroting. We maken daarbij een veertigjaren balans, een winst en verliesrekening en een liquiditeitsbegroting voor veertig jaar. We hebben een vast aflossingsritme, zodat we aan de hand van de liquiditeitsbegroting kunnen kijken waar precies liquiditeitsbehoeften ontstaan. Zo weten we van te voren wanneer we geld nodig hebben omdat er bijvoorbeeld een lening komt te vervallen.”

Klaas van Harten: “Dat is nu dé manier waarop onderwijsinstellingen moeten werken. Ik herinner me nog het eerste project voor Lentiz waarbij ik betrokken was, het Holland College in Naaldwijk. Daarbij hadden we een bedrag per vierkante meter en daar moesten we het mee doen, anders zouden we niet uitkomen. Sindsdien is er veel veranderd; Lentiz is echt een gezond bedrijf geworden. Nu kunnen we naast een bouwbudget een ander deel van het budget neerzetten voor de profilering. Dat zijn nou net de plusjes die het onderwijs helpen bij het primaire proces. Het is daarbij echter wel belangrijk dat het geld is geoormerkt. Geld voor het onderhoud moet naar het onderhoud en geld voor het onderwijs moet naar het onderwijs. Maar met een professioneel huisvestingsbedrijf zijn dat soort zaken altijd goed geregeld.”

Onyx Vastgoedstrategie B.V.
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. | www.onyxvs.nl

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Laatste uitgave