Jean Paul Hofkens, Van Aarle de Laat: "Denk vooraf goed na over uw rol als opdrachtgever"

E-mailadres Afdrukken

Schoolbesturen en gemeentes die een nieuw (school)gebouw laten bouwen hebben vaak de rol van bouwheer. Maar wat die rol precies inhoudt wordt vaak pas gedurende het bouwproces duidelijk. En dan blijkt het bouwheerschap taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met zich mee te brengen waar een schoolbestuur of gemeente niet altijd even gelukkig of bekend mee is. Het is daarom verstandig om vooraf na te denken over de invloed die men wil hebben op het bouwproces en hoeveel risico's in tijd, geld en techniek de opdrachtgever wil lopen. Als dat duidelijk in kaart is gebracht kan er een keuze worden gemaakt voor een geschikte vorm van bouwheerschap en daarmee ook de wijze van aanbesteden.

Een vastgoedtraject kan worden opgesplitst in drie belangrijke fasen: grondverwerving of -overdracht, ontwikkeling van het pand, en eigendom en gebruik. Dit artikel gaat over de vormgeving van de fase ‘ontwikkeling’, dus het hele bouwproces van initiatief tot oplevering. Daar waar van toepassing, komt de fase ‘eigendom en gebruik’ ook aan de orde.

Vormen van bouwheerschap

Niet voor niets wordt de meest geëigende en historisch gegroeide vorm van contractvorming, bouwheerschap en/of opdrachtgeverschap, ‘traditioneel’ genoemd. Daarbij wordt een duidelijke knip, ook contractueel, gelegd in Definitiefase, Ontwerpfase en Realisatiefase. Typerend is dat de rollen van de opdrachtgever, architect en aannemer helder zijn. De afgelopen decennia zijn andere vormen van bouwheerschap ontwikkeld, die in meer of mindere mate succesvol zijn toegepast. Voorbeelden zijn: bouwteam, publiekprivate- samenwerking (PPS), Build Operate Transfer (BOT), Design&Build, Catalogusbouw, et cetera.

Het is belangrijk om vooraf na te denken welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden gewenst zijn in het hele bouwproces – voor opdrachtgever én opdrachtnemer. Dit is te vertalen naar twee essentiële vragen: wat is de gewenste mate van invloed? En, in welke mate kan of wil de opdrachtgever risico lopen? Risico’s in tijd, geld en techniek. Dat moet duidelijk zijn alvorens uitspraken gedaan kunnen worden over de meest geschikte vorm van bouwheerschap.

Invloed op ontwerp en kosten

Van groot belang bij het kiezen van een vorm van bouwheerschap is de mate waarin de opdrachtgever invloed wil hebben op het bouwproces. Invloed is te onderscheiden in invloed op kwaliteit en (dus) invloed op de kosten. De invloed op kwaliteit vertaalt zich in de mogelijkheid om te kunnen/mogen beslissen over inhoudelijk zaken. Bijvoorbeeld over het ontwerp (activiteiten, prestaties, vorm, plattegrond, materialen, kleuren, et cetera). Doorgaans worden deze aspecten omschreven (en vastgelegd) in een meer of minder uitgebreid Programma van Eisen (PvE).

Eigenlijk is het PvE dus een brede definitie, waarin de mate van invloed wordt bepaald. Afhankelijk van de diepgang van het PvE wordt invloed uitgeoefend op het bouwproces. De opdrachtgever dient zichzelf bij aanvang van de ontwikkeling de vraag te stellen of en hoeveel invloed het wil hebben op:

  • prestatie-eisen van het gebouw, kwalitatief en kwantitatief, bijvoorbeeld aantal gebruikers tot en met de hoeveelheid te verversen lucht in een ruimte;
  • ontwerpzaken en tot welk niveau (vorm, plattegronden, materialen, kleuren, detaillering, uitvoeringswijze, et cetera);
  • budget- en kostenverdeling binnen de investeringsopgave;
  • invloed op de kosten tijdens de realisatie en gebruik van het object.

De effecten van invloed kunnen gedurende een ontwikkelproces groot zijn. Veranderingen in een object aanbrengen kan in een beginfase tegen relatief lagere kosten dan bijvoorbeeld tijdens de realisatie van een object. De mate van invloed staat dus in directe relatie met invloed op kosten en daarmee gepaard gaande risico’s.

Risico's nemen kost geld

De relatie opdrachtgever naar opdrachtnemer kan worden gedefinieerd als respectievelijk risicogever en risicodrager. Wanneer risico’s onbekend (of nog niet te kwantificeren) zijn, zijn de kosten om deze risico’s te dragen hoger. Een vergelijking kan worden gemaakt met een verzekering. Van belang is om als opdrachtgever de risico’s te inventariseren. Het gaat daarbij om ontwerprisico’s, aanbestedingrisico’s, uitvoeringsrisico’s tijdens de bouw en exploitatierisico’s. Het is van belang om als opdrachtgever te definiëren tot hoever de risico’s kunnen worden gedragen. Organisatievreemde risico’s moeten in beeld worden gebracht en ter discussie worden gesteld.

Zodra hier duidelijkheid over is, kan bepaald worden op welk moment in de ontwikkeling de risico’s moeten worden overgedragen naar een andere partij. Dat moment wordt het contracteringsmoment genoemd.

Financiën

De financiële gevolgen van het hebben van invloed op de ontwikkeling van een gebouw moeten niet worden onderschat. Een opdrachtnemer kan niet het volledige risico nemen in een proces als de opdrachtgever dit inhoudelijk blijft beïnvloeden. Een voorbeeld daarvan is een aannemer, die binnen zijn aannemingsovereenkomst afspraken maakt over ontwerpwijzigingen. Dit veroorzaakt meerwerk, dat doorgaans kostbaar is en (in principe) niet gewenst. Als een opdrachtgever ontwerpwijzigingen zal inbrengen zal de aannemer willen dat hij bijdraagt in de kosten van het meerwerk.

Bepalend in de contractvorming bij bouwopgaven is de prijszekerheid; op welk moment is voor de opdrachtgever de ‘eindsom’ van de investering bekend? Deze ‘eindsom’ is enerzijds de som voor het bouwen/realiseren van het object en anderzijds de kosten voor de exploitatie van het object. De financieringswijze en de termijn van afschrijving zijn eveneens bepalend. Wanneer in de contracten wordt bepaald wat de ‘eindsom’ is onder vastgestelde uitgangspunten is prijszekerheid geborgd. Een voorbeeld van prijszekerheid is dus de aannemingsovereenkomst met een aannemer, waarin de prijs van het object voor de realisatie tot en met oplevering is vastgesteld. Andere vormen van contracten geven prijszekerheid voor deze en mogelijk andere onderdelen van het vastgoedtraject (grond, ontwikkelen en gebruik).

Een realistisch risicoprofiel is maatwerk

Opdrachtgevers doen er verstandig aan om dát risicoprofiel aan te gaan, dat realistisch is voor hen als opdrachtgever. Het gegeven ‘schoenmaker blijf bij je leest’ is daarbij wellicht een conservatieve houding, maar resulteert doorgaans in een acceptabel risicoprofiel. Externe partijen weten hoe en dat ze kunnen omgaan met voor hen bekende risico’s. Daardoor wordt gebruik gemaakt van ieders talenten.

Door als opdrachtgever vooral te focussen op het uiteindelijke doel van het object, kan positie worden bepaald in de allereerste fase(n) van een ontwikkeling. Een doelstelling tot gebruik met optimale exploitatielasten is doorgaans een waardevol uitgangspunt. Daarna is het verstandig te definiëren tot hoever en wanneer de opdrachtgever zijn eisen en wensen kan en wil vastleggen. Het gaat dan over de rol van de opdrachtgever in de verschillende fasen van de ontwikkeling. Door deze onderwerpen te bespreken en vast te stellen, ontstaat een unieke profielschets van de opdrachtgever.

Om de dimensie 'tijd' in waarde te schatten, moet er met een ‘professioneel oog’ naar externe (markt)partijen worden gekeken. Dit zijn overheden, schoolbesturen, investeerders, beleggers, ontwikkelaars, adviseurs, ontwerpers, aannemers, installateurs, et cetera. Ook de stakeholders van de opdrachtgever zelf zijn belangrijk te onderkennen, omdat hier sprake is van invloed op de eigen organisatie en zijn positie; denk hierbij bijvoorbeeld aan medezeggenschap, Raad van Toezicht, politieke achterban, et cetera. Het resultaat is zicht op de kansen en bedreigingen bij samenwerking met andere partijen.

Opdrachtgevers die een object willen (ver)bouwen doen er verstandig aan advies in te winnen bij een professionele organisatie als Van Aarle de Laat. Hun expertise om dergelijke processen te voeren is onmisbaar om, aan de hand van de profielschets van de opdrachtgever te komen tot een maatwerkkeuze voor het model ‘bouwheerschap’.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

laatste uitgave