“Ontbreken van duidelijk meerjarenperspectief oorzaak van financiële problemen in onderwijsinstellingen”

E-mailadres Afdrukken

De eerste onderwijsinstelling is inmiddels failliet verklaard. Een groot onderwijsconglomeraat staat op omvallen en kan op het nippertje gered worden. Volgens de berichten dreigen circa 30 stichtingen in het primair onderwijs en een onbekend aantal in de overige sectoren failliet te gaan. Het financieel dagblad berichtte op 27 april jl. dat behalve het bovengenoemd conglomeraat nog drie MBO-instellingen in financiële problemen verkeren en onder verscherpt toezicht van de onderwijsinspectie staan. Zo maar enkele berichten die de laatste tijd in de media stonden, waaruit blijkt dat het niet vanzelfsprekend is dat onderwijsinstellingen financieel gezond en ‘in control’ zijn.

Wat is de oorzaak van de financiële problemen waarin een aantal onderwijsinstellingen verkeren? Naast in- en externe omstandigheden, zoals daling van het aantal leerlingen/ studenten, bezuinigingen van de overheid en vergrijzing van het lerarenkorps, zijn vooral het ontbreken van een goed meerjarenperspectief en een goed systeem van interne beheersing de belangrijkste oorzaken dat onderwijsinstellingen in de financiële problemen komen.

Meerjarenperspectief – een must!

Ook de overheid heeft regelmatig gewezen op de noodzaak van een goed meerjarenperspectief, in de vorm van een meerjarenbegroting, meerjarenformatieplan, investeringsbegroting, liquiditeitsbegroting en onderhoudsplan. Zo wees de commissie Don in haar rapport van september 2009 reeds op het feit dat meerjarige begrotingen en risicoanalyses nog geen gemeengoed zijn bij onderwijsinstellingen. Ook bij de evaluatie van de invoering van lumpsum in het primair onderwijs kwam naar voren dat veel instellingen nog geen adequate meerjarenbegroting opstellen.

Naast een goed meerjarenperspectief is ook een adequaat systeem van risicomanagement een noodzakelijk element van een goede interne beheersing. Over dit laatste bent u reeds geïnformeerd in Schoolfacilties van oktober 2011. In dit artikel gaan wij vooral in op het opzetten van een adequaat meerjarenperspectief.

Waarom is een goed meerjarenperspectief een must voor alle onderwijsinstellingen? Daar zijn een aantal redenen voor te noemen:

  • Voorkomen is beter dan genezen. Door een goed meerjarenperspectief ziet u bijtijds aankomen dat u moet bezuinigen of juist middelen overhoudt. Door tijdig te bezuinigen zijn de maatregelen vaak minder ingrijpend en voorkomt u dat u in de negatieve resultaten terecht komt.
  • Het ombuigen van negatieve resultaten door middel van bezuinigen vraagt tijd. De personeelskosten vormen veruit de belangrijkste kostencomponent binnen onderwijsinstellingen. Het collectief ontslaan van personeel is echter iets dat tijd vergt. Procedures bij het participatiefonds of het UWV, overleg met medezeggenschapsorganen en vakbonden, plaatsing in het RDDF (primair onderwijs) kosten relatief veel tijd. U moet er vanuit gaan dat u een termijn van minimaal twee jaar nodig hebt voordat u negatieve resultaten weer hebt omgebogen tot positieve resultaten.
  • Door een goede meerjarenbegroting op te stellen kunt u het effect van bepaalde beleidsbeslissingen in de toekomst zien. Dit voorkomt dat u nu beslissingen neemt met een impact voor de lange termijn, waarvan de gevolgen over enkele jaren niet meer te financieren zijn.
  • Met een goede meerjarenbegroting gekoppeld aan een meerjarenbeleidsplan kunt u middelen effectiever inzetten.

Waarom stelt men geen meerjarenbegroting op?

Instellingen voeren soms allerlei redenen aan om geen meerjarenbegroting op te stellen. Dit varieert van argumenten als tijdgebrek tot het argument dat er te veel onzekerheden zijn om een zinvolle meerjarenbegroting op te stellen.
Ten aanzien van het eerste argument merk ik op dat het mijns inziens geen kwestie van ‘tijd’ maar van ‘prioriteit’ is. Zoals in de inleiding en de alinea hiervoor al is aangetoond, is het van levensbelang voor uw organisatie om over een goed meerjarenperspectief te beschikken.

Het laatste argument lijkt sterker te zijn, maar gaat als we het goed bezien ook niet op. Ik ontken niet dat er veel onzekerheden zijn bij het opstellen van een goed meerjarenperspectief, zoals demografische ontwikkelingen en als gevolg daarvan de ontwikkeling van het aantal leerlingen/studenten, onzekerheden ten aanzien van de bekostiging (het ene moment worden bezuinigingen van € 300 mln. op passend onderwijs te vuur en te zwaard door de minister verdedigd en het volgende moment worden ze met één pennestreek weer doorgehaald), ontwikkelingen in het personeelsbestand etc. Toch behoeven deze onzekerheden geen reden te zijn om geen meerjarenperspectief op te stellen. Wel moet er op een goede wijze mee worden omgegaan. Belangrijk hierbij is dat het meerjarenperspectief geen statisch maar een dynamisch systeem is. Verderop in dit artikel ga ik hier nader op in.

Inhoud van het meerjarenperspectief

Het meerjarenperspectief omvat bij voorkeur een periode van 4-5 jaar. Cruciaal is dat het gekoppeld is aan het meerjarenbeleidsplan. Uw beleidsbeslissingen dienen vertaald te worden naar inzet van (financiële) middelen en getoetst te worden op financiële haalbaarheid, ook op de lange termijn. Dit laatste is van groot belang. Waarom gaat het bij sommige grote (mbo-)instellingen fout? Onder andere omdat men grote investeringen in panden e.d. gepleegd heeft en men zich onvoldoende heeft gerealiseerd of de financieringslasten (rente en aflossing) ook op de lange termijn nog wel zijn op te brengen.

Het meerjarenperspectief bestaat uit de volgende componenten:

  • Meerjarenbeleidsplan
  • Leerlingenprognose
  • Investeringsbegroting
  • Meerjarenonderhoudsplan
  • Meerjarenformatieplan en personeelsbegroting
  • Meerjarenexploitatiebegroting
  • Meerjarenliquiditeitsbegroting
  • Kengetallen als solvabiliteit, current ratio, kapitalisatiefactor, buffervermogen, weerstandsvermogen etc.

Proces meerjarenperspectief

Het opstellen van een meerjarenperspectief begint met het opstellen van het meerjarenbeleidsplan (zie schema). Vervolgens bepaalt u welke financiële middelen er nodig zijn om nieuwe beleidsvoornemens te kunnen realiseren en welke middelen er vrijkomen door het afronden of vervallen van bestaand beleid. Op basis van informatie over de huidige stand van zaken (financiën, leerlingen, huisvesting, inventaris, personeelsgegevens) en daaraan toegevoegd de middelen die nodig zijn voor het nieuw beleid en de consequenties van externe factoren (overheidsbezuinigingen, ontwikkeling leerlingaantallen etc.) stelt u achtereenvolgens de investeringsbegroting, het meerjarenonderhoudsplan, het meerjarenformatieplan en de meerjaren exploitatiebegroting op. Als sluitstuk stelt u de liquiditeitsbegroting op en bepaalt u de financieringsbehoefte. Als deze stappen zijn doorlopen, of tijdens het proces kunt u tot de ontdekking komen dat de beleidsvoornemens financieel niet haalbaar zijn en de meerjarenbegroting niet binnen de gestelde kaders blijft. Bijstelling van het beleid en de begroting is dan noodzakelijk.

Het meerjarenperspectief is, zoals al eerder opgemerkt, een dynamisch systeem. Dat betekent dat het voortdurend bijstelling behoeft. In ieder geval zal het jaarlijks geactualiseerd moeten worden, waarbij tevens de horizon met een jaar wordt opgeschoven. De eerste jaren geven een grotere mate van betrouwbaarheid aan, omdat er minder onzekerheden zijn, dan de laatste jaren. Incidenteel kan het nodig zijn om de meerjarenbegroting tussentijds te actualiseren, namelijk als er zich onverwachte gebeurtenissen voordoen die een grote financiële impact hebben die niet te voorzien waren, of als u inschattingsfouten hebt gemaakt die grote financiële gevolgen hebben.

Ten behoeve van het opstellen van meerjarenbegrotingen zijn diverse modellen in omloop, die goed gehanteerd kunnen worden. Realiseert u zich hierbij wel dat een goede meerjarenbegroting altijd maatwerk is! Het opstellen van een meerjarenbegroting is geen ‘invuloefening’, maar vraagt een goede doordenking en creativiteit.

Valkuilen en slot

Tot slot noem ik nog enkele belanrijke valkuilen bij het opstellen van een meerjarenbegroting:

Marien Rozendaal RA is directeur-partner bij Van Ree Accountants en bij Van Ree Onderwijsadviseurs en bij deze organisaties eindverantwoordelijk voor de onderwijsadvies en –controlepraktijk. Wilt u meer weten over het opzetten van een meerjarenperspectief, interne beheersing of planning & control binnen uw organisatie? Neem dan contact op met Marien Rozendaal RA (tel. 0342-40 85 08) of kijk op www.onderwijsaccountant.nl.
  1. De meerjarenbegroting wordt opgesteld op basis van het verleden, waarbij geen of onvoldoende rekening wordt gehouden met de effecten van nieuw beleid.
  2. De meerjarenbegroting wordt opgesteld op basis van ondeugdelijke informatie.
  3. Het effect van inflatie, zowel aan de baten- als aan de lastenkant wordt onderschat en niet meegenomen.
  4. Men houdt onvoldoende rekening met de effecten van de vergrijzing van het personeelsbestand.

U zult waarschijnlijk overtuigd zijn van het nut en de noodzaak van het opstellen van een goed meerjarenperspectief. Waar interne specifieke deskundigheid op dit gebied ontbreekt of onvoldoende aanwezig is, kan het raadzaam zijn een externe deskundige in te schakelen.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners