Rob Westerdijk, businessmanager HAN: “HRdigitaal maakt het voor schoolbestuurders mogelijk individuele prestaties te meten”

maart 2011 Schoolfacilities Bedrijfsvoering - Administratie
Afdrukken

Prestatiebeloning heeft ook in het onderwijs zijn intrede gedaan. Het kabinet Rutte heeft hiervoor ruimte gemaakt, met als doel de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren door schoolbesturen een resultaatgericht beleid te laten voeren. Los van de vraag of de onderwijssector wel geschikt is voor individuele prestatiebeloning of teambeloning, zal het HR-management in het onderwijs professioneler moeten. Rob Westerdijk: “Aansturen en beoordelen op onderbuikgevoel is niet langer wenselijk.”

Westerdijk, manager van het Expertisecentrum Economie en Management van de HAN in Arnhem, kent het onderwijsveld van binnen uit. Hij kan zich de commotie rond de uitspraak van de overheid “dat vijf procent van de leraren als excellent beloond kan worden” wel voorstellen. Dit is een aanname die natuurlijk nergens op gestoeld is. Evenals de suggestie dat iedereen binnen zijn organisatie wel weet wie de beste leraar is. Dat kan wel zo zijn, maar misschien zijn er binnen een schoolorganisatie drie die voor een prestatiebeloning in aanmerking komen. Daarom stelt Westerdijk de allesomvattende vraag: “Hoe bepaal ik dan wie de prestatiebeloning krijgt?” Met als antwoord: “Professionaliseer uw HR-management. Hiervoor zijn meetbare indicatoren nodig. Immers meten is weten!”

“HRdigitaal onmisbaar om gedrag medewerkers te veranderen”

Elke manager kan erover meepraten: “Niets is moeilijker dan het veranderen van gedrag. Hoe verander je zorgverleners in resultaatgerichte audiciens?” In dit voorbeeld zijn paralellen met het onderwijs te trekken. Peters Peters, directeur van Beter Horen, stond in 2009 voor de uitdaging om zijn organisatie met 750 medewerkers resultaatgericht te maken. De mensen van Beter Horen waren vooral gemotiveerde zorgverleners.”

Peters betrok HRdigitaal bij zijn plannen. Gezamenlijk kwamen ze tot de conclusie dat meetbare indicatoren (KPI’s: Key Performance Indicatoren) nodig zijn om mensen succesvol te laten veranderen. De web-based applicatie HRdigitaal bood hierbij de ideale ondersteuning. “We hebben voor elke medewerker vier ‘zachte’ en vier resultaatgerichte KPI’s geformuleerd. Een voorbeeld van een zachte indicator is klantgerichtheid. Resultaatgerichte indicatoren zijn bijvoorbeeld het behalen van de sales targets en het aantal afspraken met klanten. Elke maand ontvangen de managers een rapportage die ze met hun medewerkers kunnen bespreken.”

Ook de gesprekscyclus professionaliseerde Beter Horen met HRdigitaal. In het begin van het jaar worden met de medewerkers afspraken gemaakt over de doelstellingen. Managers en medewerker ondertekenen deze digitaal. Het management kan in HRdigitaal eenvoudig in de gaten houden of dat ook daadwerkelijk gebeurt. Halverwege het jaar vinden de functioneringsgesprekken plaats, gevolgd door beoordelingsgesprekken aan het einde van het jaar. En ook deze worden digitaal ondertekend. “De beoordeling is niet vrijblijvend. Dat is de kracht van ons systeem. Je kunt resultaten wel meten, maar wat zijn de consequenties? Wij hebben een vijf-traps normering bedacht, van onvoldoende tot uitstekend. Afhankelijk van de norm die een medewerker haalt, krijgt hij of zij salarisverhoging. Van geen verhoging tot maximaal tien procent voor een medewerker die uitstekend presteert!” De beoordelingen van de managers worden jaarlijks geijkt. Ofwel: ze worden vergeleken met landelijke curves, om vast te stellen of een manager niet structureel te positief of te negatief beoordeelt.

Peters is uitermate tevreden over de resultaten tot nu toe. “HRdigitaal is voor ons onmisbaar bij deze gedragsverandering. Zonder dit systeem hadden we de verandering nooit zo efficiënt en effectief kunnen realiseren. Want onderschat het niet, zorgverlenende mensen resultaatgericht maken, is een fundamentele verandering. Inmiddels zien we in de cijfers terug dat de resultaatgerichte aanpak effect heeft.

Managementdashboard

De web-based applicatie van HRdigitaal biedt hiervoor de mogelijkheid. Dit is human resources software waarmee het mogelijk is om de papieren dossiers en gespreksverslagen overzichtelijk te digitaliseren en te raadplegen. Omdat het web-based is, is geen technische implementatie nodig. Een schoolbestuur krijgt met HRdigitaal een managementdashboard ter beschikking waarmee hij vanuit een centraal punt zijn hele organisatie kan overzien en kan aansturen. Hiermee kan een bestuur haar beleid bij doorstroom en uitstroom van personeel veel beter onderbouwen door zich te baseren op feiten. Dat is belangrijk om inzicht te hebben in de ontwikkeling en beheer van het menselijk kapitaal binnen een onderwijsinstelling.

HRdigitaal is een personeelsdossier, waarin per medewerker alles wordt vastgelegd: van arbeidsvoorwaarden tot competenties en van gesprekverslagen tot declaraties. Niet alleen zijn verlofregistratie, cv’s of strategische zaken als leeftijdsfasebewust personeelsbeleid en loopbaanplanning snel en gemakkelijk vast te leggen. Ook de interactie met docenten en ander personeel wordt mogelijk, omdat zij zelf hun gegevens kunnen bijhouden. Dit geeft vertrouwen.

Functioneringsgesprekken

Westerdijk: “Met HRdigitaal is het eenvoudig om informatie snel terug te vinden. Nooit meer zoeken naar de feiten die ingenomen standpunten onderbouwen bij een beoordelingsgesprek of een ontslagprocedure. Bovendien beschikt u altijd over managementrapportages op maat. In één oogopslag heeft u inzicht in de prestaties van uw medewerkers, in het verloop van het ziekteverzuim en welke functioneringsgesprekken zijn gevoerd.
HRdigitaal functioneert bovendien een actieve assistente. Door de intelligentie van het systeem geeft het zelf herinneringen, waarschuwingen en meldingen. “Moet u uw goedkeuring geven op een mutatie, wordt uw reactie verwacht, is het tijd om een gesprek te plannen? HRdigitaal geeft een geheugensteuntje. Wilt u weten of een vacature intern ingevuld kan worden of welke eisen bij een managementfunctie horen? Het systeem stelt de interne kandidaten aan u voor.”

Verhoging prestaties en resultaten

De inzet van het personeel is bepalend voor de prestaties van een onderwijsorganisatie. Deze succesfactor is met HRdigitaal te managen en te sturen op resultaten, door mensen op het juiste moment de juiste aandacht te geven. Basale handelingen als het vastleggen en opzoeken van gegevens worden voortaan snel, eenvoudig, compleet, eenmalig en eenduidig uitgevoerd. Rijen hangmappen maken plaats voor een computer met internetverbinding.

Door deze kwaliteits- en efficiencywinst, ervaren de docenten haar bestuur als een professionele werkgever die niet alleen haar belofte nakomt, maar ook herinnert aan wederzijds gemaakte afspraken en verplichtingen. Immers de functionaliteit van HRdigitaal is onder meer de koppeling tussen (delen van) functiebeschrijvingen en competentieprofielen. Westerdijk: “Het bestuur houdt hiermee scherp zicht op de ontwikkelingen binnen het personeelsbestand. Over arbeidsvoorwaarden ontstaan geen misverstanden meer. Dit wekt vertrouwen en zal de arbeidsvreugde een positieve impuls geven, wat op zijn beurt weer de basis is voor een dalend ziekteverzuim!”

Meer informatie

www.hrdigitaal.nl

Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

026-369 13 00

Deel dit artikel op:

Tags:HR-management