Ger Simjouw: "Met nieuw managementsysteem van Unit4 beter sturen op efficiency en kwaliteit"

E-mailadres Afdrukken

Stichting Prosco neemt in schooljaar 2011-2012 als eerste administratieve dienstverlener het nieuwe managementinformatiesysteem voor onderwijsinstellingen van UNIT4 in gebruik. Prosco zet UNIT4 EMS (Educational Management System) in om de administratieve rompslomp te verminderen en de bedrijfsvoering te verbeteren. Volgens directeur Ger Simjouw van Prosco past de portal in de ontwikkeling dat scholen zich bij steeds meer partijen moeten verantwoorden.

Stichting Prosco is een fullservice dienstverlener voor het primair en voortgezet onderwijs, die net als bestuursorganisatie BOOR begin 2008 is voortgekomen uit de Dienst Openbaar Onderwijs Rotterdam. Prosco verzorgt onder meer voor BOOR (86 scholen, 6.100 personeelsleden) alle ondersteunende werkzaamheden, zoals de financiële administratie, personeels- en salarisadministratie, HRM-advies, juridische dienstverlening, huisvesting en onderhoud van gebouwen.

Prosco streeft ernaar de dienstverlening zoveel mogelijk te digitaliseren, te automatiseren en de processen slim in te richten. De integraliteit staat daarbij centraal. “Als de bedrijfsvoering niet op orde is, werkt dat door naar alle lagen, ook naar de primaire taak: het onderwijs. Wij hebben talloze projecten lopen om die bedrijfsvoering zo soepel mogelijk te laten verlopen, zoals het digitaliseren van de poststroom en digitale factuurverwerking. Als die processen goed zijn ingericht kosten ze minder mankracht, de kans op fouten neemt af en het is heel transparant.”

Salarissysteem

In de onderwijs-cao zitten bijzonderheden die in andere cao's niet niet voorkomen. Onder verantwoordelijkheid van het ministerie is daarvoor in het verleden het salarissysteem Educaat/Caso ontwikkeld, dat door het hele onderwijs werd gebruikt. Doordat ook in de onderwijssector marktwerking ontstond, kwamen er andere systemen op de markt. Dat leidde ertoe dat Educaat/Caso via wat omzwervingen terechtkwam bij Raet, dat het gebruikt naast het eigen salarispakket voor het onderwijs. Educaat/Caso zal door Raet tot 2014 in de lucht worden gehouden en daarna zullen de meeste gebruikers een nieuwe keuze moeten maken.

Stichting Prosco heeft kritisch nagedacht over die ontwikkeling. Zij heeft duidelijke ideeën over het salarissysteem dat men in de toekomst wil gebruiken en een onderzoek gedaan onder de vijf grote leveranciers van salarissystemen voor het onderwijs. Daar is Unit4 als beste kandidaat uitgekomen, met name vanwege de achterliggende technologie. “Unit4 heeft onze voorkeur omdat de andere leveranciers wat oudere systemen hadden met een mooie schil er omheen. Vergelijk het met een auto van 20 jaar oud die je helemaal opknapt. Het ziet er perfect uit, maar het blijft een oude auto. Unit4 is gebaseerd op de nieuwste technieken. Vanuit die gedachte kunnen we dus weer een aantal jaren vooruit.”

Proces Orchestratie en Management Cockpit

De werkzaamheden die Prosco doet voor de schoolbesturen draaien op verschillende systemen. Er zijn systemen voor financiële administratie, salarisadministratie, personeelsbeleid, leerlingadministratie, bouwzaken, managementadvies. Dat is best lastig. Enerzijds om er managementinformatie uit te halen en anderzijds om alle systemen administratief op orde te houden. “Als een leerkracht zich ziek meldt, moet een aantal processen in gang worden gezet: er moet gekeken worden of er een vervanger is, er moet een traject richting de bedrijfsarts gaan lopen, etc.. Dat zijn allemaal zaken die handmatig in gang worden gezet, met alle daarbij behorende risico's. Wij streven naar een oplossing waarmee een ziekmelding op één plek kan worden ingevoerd, waarna al die deelprocessen vervolgens automatisch gaan lopen.”

De oplossing die Prosco heeft bedacht bestaat uit twee lagen, die boven de informatiesystemen worden gelegd (zie figuur). De eerste laag is de zogeheten Proces Orchestratie. Die zorgt ervoor dat processen automatisch worden uitgevoerd. De tweede laag is de Management Cockpit. Daarin komt alle informatie uit de systemen bijeen als managementinformatie. De Management Cockpit wordt gebruikt door zowel de directie als mensen van de werkvloer. Zij hebben elk hun eigen informatiebehoefte, dus de Cockpit kent een gelaagdheid en biedt bovendien veel vrijheden in de wijze waarop de informatie wordt gepresenteerd. “Wij hebben een andere leverancier al een dergelijke oplossing laten bouwen, maar die is vijf jaar oud en moet worden gemoderniseerd. We hadden al gekozen voor het salarispakket van Unit4, maar we kiezen nu ook voor dit totale concept van Unit4 in combinatie met Topicus. De strategie naar de toekomst en de mogelijkheden die we samen verder gaan ontwikkelen is dus een bijkomend voordeel.”

Unit4-EMS

De webportal met de naam Unit4-EMS (Educational Management System) komt in schooljaar 2011-2012 op de markt. Unit4 levert de oplossingen voor hrm, payrollen financiële administratie, recruitment, Employee Self Service en Manager Self Service. Standaard zijn er koppelingen met Foleta (formatieplanning, les- en taaktoedeling), en de leerlingadministratiesystemen Parnassys, Educus, Vocus en @VO. De procesorchestratielaag en het managementdashboard worden gebouwd door ICTdienstverlener Topicus. Dat bedrijf heeft veel ervaring met dit soort toepassingen in de zorg en de financiële wereld. Oplossingen van andere leveranciers, zoals Exact voor de financiële administratie, kunnen aan het EMS worden gekoppeld.

Ger Simjouw krijgt soms verbaasde blikken als hij vertelt dat Prosco heeft gekozen voor Unit4. “Ik begrijp dat wel. Zij hebben in het onderwijs nog geen track record en toch kiezen wij als grote organisatie voor hen. Wij hebben vertrouwen in hun visie. Tegelijk zijn ze wel zo reëel dat de eerste doelstelling is dat er in januari juiste salarisstroken zijn en dat alle betalingen conform de eisen betaald worden. Met Topicus hadden wij al langer contacten. Je ziet bij hen in de producten een doorlopende aansluitende lijn (Parnassys, Vocus, Educus). Dan ben je af van die scheidingsmomenten. Vooral het concept Onderwijsbrug en Zorgbrug (beide regionale oplossingen voor onderwijslogistiek), nu in 1e release beschikbaar, spreken ons zeer aan en verbeteren onze servicepositie als administratiekantoor in het onderwijs. Dat is naar mijn mening echt het onderscheidende in het verhaal.”

Meer dan bedrijfsvoering

De Management Cockpit is voor Prosco een succes als straks alle informatie over een school, die is opgeslagen verspreid over diverse onderliggende systemen, via één tool zijn op te vragen. Daarbij gaat het niet alleen over informatie die betrekking heeft op de bedrijfsvoering, maar ook over informatie over de onderwijskwaliteit. “Het moet niet alleen een bedrijfsvoeringssysteem zijn. Het moet zowel informatie over de bedrijfsvoering als over de onderwijskwaliteit moeten genereren. Alleen dan kun je je verantwoorden aan alle bij het onderwijs betrokken stakeholders.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Agenda

Geen evenementen

mei uitgave

Partners