Patty Proenings: "Eigen financieel deskundige garandeert sterker fundament onder beleid"

maart 2010 Schoolfacilities Bedrijfsvoering - Administratie
Afdrukken

Staatssecretaris Dijksma vindt dat schoolbesturen zelf voldoende financiële deskundigheid moeten hebben om op een verantwoorde wijze beleid te kunnen uitstippelen. Nu leunen veel besturen voor die kennis op administratiekantoren. Patty Proenings, hoofd financiën bij stichting Prodas (foto), is het roerend met haar eens. “Wij zijn een organisatie van 28 scholen, er gaat 24 miljoen in om. Zoals veel schoolbesturen hebben wij veel deskundigheid op het gebied van personeelsbeleid; expertise over huisvesting en facilitaire zaken kunnen we inhuren. Om als financieel deskundige in staat te zijn vanuit een helikopterview gedegen beleidsadviezen te geven moet je goed vertrouwd zijn met de organisatie. Dat moet je als schoolbestuur beslist niet uitbesteden.”

Stichting Prodas heeft ruim vijf jaar geleden besloten om de financiële administratie in eigen huis te halen. Patty Proenings werd hoofd financiën en na een uitgebreide inventarisatie is 2006 als overgangsjaar gebruikt om zowel de financiële administratie als de salarisadministratie zelf te gaan voeren. Prodas heeft daar geen moment spijt van gehad, want de betrokkenheid bij de financiering is in de organisatie een stuk groter geworden. “Doordat we zelf de administratie doen zijn de lijntjes met de bestuursleden en de directeuren heel kort. Over elke factuur wordt nagedacht. Want die factuur komt uiteindelijk in de jaarrekening. Dus bewustwording en terugkoppeling naar de directeuren zorgen uiteindelijk voor kwaliteitswinst bij de inkoop.”

Efficiency in details

Die betrokkenheid heeft Prodas al veel geld opgeleverd. Facturen worden niet meer dubbel of drie keer betaald. En ook de louche facturen, waar iedere school last van heeft, maken nog weinig kans. “Al onze 28 scholen kregen een rekening van 500 euro om de contactgegevens te publiceren op een bedrijvensite. Dat werd in het verleden klakkeloos betaald in de veronderstelling dat het ging om de officiële telefoongids. Ik besef dat het om details gaat, maar tel het maar eens op.”

Waar ook veel geld valt te verdienen is huisvesting. Schoolbesturen fungeren vaak als tussenpersoon tussen de bouwbedrijven en de gemeente. Zij moeten de facturen betalen en kunnen die vervolgens declareren bij de gemeente. Als je een goed inzicht hebt in deze geldstromen kun je directe afspraken maken met gemeenten. Het gaat dus niet alleen om ‘boekhouden’, maar ook over meedenken. Die mate van ondersteuning kunnen administratiekantoren nooit bieden. “Administratiekantoren zijn niet goed op de hoogte van de afspraken en declareren lang niet alle facturen bij de gemeenten. In mijn eerste jaar heb ik mezelf driedubbel terugverdiend door een factuur uit 1999 alsnog te declareren bij de gemeente.”

Financiële en salarisadministratie

Het leeuwendeel van het budget in het onderwijs, ongeveer 85 procent, wordt besteed aan salarissen. Door de salarisadministratie en de financiële administratie te koppelen en zo in te richten dat er snel inzicht is in de personele lasten heeft Prodas een enorme kwaliteitsslag gemaakt. “Daar haal je veel voordeel uit in de communicatie naar de scholen. Maar ook als de Raad van Bestuur keuzes maakt op personeelsgebied kan ik meteen de vertaalslag maken naar zowel de salarisadministratie als de financiële administratie. Dus we kunnen vooraf aan de hand van meerjarenbegrotingen heel goed inschatten wat de gevolgen van beleidskeuzes zijn. Dat inzicht is met name belangrijk voor het personeelsbeleid, omdat wij te maken hebben met krimp van het aantal leerlingen.”

Logge organisaties

Ondanks dat administratiekantoren zich de laatste jaren meer zijn gaan toeleggen op advies denkt Patty Proenings dat zij het in kwalitatief opzicht nooit zullen winnen van schoolbesturen met een eigen financiële administratie. Administratiekantoren zitten op te grote afstand van de schoolbesturen en zijn te weinig betrokken. Het zijn bovendien vaak logge organisaties, die strikte kaders hebben waarbinnen gewerkt moet worden. Schoolbesturen passen lang niet altijd binnen die kaders en bestuursleden beschikken ook vaak niet over voldoende kennis om de juiste vragen te stellen. “Tijdens het overgangsjaar in 2006 verliep de samenwerking met het administratiekantoor vrij stroperig. Als je iets inhoudelijk gewijzigd wilde hebben in de structuur van de software moest dat in een overleg besproken worden of moest er eerst een backup worden gemaakt en dat kostte minimaal twee weken. Zo kun je toch niet werken?”

Oppotten door onzekerheid

Dat schoolbesturen relatief grote financiële reserves aanhouden vindt ze niet zo vreemd. Er zal heus niet bewust zijn opgepot, maar als je niet weet binnen welke grenzen je kunt opereren ben je geneigd zuinig aan te doen. Ze maakt zich wel zorgen dat de kengetallen waar scholen volgens de commissie Don aan moeten voldoen ondoordacht worden beoordeeld. “Stel je hebt een miljoen euro in reserve en Don vindt dat 5 ton reserve voldoende is. Dan kun je de 5 ton die je over hebt in twee jaar gaan opmaken. Leuk en aardig, maar als je die 5 ton inzet in personeel – wat vaak de praktijk is – heb je na die twee jaar een vet probleem. Want dan ben je verplichtingen aangegaan. Dus waak ervoor dat je zaken niet ad hoc oplost. Breng het eerst heel goed in kaart en kijk ook naar de langere termijn.”

Jaarverslagen

Schoolbesturen, voor wie het jaarverslag dat gepresenteerd wordt door het administratiekantoor een volslagen verrassing is, zijn niet In Control en hebben onvoldoende grip op het beleid. Zij doen er volgens Patty Proenings goed aan een eigen financieel beleidsmedewerker in dienst te nemen. De bekostiging van die medewerker moet komen uit de beleids- en managementsvergoedingen, maar zo’n medewerker kan zichzelf ook terugverdienen. Want door goed In Control te zijn functioneert het bestuur als organisatie beter, is er betere interne communicatie en wordt er efficiënter gewerkt.

Schoolbesturen die met deze problematiek bezig zijn kunnen het best te rade te gaan bij collegabesturen. Er is ook veel kennis beschikbaar bij organisaties als Vos/Abb en de stichting Expertise Centrum Onderwijs (ECO).

Deel dit artikel op:

Tags:administratiefinancieel deskundige