Patty Proenings, Prodas: "Schoolleiders vinden financiën een lastig onderwerp"

E-mailadres Afdrukken

Sinds de invoering van de lumpsumfinanciering in 2006 staat de financiële-, personeels- en salarisadministratie op menig bestuursagenda. In navolging van andere onderwijssectoren moest ook het primair onderwijs bedrijfsmatig geëxploiteerd worden. Het is dus niet zo verwonderlijk dat bekostiging een lastig onderwerp is voor schoolleiders die tot voor kort met een declaratiestelsel werkte. Daar komt nog eens bij, dat de onderwijsadministratie sinds 1 januari 2009 btw-belast is. Nieuwe aanbieders betraden de markt voor de personeels- en salarisadministratie, waar Caso tot voor enkele jaren monopolist was. Prodas koos voor Merces in Tiel.

Volgens Patty Proenings blijkt de markt voor het primair onderwijs het meest complex, onder andere door gegevenslevering aan bijvoorbeeld het Vervangingsfonds en het Ministerie van OCW, en door ingewikkelde deel- en vervangingsbetrekkingen. Gerenommeerde spelers op de landelijke of wereldmarkt voor salarisverwerking onderschatten deze complexiteit en betaalden leergeld. Ontwikkelingen in techniek en regelgeving leiden tot nieuwe vragen, zoals het digitaal kunnen autoriseren van facturen of het vastleggen van competenties in het kader van de Wet BIO.

Een tailormade onderwijspakket

Van de dertienhonderd schoolbesturen in het primair onderwijs voeren enkele tientallen organisaties de administratie volledig in eigen beheer. Daaronder schaart ook Prodas zich. Zij heeft voor Merces gekozen omdat dit bedrijf in staat is het onderwijs van binnenuit te begeleiden. Samenwerking met SAP en Magma in het pakket Merces@work, heeft er toe geleid dat dit systeem inmiddels door ruim honderd onderwijsinstellingen (BVE, VO en PO) wordt gebruikt als pakket voor de salarisverwerking, personeelsadministratie en het verzuim- en competentiemanagement. Merces biedt klanten van Merces@work een aantrekkelijke licentie van Exact aan om daarmee de financiële administratie te voeren.

Als hoofd administratie en controller van een organisatie met 28 schoollocaties in Deurne, Asten en Someren weet Patty Proenings waar zij het over heeft. Zij heeft jarenlange ervaring, is afkomstig van een landelijk accountantskantoor en heeft veel financiële administraties de revue zien passeren. Door de invoering van lumpsum is het belang van een goed functionerende financiële functie binnen onderwijsorganisaties veel groter geworden. Schoolbesturen moeten steeds meer zelf beleid bepalen en hebben daarom behoefte aan snelle en goede informatie.

Schoolleiders ontzorgen

Schoolleiders moeten zich op het geven van onderwijs kunnen concentreren. Van bijkomende zorgen moeten wij hen zoveel mogelijk ontlasten. Ze heeft gemerkt dat schoolleiders financiën een lastig onderwerp vinden. Rond de invoering van de lumpsum bekostiging was het even spannend. Patty Proenings zegt veel tijd te hebben gestoken in het geven van uitleg hoe een financieel overzicht te lezen. Naast de financiële administratie voert Prodas ook de salarisadministratie onder eigen beheer. Dat moet ook wel want ruim tachtig procent van de begroting gaat op aan personeelskosten. Daarom is gekozen voor Merces@Work. Met deze salarisadministratie is een goed personeelsinformatiesysteem in te richten. Daar waren we stapje voor stapje mee begonnen, te beginnen met de Wet Poortwachter. Daarna de contacten met de Arbodienst en de bedrijfsarts. Ook wil ik vanuit ons systeem een meerjarige personele kostenplanning kunnen maken. Goed omgaan met de lumpsum betekent dat we langer vooruit moeten gaan kijken.”

Geholpen bij de implementatie

Om als een van de eerste besturen in het primair onderwijs de overstap te maken, van Caso naar een andere salarisadministratie, beleefde Patty Proening niet als een griezelige operatie. Merces heeft ons vooraf goed geïnformeerd over alles wat er tijdens de implementatie zou moeten gebeuren. In de laatste twee maanden voor de overstap heeft een adviseur van Merces hier bijna wekelijks gezeten. Had je tussendoor vragen, kon je altijd een beroep op hem doen.

Twee medewerksters zorgen voor het bijhouden van de gegevens in Merces@Work. “We zijn heel blij met hun enorme inzet, maar beseffen ook welk risico we lopen mochten zij een keer uitvallen. Een informatiesysteem als dit kun je niet laten bijwerken door een uitzendkracht. Met Merces hebben we daarom een backup/vangnet-regeling getroffen. Indien nodig neemt een ingewerkte administratieve kracht uit Tiel het van ons over.”

ECO kan kennis en kunde leveren

De scepsis die vooraf aanwezig was over het in eigen beheer nemen van de volledige administratie kan Patty Proening na twee jaar werken in het onderwijs wel begrijpen. Er was veel verzet tegen de lumpsum bekostiging en werd als een ware cultuurschok beleefd. Dat was het natuurlijk ook. Nu moet je bedrijfsmatig en toekomstgericht denken kan en moet je ook meerjarig denken, met reserveringen, met plussen en minnen. Mijn ervaring op een accountanskantoor waar ik veel voor het bedrijfsleven werkte komt nu goed van pas. Ik heb daardoor een wat andere kijk op winst en verlies, meevallers en tegenvallers gekregen. Als een groter schoolbestuur een gedegen beleid voert, kan het toe met minimale reserves. Voordat we de administratie in eigen hand namen, hadden alle scholen één of meer reservepotjes. Waar we nu toe in staat zijn, is zonder risico’s zo veel mogelijk geld uit te geven aan onderwijs. Deze kennis wil Patty Proenings delen met haar collega’s. Zij is steevast te vinden op regionale bijeenkomsten in het zuiden van het land. Bovendien is zij samen met Jan de Gruyter materiedeskundige in de vakgroep “Financiën & Recht” van Stichting Expertise Centrum Onderwijs (ECO). Hier zal alle kennis en ervaring samenkomen, ten dienste van het hele onderwijsveld.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Agenda

Geen evenementen

mei uitgave

Partners