Rick de Wit: "Een tijdige en goede administratie vereist kennis en een heldere eigen visie"

E-mailadres Afdrukken

Dat de kwaliteit van de financiële-, personeels- en salarisadministratie voor veel onderwijsorganisaties een bron van zorg en ergernis is, wijt Infinite Financieel aan de kwaliteit van het administratiekantoor, de samenwerking hiermee of aan de eigen administratieve unit. Genoemd bedrijf helpt u grip te krijgen op uw interne organisatie door financiële sturing, bedrijfsvoering en administratieve processen.

Om uiteenlopende redenen staat de wijze waarop de financiële, personeels- en salarisadministratie gevoerd wordt op de bestuurs-agenda. Werknemers uit het bedrijfsleven die in het onderwijs aan de slag gaan stellen kritische vragen over het administratieve proces. Onderwijsadministratie is sinds 1 januari 2009 BTW-belast. Nieuwe aanbieders betreden de markt voor de personeels- en salarisadministratie, waar “CASO” tot voor enkele jaren monopolist was. Administratiekantoren wisselen van softwarepakketten en maken sommige klanten gelukkig en andere ongelukkig. Ontwikkelingen in techniek en regelgeving leiden tot nieuwe vragen, zoals het digitaal kunnen autoriseren van facturen of het vastleggen van competenties in het kader van de Wet BIO. Leveranciers van software voor de financiële administratie en de personeels- en salarisadministratie benaderen grote onderwijsinstellingen steeds vaker rechtstreeks. Softwarepakketten worden steeds geavanceerder én duurder. Software wordt steeds vaker via internet aangeboden, zodat meer tijd- en plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden. Door de invoering van lumpsum is het belang van een goed functionerende financiële functie binnen onderwijsorganisaties veel groter geworden. Schoolbesturen moeten steeds meer zelf beleid bepalen en hebben daarom behoefte aan snelle en goede informatie.

Van monopolist naar keus

“CASO” is tientallen jaren hét systeem geweest voor de salarisadministratie in het onderwijs, met Edukaat als instrument voor de personeelsadministratie. ADP, AFAS, Merces en Raet hebben ervoor gezorgd dat de monopoliepositie van dit systeem inmiddels verleden tijd is.

Na privatisering door de overheid is CASO/Edukaat in handen geweest van Pink Roccade, Getronics en inmiddels Randstad; dat hiermee op dit moment ongeveer 2 van de 3 onderwijssalarissen verloont. Laatstgenoemde ontwikkelt onder de naam Randstad Personeels Manager Onderwijs een nieuw pakket, waarvan de horizon voor oplevering de afgelopen jaren overigens enkele malen is verschoven. Dit nieuwe pakket is onder meer geschikt voor onderwijsinstellingen die CASO/Edukaat te beperkt vinden qua mogelijkheden, bijvoorbeeld met betrekking tot HRM.

De partijen die nieuw zijn op de markt voor salarisverwerking in het (primair en voortgezet) onderwijs hebben allemaal de ambitie een substantieel marktaandeel te veroveren of hebben dit inmiddels al in bezit. In salaris-technisch opzicht blijkt de markt voor het primair onderwijs het meest complex, onder andere door gegevenslevering aan bijvoorbeeld het Vervangingsfonds en het Ministerie van OCW, en door ingewikkelde deel- en vervangingsbetrekkingen. Gerenommeerde spelers op de landelijke of wereldmarkt voor salarisverwerking onderschatten deze complexiteit en betaalden leergeld.

Vier nieuwe aanbieders

Dit geldt onder andere voor Raet, dat (ook) worstelde met de specifieke software die nodig is om het pakket voor onderwijsadministratiekantoren en hun klanten geschikt te maken. Maar inmiddels is het marktaandeel meer dan vijfentwintig procent, voeren zo’n vijfendertig instellingen voor primair, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs naar tevredenheid zelf hun administratie met dit systeem en werken diverse administratiekantoren met het pakket van dit bedrijf dat in Nederland de meeste verloningen verzorgt.

Ook het pakket van ADP wordt binnen de onderwijssector gebruikt door een middelgroot administratiekantoor en inmiddels heeft het bedrijf, dat wereldmarktleider is in salarisverwerking, ook een stuk of tien directe klanten in het onderwijs. Daarnaast werkt ADP samen met de Besturenraad in het kader van Eduvadis, een pakket voor financieel en personeelsmanagement, speciaal ontwikkeld voor het onderwijs.

Merces, gevestigd in Tiel, is van oorsprong een onderwijsadministratiekantoor. Het bedrijf heeft zich in de aflopen jaren een eigen positie verworven binnen de onderwijssector, door samen met SAP en Magma het pakket Merces@work te ontwikkelen. Dit systeem wordt inmiddels door ruim 100 onderwijsinstellingen (BVE, VO en PO) gebruikt als pakket voor de salarisverwerking, personeelsadministratie en het verzuim- en competentiemanagement. Merces biedt klanten van Merces@work een aantrekkelijke licentie van Exact aan om daarmee de financiële administratie te voeren.

Sinds kort is ook AFAS actief op de markt voor salarisverwerking in het onderwijs. Dit bedrijf kent de onderwijssector overigens al uitstekend: meer dan honderd onderwijsinstellingen gebruiken AFAS om hun financiële administratie te voeren. AFAS biedt de financiële en de personeels- en salarisadministratie geïntegreerd aan, desgewenst in combinatie met nog andere software.

Wel of niet web-based

De vier nieuwe aanbieders zorgen niet alleen voor concurrentie in deze markt, er zijn ook keuzemogelijkheden ontstaan voor onderwijsinstellingen en administratiekantoren: tussen software die wel of niet web-based is, pakketten die alleen de onderwijs CAO’s ondersteunen of ook andere CAO’s (bijvoorbeeld kinderopvang en welzijn), pakketten die medewerkers mogelijkheden bieden zelf eenvoudige mutaties door te voeren (bankrekeningnummer of adres), er zijn pakketten die vooral goed salarissen kunnen verwerken en (modulaire) pakketten die alle denkbare HRM-processen kunnen ondersteunen. Software voor het voeren van de personeels- en salarisadministratie is relatief duur. Voor instellingen vanaf ongeveer 500 medewerkers betekent dit dat het contract Europees aanbesteed moet worden als men de personeels- en salarisadministratie in eigen beheer gaat voeren.

Medewerker bepaalt resultaat

De markt voor systemen waarmee de financiële administratie gevoerd kan worden is zeer versnipperd. Binnen onderwijsadministratiekantoren en onderwijsinstellingen die de financiële administratie zelf voeren zijn onder meer in gebruik: AccountView, All Solutions, Axapta, Exact (in diverse uitvoeringen), Finall, Finofix, FIS2000 en Twinfield. Het jaarbedrag dat deze onderwijsinstellingen aan deze leveranciers betalen blijft vrijwel altijd onder de tienduizend euro. Aanvullend zijn soms systemen in gebruik om jaarrekeningen op te stellen, managementinformatie te genereren of facturen digitaal te verwerken.

De pakketten hebben elk hun eigen (on)mogelijkheden en kennen over het algemeen tevreden gebruikers. Soms kiezen onderwijsinstellingen als men de administratie zelf gaat voeren voor een webbased-boekhoudpakket. Vaak wordt dan enkele jaren later overgestapt op een pakket dat meer complexiteit aan kan. De uiteindelijke kwaliteit van de administratie is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de administratieve organisatie, het rekeningschema en bovenal van de medewerkers die met het systeem werken.

Insourcen in VO historisch bepaald

Het voortgezet onderwijs voert de administratie in meerderheid in eigen beheer (het zogenaamde insourcen), alleen de technische salarisadministratie is door een flink aantal instellingen uitbesteed (outsourcen). Het feit dat de VO-sector de financiële en personeelsadministratie veelal in eigen beheer voert, is sterk historisch bepaald. Deze sector kende al voor de invoering van lumpsum een relatief forse bekostiging voor administratie. Financieel specialisten die -na een aantal jaren in het bedrijfsleven werkzaam te zijn geweest- in het onderwijs aan de slag gaan, verbazen zich over het gebrek aan kwaliteit, efficiëntie en tijdigheid van de administratie en over de beperkte mate waarin managementinformatie beschikbaar is. Dit beeld wordt bevestigd door deskundigen die regelmatig jaarrekeningen uit het voortgezet onderwijs onder ogen krijgen. Het probleem speelt vooral en al geruime tijd bij de ruim tachtig procent besturen in het voortgezet onderwijs met één of enkele scholen. Zelf doen is dus op zich geen garantie voor kwaliteit en efficiëncy. Slecht presteren door een interne administratieve unit wordt veel langer getolereerd, dan slecht presteren door een administratiekantoor.

PO zoekt, dwaalt en vindt

Het primair onderwijs kent in vergelijking met het voortgezet onderwijs relatief veel middelgrote en grote schoolbesturen. Met name in deze categorie bezint men zich op de wijze waarop de administratie in de komende jaren moet worden gevoerd. Er is veel beweging in deze markt. Sommige instellingen hebben in vier jaar tijd drie administratiekantoren versleten, om vervolgens vanuit een negatieve afweging te kiezen voor insourcen.

Van de dertienhonderd schoolbesturen in het primair onderwijs voeren enkele tientallen organisaties de administratie volledig in eigen beheer. Een analyse van de ervaringen van deze zelfdoeners levert belangrijke informatie op. In veel gevallen wist men vooraf, zo stelt men, niet goed waar men aan begon. Dit betekent dat er onverwachte problemen ontstonden of dat het gewenste resultaat pas na enkele jaren werd bereikt. Maar breed leeft dat de inspanningen wél de moeite waard zijn. Uiteindelijk ontstaat er meer grip op de administratie en meer kwaliteit. De wijze waarop men de administratieve unit heeft ingericht loopt sterk uiteen en daarmee ook de kosten, die variëren van € 260,- tot meer dan € 550,- per medewerker. Lang niet alle organisaties slagen er dus in het insourcen efficiënt te organiseren. De éénmalige kosten die samenhangen met insourcen bedragen, afhankelijk van de omvang van de organisatie, minimaal enkele tienduizenden euro’s (conversie, inrichting, opleiding). Bij insourcen blijkt dat het opleidingsniveau en de salariëring van de medewerkers substantieel hoger liggen dan gebruikelijk bij een onderwijsadministratiekantoor. De tevredenheid op de langere termijn is onder andere afhankelijk van de mate waarin men met personeelsverloop van het administratiekantoor werd geconfronteerd. Ook hele andere overwegingen kunnen een rol spelen, daarom kiezen heel grote onderwijsinstellingen soms zeer bewust voor outsourcen. Bijvoorbeeld omdat men alle energie wil richten op het primaire proces of geen zorgen wil hebben over de continuïteit van de administratie.

Wat is goed voor ons?

De scan “Uitbesteden of zelf doen?” op de site van Infinite Financieel geeft inzicht in de aspecten die een rol spelen. Voor het overgrote deel van de schoolbesturen in het primair onderwijs is zelf doen, alleen al gezien de omvang, überhaupt geen issue. Mogelijk kunnen zij een deel van de werkzaamheden zelf uitvoeren met behulp van het systeem van het administratiekantoor. Deze vorm van dienstverlening staat echter nog in de kinderschoenen. Heel veel schoolbesturen hebben dus vooral baat bij het verbeteren en professionaliseren van de relatie met het administratiekantoor. Aspecten die in zo’n professionaliseringstraject onder meer aan de orde moeten komen zijn: het strategisch aspect van de relatie met het administratiekantoor, het opleidingsniveau van de medewerkers van het kantoor, resultaatafspraken en boeteclausules, geïntegreerde financiële en personele informatie, kwaliteitseisen, de prijs en wederzijdse regievoering. Hiervoor heeft Infinite Financieel een checklist ontwikkeld die u hierbij kan ondersteunen.

Een kant en klaar recept voor een tijdige en kwalitatief goede administratie is niet te geven. Maar op basis van kengetallen, ervaringen van anderen en, vooral, een heldere eigen visie kunnen keuzes worden gemaakt. Het is belangrijk dat daarbij eventuele onvrede over huidige situatie en het willen bereiken van financieel voordeel geen doorslaggevende factoren zijn.

De volgende checklists zijn de downloaden van de site van Infinite Financieel [klik op de links]:

"Uitbesteden of zelf doen?"

"Optimalisatie relatie Administratiekantoor"

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Juni uitgave

Partners