Prestatieinkoop

E-mailadres Afdrukken

Europese aanbestedingen die volgens de methode van prestatieinkoop (BVP) plaatsvinden wordt nog vaak gedacht aan grote, complexe projecten. De vraag is of prestatieinkoop ook een geschikt middel is om toe te passen bij minder omvangrijke Europese aanbestedingen?

Bij een ‘traditionele’ aanbesteding wordt een zeer uitgebreid kader door de opdrachtgever opgesteld met specificaties, strenge contractuele bepalingen en vragenlijsten (prijs en kwaliteit). De opdrachtnemer gaat vervolgens in zijn offerte op deze zaken in. Prestatieinkoop (in het Engels: Best Value Procurement) is het gedachtegoed van de Amerikaanse professor dr. Dean Kashiwagi. De filosofie achter prestatieinkoop is anders dan bij traditioneel aanbesteden. Bij prestatieinkoop wordt de opdrachtnemer als expert op zijn vakgebied erkend. Er worden geen lijsten van eisen en wensen opgesteld. Integendeel; bij prestatieinkoop worden in korte vragen de risico’s van het project in kaart gebracht en de sterke punten per opdrachtnemer gepresenteerd. Ook wordt een maximaal budget geformuleerd. Het criterium ‘kwaliteit’ domineert in plaats van ‘prijs’, en de opdrachtnemer laat zelf zien wat hij kan presteren en hoe hij zichzelf meet.

Een interview met de belangrijkste sleutelfunctionarissen maakt standaard deel uit van deze procedure. Op die manier wordt de maximale kennis uit de markt gehaald en kan meerwerk worden voorkomen. Met prestatieinkoop krijgt de opdrachtnemer de boodschap dat voor een bepaald bedrag een opdracht uitgevoerd dient te worden. De opdrachtnemer geeft aan op welke wijze (hij is immers expert) de opdracht het beste kan worden uitgevoerd.

Bij prestatieinkoop dient u als opdrachtgever (aanbestedende dienst) uw denkwijze aan te passen. Allereerst gaat u nadenken over het eindresultaat dat u wilt bereiken met uw aanbesteding. De opdracht wordt meer functioneel opgesteld bij prestatieinkoop.

In principe worden bij prestatieinkoop de volgende vier stappen doorlopen.

1. Voorbereiding van het inkoopproject

Er dient zowel door aanbestedende dienst als door opdrachtnemer een gedegen voorbereiding plaats te vinden. Het team van aanbestedende dienst dat zich in zal zetten voor de (Europese) aanbesteding dient het project grondig voor te bereiden. Het is van groot belang dat de leden van het projectteam goed worden ingelicht over de filosofie en methodiek van prestatieinkoop. De teamleden dienen open te staan voor het werken met nieuwe ideeën en filosofieën. Maar ook de mogelijke opdrachtnemers dienen de methode en filosofie van prestatieinkoop te doorgronden. Als de voorbereiding is afgerond kan worden overgegaan naar het inkoopproces.

2. Het inkoopproces

Na een gedegen voorbereiding is het zaak een geschikte aanbieder te selecteren; de selectieen gunningfase. Voor de uiteindelijke beoordeling is het van belang dat een opdrachtnemer een goede score behaalt op de aspecten Past Performance en het RAVA plan. Bij Past Performance kan de opdrachtnemer laten zien wat hij in het verleden heeft gepresteerd. Doelstelling hierbij is het verkrijgen van inzicht in de potentiële capaciteit van de opdrachtnemer en het personeel.

In het RAVA plan (Risk Assessment Value Added), ofwel risico-evaluatie, beschrijft een opdrachtnemer de mogelijke risico’s van het project, zowel binnen als buiten zijn invloedssfeer. De opdrachtnemer licht toe welke risico’s invloed hebben op het project in termen van budget, klantvriendelijkheid of planning. Vervolgens dient opdrachtnemer aan te geven hoe hij deze potentiële risico’s kan mitigeren. Ook geeft de opdrachtnemer een toelichting op de extra toegevoegde waarde die hij denkt te kunnen realiseren bij dit project ten opzichte van zijn concurrenten. Aanbestedende dienst heeft op deze wijze een goed beeld van het expertiseniveau van de opdrachtnemer.

Interviews met sleutelfunctionarissen geven het meest realistische beeld van de kwaliteit van de inschrijving. De interviews stelt aanbestedende dienst in staat het expertiseniveau van het personeel van de opdrachtnemer te beoordelen en de inschrijving te toetsen.

Bij beoordeling wordt gebruik gemaakt van rapportcijfers. Bij BVP gebeurt dit ook, met dien verstande dat er keuze is uit 3 cijfers: 1, 5 en 10. Elke inschrijving ontvangt in beginsel een cijfer van 5 (gemiddelde performance). Offertes die substantieel, positief of negatief, afwijken ten opzichte van deze gemiddelde score ontvangen een 10 respectievelijk 1 als cijfer.

3. Pre-award fase

Voordat het project start wil aanbestedende dienst er zeker van zijn dat er een geschikte opdrachtnemer is. In de pre-award (pre gunning) fase zal worden geverifieerd of opdrachtnemer bij het ingaan van de overeenkomst in staat is direct te starten met de implementatie en uitvoering van het betreffende project. De gesprekken die aanbestedende dienst met opdrachtnemer hierover voert dienen slechts ter verificatie.

4. De uitvoering

Als de beste opdrachtnemer is geselecteerd op basis van het in kaart brengen van het project, het benoemen van de risico’s en de minimalisatie van de risico’s door middel van een plan en de interviews, kan worden gestart met de uitvoering van de opdracht.

Tot slot

Eén van de voordelen van prestatieinkoop is dat de aanbestedende dienst meer kennis vergaart. De deskundige opdrachtnemers delen immers hun beoogde aanpak van het project en welke voordelen dat oplevert. Dit in tegenstelling tot het traditionele aanbesteden, waarbij een lijst van eisen en wensen wordt opgesteld door de aanbestedende dienst zelf. De inkopers van aanbestedende dienst profiteren hiervan en doen er veel kennis mee op. Ook voor de relatief kleinere Europese aanbestedingen kan prestatieinkoop een geschikte methode zijn om toe te passen. In het onderwijs zijn diverse inkoopsegmenten aan te wijzen waarvoor BVP geschikt is. Voorbeelden hiervan zijn schoonmaakdiensten, ICT en gebouwenonderhoud.

Meer informatie

mr. P.J.A.F. (Paul) van Sleeuwen, Pro Mereor Inkoopkenniscentrum, T: 026 - 370 14 76, www.pro-mereor.nl

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners