Kostenbesparing in het onderwijs

E-mailadres Afdrukken

Inkoopcollectief

Ook onderwijsinstellingen ontkomen er niet aan om in deze tijd van bezuinigingen kritisch te kijken naar mogelijkheden om kosten te besparen. Bovendien is het voor hen van belang de publieke middelen doelmatig en rechtmatig in te zetten. Het is dan ook niet verwonderlijk dat steeds meer onderwijsinstellingen deelnemen aan zogenaamde ‘inkoopcollectieven’. De vraag is of op deze wijze aanzienlijke besparingen gerealiseerd kunnen worden?

Wat is een inkoopcollectief?

‘In een inkoopcollectief gaan verschillende partijen gezamenlijk de markt op teneinde gunstige inkoopcondities te verkrijgen’.

Deelname aan een inkoopcollectief is voornamelijk geschikt voor partijen die homogene producten inkopen. Een homogeen product is bijvoorbeeld energie. Dit product leent zich uitstekend voor collectieve inkoop. Uiteindelijk gaat het er immers om dat uw schoollocaties worden voorzien van gas en elektriciteit. Daarbij is het van ondergeschikt belang wie dit gaat leveren; zolang uw energievoorziening maar niet in het geding komt. Door de grotere volumes bij gezamenlijke inkoop zou het mogelijk moeten zijn om scherpere voorwaarden en kortingen te bedingen, gezien de grote inkoopkracht. Toch is dit niet altijd het geval. Als partijen niet de juiste randvoorwaarden stellen, krijg je niet de ‘leverantie’ zoals je deze graag zou ontvangen.

Europees aanbesteden

Hoewel het goed mogelijk is dat (kleine) stichtingen niet verplicht zijn om Europees aan te besteden, conformeren zij zich wel aan de beginselen door in te stappen in een inkoopcollectief1). Europees aanbesteden is een juridisch complex traject, waarbij Europese richtlijnen in acht genomen dienen te worden. Gezien de complexiteit van het Europees aanbesteden dient u er zorg voor te dragen dat dit op een professionele wijze wordt uitgevoerd. Bij de afname van energie bent u (indien het drempelbedrag wordt overschreden) verplicht om (in beginsel) elke vier jaar een nieuwe Europese aanbesteding uit te voeren waarbij een raamovereenkomst wordt afgesloten. Voorwaarde voor deelname aan een Europese aanbesteding is dat u gelijktijdig met de andere deelnemers van het inkoopcollectief moet instappen. In het canon arrest is bepaald dat het niet is toegestaan om zich tussentijds aan te sluiten bij een afgesloten raamovereenkomst2). Het object moet bij een raamovereenkomst voldoende bepaald zijn om transparantie en gelijke behandeling te waarborgen. Als deelnemers zich tussentijds gaan aansluiten bij zo’n raamovereenkomst is het object van de aanvankelijke aanbesteding onvoldoende bepaald. Voor het uitbrengen van een verantwoorde offerte is het van belang om alle inschrijvers te voorzien van dezelfde informatie.

Middels deelname aan een inkoopcollectief kunt u voordeel behalen door tegen voordelige tarieven te voldoen aan uw aanbestedingsplicht. De kosten voor de Europese aanbesteding worden gedeeld onder alle deelnemers. Hoe groter het collectief, hoe sterker de onderhandelingspositie.

Begeleiding

Er zijn dienstverleners actief die deelnemers aan een inkoopcollectief professionele begeleiding en ondersteuning bij het contractmanagement verlenen. Mochten zich bij deelnemers van het collectief problemen voordoen, dan kan de dienstverlener door zijn expertise u in veel gevallen snel van dienst zijn.

Switchkosten

Een argument tegen deelname aan inkoopcollectieven kan liggen in de hogere interne kosten die dit met zich meebrengt, omdat de onderwijsinstellingen moeten veranderen van leverancier of vanwege de door de leverancier gestelde eisen.
De stelling dat onderwijsinstellingen niet hun individuele specifieke behoefte kwijt kunnen in een collectief, passeert ook regelmatig de revue. De praktijk wijst echter uit dat bij homogene producten een specifieke behoefte niet zo’n grote rol speelt.

Onafhankelijkheid

Het is belangrijk dat een inkoopcollectief onafhankelijk te werk gaat en transparant is over de opbrengsten zonder dat onderlinge (financiële) afspraken met leveranciers worden gemaakt. Om er zeker van te zijn dat er geen doorbelasting van deelnamekosten of onderlinge afspraken door dienstverleners met leveranciers worden gemaakt, is het verstandig om vooraf te informeren naar de condities en voorwaarden. Op die manier kunt u borgen dat u een onafhankelijk, rechtmatig advies krijgt.

Toepasbaarheid collectieven

Deelname aan een inkoopcollectief kan voor uw onderwijsinstelling een manier zijn om besparingen te realiseren. Niet alleen worden de kosten voor een Europese aanbesteding gedeeld, maar ook kunt u, gezien het grote volume, een grotere inkoopkracht ontwikkelen.

U kunt als onderwijsinstelling dan ook de afweging maken om zelfstandig uw aanbesteding(en) te vermarkten of dat u zich aansluit bij een collectief. De mate van inkoopprofessionaliteit is de maatstaf of u wel of niet mee doet aan een collectief.

Tip: “Een goed inkoopcollectief borgt het volgende”

  1. Bij een inkoopcollectief moet het ook mogelijk zijn om individuele wensen op te laten nemen.
  2. Er zijn duidelijke afspraken over hoe de voordelen worden verdeeld onder de deelnemers.
  3. De broker is onafhankelijk en houdt de doelen van de deelnemers als leidraad.
  4. Deelname aan een inkoopcollectief levert u wat op. Het te behalen voordeel weegt op tegen de deelnamekosten.

________________

1) Artikel 7 van de richtlijn 2004/18/EG.

2) Canon-arrest (COO/180 HR, 2002).

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Agenda

Geen evenementen

mei uitgave

Partners