Kostenbesparing in het onderwijs

E-mailadres Afdrukken

Succesvol inkopen en aanbesteden is topsport en kan rekenen op een goed gevulde tribune. Van inkoopprofessionals wordt rendement verwacht. Marktkennis, maatschappelijke verantwoordelijkheid, juridische onderbouwing en inzicht in de kaders waarbinnen inkoopprofessionals dat succes moeten realiseren. In deze terugkerende column probeert Pro Mereor Inkoopkenniscentrum de inkoopprofessionals uit het onderwijs bekend te maken met de mogelijkheden en de voordelen.

In deze tijd van bezuinigingen is kostenbewustzijn ook voor het onderwijs van cruciaal belang. Onderwijsinstellingen zijn immers genoodzaakt de publieke middelen doelmatig in te zetten. Het is dan ook niet verwonderlijk dat schoolbesturen voor hun inkoop steeds meer samenwerken.

Wat is nu eigenlijk de definiëring van inkoopsamenwerking? Wij komen tot de volgende definitie:

’Het bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties’1)

Door het voor langere tijd bundelen van de reeds aanwezige kennis, ervaring en informatie ontstaat bij scholen een steeds professionelere inkoop. De ‘know how’ die zo wordt gedeeld, komt beschikbaar voor alle partners van de inkoopsamenwerking. De resultaten zijn ernaar, zowel in de vorm van prijs als ook in betere waarborgen van de processen en dus minder conflicten.

De voordelen van inkoopsamenwerking

Inkoopmacht

Scholen kunnen door het bundelen van de krachten een goed tegengewicht bieden aan leveranciers. Samen staan zij immers sterker tegenover een leverancier dan als individuele school. Bij een inkoopsamenwerking kunnen de scholen gunstige inkoop- en leveringsvoorwaarden bedingen bij één of meerdere leveranciers. Hierdoor verwerven de scholen ‘inkoopmacht’.

Beperking van de transactiekosten

Veelal worden door scholen kleine bestellingen gedaan, terwijl een diversiteit aan artikelen wordt ingekocht. Hierdoor zijn er veel facturen, waardoor de transactiekosten erg hoog kunnen worden. Door het stellen van de juiste voorwaarden kunnen de leveranciers scherp worden gehouden en kunt u bijvoorbeeld afspreken dat periodiek (één keer per maand) een factuur wordt verstuurd in plaats van wekelijks. Hierdoor kunt u een vermindering van de transactiekosten realiseren.

Efficiencyvoordelen

Er kan een aanzienlijk voordeel worden behaald doordat het inkoopproces voor individuele onderwijsinstellingen minder tijd en middelen kost. Het is dan niet nodig om elke keer het ‘wiel opnieuw uit te vinden’.

Gunstige prijzen

Ten slotte is er het prijsvoordeel dat behaald kan worden doordat deelnemende scholen met elkaar een gunstigere inkooppositie innemen. Zij kunnen betere prijzen bedingen bij leveranciers onder meer door grotere inkoopvolumes (schaalvoordeel).

Nadelen van inkoopsamenwerking

Minder controle inkoopproces

Een argument tegen inkoopsamenwerking is dat u minder controle heeft over het inkoopproces als u niet meer zelfstandig kunt inkopen. U loopt het risico dat u een leverancier met wie u al jarenlang een goede band heeft, gaat verliezen.

Interne weerstand

Het zou kunnen dat er binnen de onderwijsinstelling geen consensus bestaat over samenwerking met andere scholen. Om aan te sluiten bij inkoopsamenwerking dient er voldoende steun te zijn van de achterban.

Conclusie en aanbevelingen

Inkoopsamenwerking is een uitstekende mogelijkheid voor uw onderwijsinstelling om voordeel te behalen. U profiteert onder meer van de gezamenlijke ‘kennis en deelt in de informatie die aanwezig is bij de scholen. Ook heeft u voordeel van het verminderen van de transactiekosten en het verkrijgen van betere inkoopvoorwaarden tegen scherpere prijzen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat u in de toekomst ook op andere gebieden gaat samenwerken met uw (toekomstige) partners, waardoor nog meer ‘winst’ gehaald kan worden uit uw inkoop.

Een vorm van inkoopsamenwerking is het deelnemen aan een inkoopcollectief. Een volgend artikel zal gewijd worden aan deze vorm van inkoop.

Voor meer informatie over kostenbesparingen en inkoopcollectieven in het onderwijs kunt u de site van Pro-Mereor bezoeken: www.pro-mereor.nl.
_________________
1. Veeke 2002, Inkoopsamenwerking

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Agenda

Geen evenementen

mei uitgave

Partners