Naar een HRM-pakket dat bij u past

E-mailadres Afdrukken

Voor veel onderwijsinstellingen staan er de komende jaren weer (Europese) aanbestedingen op het programma voor HRM- (Human Resources Management) en PSA- (Personeels- en Salaris Administratie) systemen. HRM is een geïntegreerd informatiesysteem, dat u niet los kunt zien van andere systemen voor bijvoorbeeld financiën, vastgoed en facilitaire dienst. Ook heeft HRM de laatste jaren een vogelvlucht genomen ten aanzien van ‘cloud’ oplossingen.

Dimensies HRM systemen

Van belang bij HRM-systemen zijn de verschillende dimensies of mogelijkheden, die het kan bevatten. Om een zorgvuldige afweging te kunnen maken welk HRM-systeem het beste bij uw onderwijsinstelling past, dient u allereerst de verschillende dimensies in kaart te brengen. De ICT-infrastructuur speelt hierbij een grote rol omdat diverse systemen aan elkaar gekoppeld moeten worden. Er vindt namelijk veel onderlinge informatie-uitwisseling plaats. Daarom moet een onderwijsinstelling altijd eerst nagaan of haar ICT-infrastructuur geschikt is voor het gewenste HRM-systeem.

De volgende stap is de afweging wat er op het gebied van HRM uitbesteed (‘geoutsourced’) en wat in eigen beheer gedaan (‘geinsourced’) gaat worden.

Inventarisatie

Het is van belang te weten wat nu eigenlijk de kennis is van uw eigen administratiekantoor (indien aanwezig). Is die voldoende om de HRM op het gewenste niveau te beheren? Het verdient ook aanbeveling om uw huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Hierdoor krijgt u een goed beeld van de invloed die aanverwante ICT-systemen voor onder meer facilitair, vastgoed en rapportagemanagement op uw HRM en PSA hebben.

Marktconsultatie

Een marktconsultatie is een goed middel om te zien wat het aanbod in deze sector is. Hier kunnen leveranciers oplossingsrichtingen en ideeën aandragen. Als u de leveranciers inzage geeft in uw programma van eisen, kunt u hun commentaar gebruiken om uw vraagstelling nog beter af te stemmen op hetgeen zij kunnen leveren. Ook is dit een goed middel om te toetsen of leveranciers kunnen leveren wat u wenst. Het is overigens wettelijk verplicht om de eisen aan het product zodanig op te stellen dat meerdere leveranciers hieraan kunnen voldoen. De concurrentie binnen de (Europese) aanbesteding wordt op deze wijze vergroot.

De (Europese) aanbesteding

Een goede voorbereiding op de (Europese) aanbesteding is essentieel voor de gewenste uitkomst. Men dient in ogenschouw te nemen dat dit een beperkte markt betreft. Gezien het geringe aantal aanbieders ligt het aanbestedingsrechtelijk voor de hand om te kiezen voor de (kortere) openbare procedure in plaats van de niet-openbare procedure. Om te verifiëren of de in de aanbestedingsprocedure aangedragen oplossingen van de leveranciers aansluiten bij uw eigen wensen, kunt u als eis stellen dat de leverancier een ‘proof of concept’ laat zien. Dan krijgt u in een testperiode een goed beeld van het product. De software van deze leveranciers kan draaien op uw eigen server, maar ‘cloud’ oplossingen zoals bijvoorbeeld SaaS (Software as a Service) en ASP (Applications Service Provider) zijn ook mogelijk.

Het ligt voor de hand om met een leverancier een ‘Service Level Agreement’ af te sluiten (SLA). In dit document maakt u met de leverancier afspraken over de serviceverlening en ondersteuning. Als u hier zelf niet van tevoren over nadenkt, dan heeft u kans dat de leverancier u dwingende regels gaat opleggen. Dit is ook de reden waarom u zowel de minimale eisen als de gewenste functionaliteit dient op te stellen. Nadeel hiervan is dat u de leverancier kunt gaan overvragen, waardoor de geoffreerde prijzen stijgen. Als criterium voor deze (Europese) aanbesteding kunt u daarom het beste de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ gebruiken. Kwaliteit speelt hier immers een belangrijke rol. Uiteindelijk kunt u dan bij gunning een contract kiezen dat voldoet aan uw wensen.

Het prijsmodel

Voor het prijsmodel kunt u het beste gebruikmaken van het criterium ‘Total Cost of Ownership’. Hiermee kunt u inzicht krijgen in alle kosten gedurende de looptijd van de overeenkomst. Hiervoor is het van belang dat u een duidelijke periode aangeeft. Bijvoorbeeld als u een contract voor 10 jaar afsluit, kunt u de ‘Total Cost of Ownership’ (TCO) bij de (Europese) aanbesteding door de leverancier gespecificeerd voor deze periode laten weergeven. Het gaat dan om de kosten van de updates, helpdesk, technische support, implementatie en nieuwe software releases. Omdat u de prijzen voor de komende 10 jaar opvraagt, is dit een uitstekend middel om leverancier A met leverancier B te vergelijken.

Conclusie

Voor onderwijsinstellingen is het verstandig om vooraf aan de eventuele (Europese) aanbesteding een goed overwogen programma van eisen samen te stellen. Ook is het slim om voorafgaand aan de inkoopprocedure een uitgebreide inventarisatie van uw huidige situatie en gewenste situatie uit te voeren.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Agenda

Geen evenementen

mei uitgave

Partners