Onderhands aanbesteden

E-mailadres Afdrukken

Succesvol inkopen en aanbesteden is topsport en kan rekenen op een goed gevulde tribune. Van inkoopprofessionals wordt rendement verwacht. Marktkennis, maatschappelijke verantwoordelijkheid, juridische onderbouwing en inzicht in de kaders waarbinnen inkoopprofessionals dat succes moeten realiseren. In deze terugkerende column probeert Pro Mereor Inkoopkenniscentrum de inkoopprofessionals uit het onderwijs bekend te maken met de mogelijkheden en de voordelen.

In de huidige wetgeving worden inkopen van aanbestedende diensten onder de Europese drempel nog niet door een eenduidige, wettelijke procedure geregeld. Het staat aanbestedende diensten vrij om hiervoor een beleid op te stellen, mits de basisbeginselen van transparantie, non discriminatie, proportionaliteit en objectiviteit in acht worden genomen.

Bij aanbestedingen van (gemiddelde) onderwijsinstellingen gaat het regelmatig om redelijk grote opdrachten zoals ICT-hardware of schoonmaak. Voor opdrachten onder de drempelwaarde die voor ‘leveringen’ en ‘diensten’ voor het jaar 2012 en 2013 zijn vastgesteld op € 200.000,- en voor ‘werken’ op €5.000.000,- is het niet verplicht om Europees aan te besteden. De Europese Commissie heeft als standpunt dat opdrachten die buiten de reikwijdte vallen van de aanbestedingsrichtlijn toch in concurrentie moeten worden aanbesteed1). Er dient dan een passende mate van openbaarheid te worden betracht zodat een ieder die geïnteresseerd is in zo’n opdracht zich hiervoor aan kan melden. Kleinere opdrachten kunnen onderhands worden aanbesteed. Hiervoor wordt meestal een beperkt aantal leveranciers uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Voor deze onderhandse aanbestedingen heeft de aanbestedende dienst twee manieren van aanbesteden tot haar beschikking.

Enkelvoudig onderhands

Allereerst de enkelvoudig onderhandse procedure. Bij deze procedure wordt de opdracht rechtstreeks aan één leverancier gegund die op basis van een offerteverzoek een aanbieding heeft ingediend. Deze procedure wordt ook wel genoemd de ‘gunning uit de hand’.

Meervoudig onderhands

Ten tweede de meervoudig onderhandse procedure zonder voorafgaande bekendmaking. Hiervoor wordt een beperkt aantal van ten minste twee ondernemers tot inschrijving uitgenodigd door de aanbestedende dienst. Dit brengt met zich mee dat er nog steeds sprake is van beperkte concurrentie, maar in ieder geval meer concurrentie dan bij de enkelvoudige onderhandse procedure.

De onderhandse procedure kan sneller worden doorlopen dan de openbare aanbesteding. Immers een openbare aanbesteding vraagt veel tijd, administratieve en juridische begeleiding. Een voordeel hierbij is dat je als aanbestedende dienst alleen geschikte kandidaten uitnodigt. Nadeel is dat het concurrentie-element kleiner is. De aanbestedende dienst dient een keuze te maken welke partij(en) worden uitgenodigd. Het gevaar wat hierin schuilt is dat de aanbestedende dienst haar willekeur op deze wijze laat doorschemeren. Financieel doelmatige aspecten worden dan vaak minder belangrijk geacht.

Kan ik de drempelbedragen ontwijken door het splitsen van de opdracht?

Het is niet toegestaan om een opdracht in kleinere percelen te verdelen om op die manier de Europese richtlijn te ontwijken en vervolgens het perceel onderhands aan te besteden. De waarde van de opdracht wordt dan ook berekend door de waarde van alle percelen tezamen te nemen. Indien de drempelwaarde wordt overschreden dan dient de richtlijn in acht te worden genomen en volgt een Europese aanbesteding.

In sommige gevallen is het toegestaan om een werk, levering of dienst in percelen te verdelen door een deel van het perceel separaat te plaatsen in plaats van het mee te nemen in de Europese aanbesteding. Voorwaarde is dat het perceel maximaal 20% van de totale waarde omvat2). De totale waarde mag dan bij de ‘leveringen en diensten’ niet meer dan € 80.000,- exclusief btw bedragen. Dit bedrag omvat de totale waarde van de opdracht. In het geval van een raamovereenkomst van vier jaar kunt u dus per jaar maximaal € 20.000,- exclusief btw buiten de aanbesteding houden.

Niet uitnodigen potentiële inschrijver

In het geval dat een aanbestedende dienst een potentiële inschrijver niet uitnodigt voor bijvoorbeeld een meervoudig onderhandse aanbesteding, dan kan het voor de inschrijvers de moeite lonen om op basis van het gelijkheidsbeginsel, aan de aanbestedende dienst te verzoeken om ook mee te mogen doen in deze aanbestedingsprocedure. Er is geen verplichting voor de aanbestedende dienst om de ondernemer toe te laten, zelfs niet indien de ondernemer bijvoorbeeld de bestaande leverancier of dienstverlener is. Desondanks heeft de rechtbank Zupthen op 28 december 2011 het kadaster veroordeeld tot het betalen van €10 miljoen schadevergoeding aan HLA uit Epe3). HLA is, volgens de rechter, door het kadaster ten onrechte uitgesloten voor de aanbesteding voor het ontwikkelen van software om kabels en leidingen te detecteren. Deze uitspraak illustreert dat ook bij onderhandse aanbestedingen met een relatief lage opdrachtwaarde van ongeveer € 60.000,- grote (financiële) gevolgen kunnen zitten.

Onwettig gegunde opdrachten

De Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden creëert een wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen. Deze sanctie wordt gezien als doeltreffende manier om de mededinging te herstellen en nieuwe kansen te scheppen voor inschrijvers die op een onwettige manier de mogelijkheid tot mededinging (en daarmee de kans op verkrijging van de overheidsopdracht) is ontnomen. Een vordering tot vernietiging kan worden ingesteld tot zes maanden na de dag waarop de overeenkomst onderhands is gesloten. Zo wordt getracht te voorkomen dat aanbestedingsplichtige opdrachten in achterkamertjes worden vergeven en gepasseerde potentiële inschrijvers te laat zijn hun recht nog te halen.

Advies

Hoewel het voor aanbestedende diensten (onderwijsinstellingen) aantrekkelijk kan zijn om onderhands aan te besteden, dient men er bedacht op te zijn dat de basisbeginselen van transparantie, non discriminatie, proportionaliteit en objectiviteit in acht worden genomen. Indien men deze regels niet naleeft kan het risico zich manifesteren dat een opdracht (indien een niet uitgenodigde ondernemer gaat klagen) wordt vernietigd en dat opnieuw aanbesteed dient te worden. Ook dienen aanbestedende diensten niet te onderschatten dat zelfs bij onderhandse aanbestedingen waarbij de contractswaarde relatief laag is, toch een hoge schadevergoeding door de rechter kan worden opgelegd.
___________________________
1). 2004/18/EG, Werken, leveringen en diensten
2). Artikel 9 lid 8 BAO
3). Rechtbank Zutphen , 101370 / HA ZA 09-351

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Agenda

Geen evenementen

mei uitgave

Partners