Duurzaam inkopen, hoe verwerk ik dat in aanbestedingsdocumenten?

december 2010 Naomi van 't Hof, Consultant/Jurist Pro Mereor Bedrijfsvoering - Aanbesteden
Afdrukken

Onlangs heb ik een workshop gegeven over duurzaam aanbesteden. Tijdens deze workshop bleek dat veel inkopers weinig aanknopingspunten hebben voor het verwerken van duurzaamheidscriteria in aanbestedingsdocumenten. Dit artikel poogt handreikingen te verstrekken aan inkopers met betrekking tot de wijze waarop duurzaamheid kan worden verwerkt in aanbestedingsdocumenten.

“Wat is duurzaam inkopen? Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieu- en sociale aspecten voldoet. Ook in aanbestedingsdocumenten kunnen dergelijke milieu- en sociale aspecten in alle fasen worden verwerkt. Uiteraard begint duurzaam inkopen met beleid, zowel op strategisch als tactisch niveau.

Het Bao biedt expliciet de mogelijkheid om milieukenmerken, zoals deze voorkomen in milieukeurmerken, in de vorm van prestatie- of functionele eisen voor te schrijven. Het desbetreffende milieukeurmerk dient wel geschikt te zijn voor de omschrijving van de aan te besteden levering c.q. dienst. Bij de keus voor een bepaald keurmerk dient men er wel op te letten dat de vereisten voor het keurmerk zijn ontwikkeld op grond van wetenschappelijke gegevens, ze aangenomen zijn via een proces waaraan alle belanghebbenden kunnen deelnemen en ze toegankelijk en beschikbaar zijn voor alle betrokken partijen. Op deze wijze kunnen keurmerken voor de aanbestedende dienst als hulpmiddel dienen bij het opstellen van technische specificaties. Tevens kunnen inschrijvers door middel van het indienen van het milieukeurmerk aantonen dat zij voldoen aan deze eisen. Bij het verwerken van de onderliggende criteria van keurmerken dient u wel rekening te houden met het voorwerp van de opdracht en proportionaliteit. Sommige keurmerken bevatten criteria die verband houden met de algemene bestuurspraktijken van het bedrijf die het product maakt c.q. de dienst aanbiedt en/of stellen criteria met betrekking tot ethische aspecten. Dergelijke criteria zijn niet geschikt voor technische specificaties, dus niet klakkeloos alle criteria overnemen. Voor kopieerpapier kan men bijvoorbeeld als technische specificatie eisen dat er enkel 100% gerecycleerde vezels zijn verwerkt, hetgeen in overeenstemming is met het Blaue engel label.

Tevens zijn er enkele selectiecriteria (criteria waaraan de inschrijver moet voldoen) die kunnen worden gevraagd om duurzaamheid in aanbestedingen te verwerken. Hierbij kunt u denken aan scholings- en beroepskwalificaties of milieubeheer. In passende gevallen1) is het toegestaan om van inschrijvers te verlangen dat ze over de technische capaciteit beschikken om de door de opdracht vereiste milieubeheersmaatregelen toe te passen. Ten bewijze dat men voldoet aan de vereiste milieubeheersmaatregelen kan een ISO 14024 type 1 of EMAS certificaat2) worden overlegd.

Aanvullend, en misschien meest belangrijk, kan duurzaamheid ook worden verwerkt in het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’. De economisch meest voordelige inschrijving houdt niet in dat elk subgunningscriterium op zich een economisch voordeel biedt, maar dat alle gunningscriteria tezamen leiden tot de beste prijs-kwaliteitverhouding. Het gunningscriterium leidt dus niet tot de meest goedkope inschrijving, daarvoor zou men het gunningscriterium ‘laagste prijs’ moeten toepassen. Indien subgunningscriteria zwaarwegend genoeg zijn, kunnen ze een belangrijk signaal afgeven aan de markt. Onder zwaarwegend genoeg wordt circa 15% verstaan. Zo kan men er bijvoorbeeld voor kiezen om in de technische specificatie voor kopieerpapier te eisen dat de vezels van duurzaam beheerd hout zijn. Als gunningscriterium kan dan punten worden toegekend aan kopieerpapier waar 100% gerecycleerde vezels in zijn verwerkt. Duurzaamheid kan worden verwerkt in de subgunningscriteria van de kwaliteit, maar ook in het subgunningscriterium prijs. Door bij de beoordeling van de prijs uit te gaan van een ‘total cost of ownership’ met een kostenberekening op basis van de gehele levenscyclus van een product c.q. dienst. Een dergelijke methode hoeft niet gecompliceerd en tijdrovend te zijn. Bij het opstellen dient u in ieder geval rekening te houden met:

In de prijsuitvraag dient de inschrijver dan per onderdeel de prijs in te vullen. Indien u zelf de prijs van enkele aspecten weet, kunt u deze zelf als vast gegeven invullen. Let er wel op dat u deze invult voordat de aanbesteding in de markt wordt gezet, achteraf invullen kan leiden tot een gebrek in transparantie. Een dergelijke prijssystematiek kan bijdragen aan de aanschaf van een product c.q. dienst met betere milieuprestaties en bij vervanging wordt u niet geconfronteerd met onverwachte en onvoorziene (hoge) kosten.

Ook in de te sluiten overeenkomst kan duurzaamheid worden verwerkt. Zo kunnen uitvoeringsbepalingen in de overeenkomst bijvoorbeeld expliciet bepalen dat de arbo-wetgeving moet worden nageleefd, wat de wijze, frequentie en het tijdstip zijn van fysieke leveringen, dat er gebruik wordt gemaakt van milieuvriendelijke producten of doseringsindicators bij schoonmaakmiddelen.

Zowel op nationaal als Europees niveau zijn er verscheidene handreikingen om u te helpen duurzaamheid te verwerken in uw aanbestedingen. Graag verwijs ik u hiervoor naar de alom bekende duurzaamheidscriteria van AgentschapNL3) en de minder bekende duurzaamheidscriteria, GPP criteria van de Europese Commissie4). Tevens verdient het aanbeveling het handboek ‘Groen kopen’5) van de Europese Commissie te lezen en/of de gratis ‘GPP Training Toolkit’6 te bekijken. De Toolkit biedt tevens richtsnoeren voor het formuleren van beleid ten aanzien van duurzaam inkopen.

Keurmerken kunnen een handig middel zijn om aanbestedingen in een bepaalde richting te sturen en duurzamere producten c.q. diensten aan te schaffen, maar dienen wel in verhouding te staan tot het voorwerp van de opdracht.

___________

  1. Moet rechtstreeks verband houden met de aard c.q. voorwerp van de opdracht.
  2. of vergelijkbaar.
  3. http://www.agentschapnl.nl.
  4. http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm.
  5. http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/buying_green_handbook_nl.pdf.
  6. http://ec.europa.eu/environment/gpp/toolkit_en.htm.

Via de website http://ec.europa.eu/environment/ecolabel/ecolabelled_products/product_categories_en.htm en http://www.eco-label.com/dutch/ kunt u meer informatie vinden omtrent de inhoud c.q. onderliggende criteria van het ecolabel keurmerk en bedrijven aan wie het keurmerk is toegekend.

Deel dit artikel op:

Tags:aanbestedenduurzaaminkopen