Henk Meendering, Beleidsadviseur bij het Albeda College: “Met IVO beheersen wij veiligheidsrisico’s”

E-mailadres Afdrukken

Op de drukbezochte FSR Conferentie, ditmaal georganiseerd in samenwerking met het Deltion College in Zwolle, organiseerde Certafix workshops over Integraal Veilig Onderwijsgebouw (IVO). De deelnemers maakten een digitale speurtocht door het pand en moesten op een tablet vragen beantwoorden en foto’s maken van IVO herkenningspunten. Hiervan werd geautomatiseerd een rapport gemaakt met daarin ook de gemaakte Groepselfies. Als IVO ervaringsdeskundige deed Henk Meendering van het Albeda College de aftrap.

V.l.n.r.: Jeroen Blokhorst, IVO implementatie adviseur, Henk Meendering, beleidsadviseur Albeda College en Peter Derks, initiatiefnemer IVO.

Met ongeveer 20.000 studenten op 50 locaties is het waarborgen van een veilige leer- en werkomgeving voor het Albeda College een stevige opdracht. Om dit zo efficiënt mogelijk te doen, is het Albeda College net voor de zomer met IVO gestart. Doorslaggevend was de integrale aanpak waarmee het Albeda College eenvoudig en vanuit één centraal punt veiligheidsrisico’s op alle locaties kan overzien en beheersen. Henk Meendering: “We zijn nu de digitale IVO Beheeromgeving aan het inrichten en vullen en onze eerste indruk van IVO is positief. Wij verwachten met IVO vanuit onze regierol grip te krijgen op gebouwveiligheid op al onze locaties.”

IVO Dashboard
Peter Derks, commercieel manager en mede-eigenaar van Certafix, initiatiefnemer van IVO, ging tijdens de workshop dieper op zaken in: “Met IVO zorgen wij dat iedere onderwijsinstelling eenvoudig en aantoonbaar voldoet aan de relevante wetten, regels en normen. Met de IVO Dashboards kan per locatie en per discipline de status van de uit te voeren beheerstaken worden overzien. De verantwoordelijke krijgt periodiek automatisch een mail in zijn inbox van uitgevoerde en niet uitgevoerde taken. Zo verslapt de aandacht niet en blijft de onderwijsinstelling in control”.

De volgende stap
Het gaat om zeer diverse disciplines als Arbo, Asbest, Brandveiligheid, Legionella, Lift- en stookinstallaties, Luchtbehandeling, Milieu en NEN3140/1010. Per locatie wordt bepaald wat relevant is en welke wetten en regels van toepassing zijn (zie schema op pagina 7). Dit wordt gedaan door een Kennispartner die zich heeft gespecialiseerd in de betreffende discipline. Als de onderwijsinstelling al samenwerkt met zo’n partner doet deze partij dit. Anders wordt deze geselecteerd en gecontracteerd. Voor de beheerstaken die door externen moeten worden uitgevoerd, worden Contractpartners geselecteerd (zie schema).

Na de 0-meting zijn de eenmalige en periodieke beheerstaken duidelijk. Deze worden uitgevoerd door medewerkers van de onderwijsinstelling zelf en/of door Contractpartners. Voor alle disciplines worden dezelfde werkwijzen gehanteerd. Dit zorgt voor uniformiteit in het beheer. Het Plan van Aanpak wordt ingelezen in de IVO Beheeromgeving. Op dit internetplatform werken alle stakeholders met elkaar samen: eigenaar, huurder, verantwoordelijke en uitvoerende medewerkers, Kennispartners, Contractpartners en handhavers.

Inzet van facilitair medewerkers
Vervolgens wordt per locatie de demarcatie bepaald: wie heeft welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, wat moet wanneer worden uitgevoerd en geregistreerd en wie ziet hierop toe? De OOP-ers, conciërges en facilitair medewerkers zijn op een onderwijslocatie de ogen en oren van de organisatie en dus is hun betrokkenheid cruciaal. Daarom worden informatiesessies en werkplekinstructies georganiseerd over nut- en noodzaak van het beheer. Dit zorgt voor draagvlak en voldoende kennis en vaardigheden om IVO te laten slagen.

Welke taken uitbesteden?
Nu is de basis gelegd om aan de slag te gaan. De onderwijsinstelling bepaalt welke taken ze uitbesteedt en zelf uitvoert. Met het IVO Basiscontract neemt ze de organisatie en bewaking van de beheersmaatregelen zelf ter hand. Onderwijsinstellingen die gebouwveiligheid op orde willen hebben zonder hiermee zelf druk te willen zijn, schakelen een externe regisseur in (IVO Regiecontract). Deze bewaakt de uitvoering van beheerstaken en rapporteert periodiek de aandachtspunten. Op ieder gewenst moment kan de onderwijsinstelling met het IVO Dashboard controleren of wordt voldaan aan de wet- en regelgeving en normen. Jaarlijks doet de geselecteerde kennispartner een audit om vast te stellen of er relevante wijzigingen zijn in wet- en regelgeving of normen en het (gebruik van) het gebouw of de gebouw gebonden installaties. Waar nodig wordt het Plan van Aanpak hierop bijgesteld.  

Standaardiseren en automatiseren
Met IVO wordt het beheer gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Dit kan met zo’n 80 procent van de activiteiten (regulier beheer), waarna de aandacht uitgaat naar de overige 20 procent. Dit zijn niet-standaard situaties zoals calamiteiten, bouwkundige en/of installatietechnische aanpassingen, wijziging van het gebruik, (tijdelijke) leegstand en verhuizingen. Voor deze situaties worden maatwerk protocollen gemaakt.

Continuïteit
Omdat het gaat om zeer diverse disciplines en 'interne mensen' ook andere taken op hun bordje hebben liggen, is het waarborgen van capaciteit, kennis en continuïteit van gebouwveiligheid lastig. Met IVO is de continuïteit gewaarborgd, worden gebouwrisico’s uniform beheerst en wordt blijvend voldaan aan de relevante wet- en regelgeving en normen.  

Besparing van tijd en geld
In de vragenronde kon Henk Meendering bevestigen dat IVO tijd en geld bespaart. “Vaak waren medewerkers op verschillende afdelingen van het Albeda College met ieder hun eigen werkwijze verantwoordelijk voor het hele pakket aan beheerstaken. Dit kostte onnodig veel tijd en was de kans op afstemmingsfouten groot. Dankzij standaard werkwijzen bespaart IVO tijd en dus geld. Ook is de administratieve last (registratie gegevens) voor de onderwijsinstelling minimaal en zorgt de professionalisering van het beheer voor minder incidenten.” Om gedurende de samenwerking alle betrokken partijen te stimuleren om het beheer doorlopend te verbeteren en de kosten verder terug te brengen, stelde Peter Derks op basis van KPI’s meetbare prestatie afspraken in het vooruitzicht. Deze worden op locatie gemaakt en periodiek geëvalueerd.   

Voor meer informatie:
Peter Derks | Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. | www.certafix.nl

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners