Alles-in-1 oplossing voor een Integraal Veilig Onderwijsgebouw

E-mailadres Afdrukken

Om zonder dat technische kennis nodig is aan de steeds veranderende strenge eisen voor de veiligheid van onderwijsgebouwen te kunnen voldoen, heeft Certafix in samenwerking met Schoolfacilities de tool Integraal Veilig Onderwijsgebouw (IVO) ontwikkeld. Het is een integrale oplossing waarmee een schoolbestuur eenvoudig en van achter zijn bureau, gebouwgerelateerde veiligheidsrisico’s op alle locaties kan overzien en beheersen.


“IVO maakt het mogelijk de gebouwgerelateerde risico’s eenvoudig te beheersen”
Schoolfacilities heeft jarenlange bedrijfsmatige ervaring in het onderwijs en wil die graag met schoolbesturen delen. Frits Wolters van Schoolfacilities: “Met IVO kunnen schoolbesturen, als opdrachtgever, gebouw gerelateerde processen monitoren en risico’s afdekken. Risico’s waarvoor zij wel verantwoordelijk zijn, maar die niet altijd adequaat geborgd zijn. Met deze tool krijgen zij vanuit een regierol grip op gebouwveiligheid. IVO is het resultaat van een intensief contact tussen Schoolfacilities en Certafix.


Peter Derks commercieel manager en mede-eigenaar van Certafix: “Wij leveren integrale oplossingen voor gebouwveiligheid voor diverse markten. Ook schoolbesturen kunnen wij helpen om met minimale inspanning en tegen de laagst mogelijke kosten risico’s te beheersen en te voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. Met IVO  is een schoolbestuur ‘in control’ en in staat de gebouwveiligheid van alle locaties vanaf één centraal punt te waarborgen. Met het IVO Dashboard kan het voor alle relevante disciplines de status van de uit te voeren beheerstaken overzien.”

De volgende stap
Hierbij gaat het om zeer diverse disciplines als arbo, asbest, brandveiligheid, legionella, lift- en stookinstallaties, luchtbehandeling, milieu en NEN3140/1010. Wat is relevant? Eerst moet per discipline en per locatie duidelijk zijn welke wet- en regelgeving en normen van toepassing zijn. Deze beoordeling gebeurt door een Kennispartner gespecialiseerd in de betreffende discipline. Als de onderwijsinstelling al samenwerkt met zo’n partner doet deze partij dit. Als er nog geen kennispartner is, wordt deze als onderdeel van IVO geselecteerd en gecontracteerd. Voor de beheerstaken die door externe partijen moeten worden uitgevoerd worden Contractpartners geselecteerd.  
 

Na een 0-meting op locatie door de Kennispartner zijn de eenmalige en periodieke beheerstaken duidelijk. Deze zullen deels worden uitgevoerd door medewerkers van de onderwijsinstelling zelf en deels door contractpartners. Voor alle disciplines worden dezelfde standaard werkwijzen gehanteerd. Het Plan van Aanpak voor uitvoering wordt ingelezen in de speciaal ontwikkelde digitale IVO Beheeromgeving. Deze is toegankelijk voor alle betrokkenen: managers, interne uitvoerders, kennispartners, contractpartners en (eventueel) toezichthouders en handhavers.

Inzet van facilitair medewerkers
Vervolgens wordt per locatie de demarcatie bepaald: wie (eigenaar, huurder, kennispartner, contractpartner) heeft welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, wat moet wanneer worden uitgevoerd en geregistreerd en wie ziet hierop toe? De oop-ers, conciërges en facilitair medewerkers zijn op een onderwijslocatie de ogen en oren van de organisatie en dus vanwege hun betrokkenheid bij het gebouw cruciaal. Daarom worden informatiesessies en werkplekinstructies georganiseerd over nut- en noodzaak van de uit te voeren beheerstaken. Zo wordt gezorgd voor voldoende draagvlak en kennis en vaardigheden voor juiste uitvoering van de beheerstaken.

Welke taken uitbesteden?
Nu is de basis gelegd om aan de slag te gaan. De onderwijsinstelling bepaalt welke taken ze uitbesteedt en zelf uitvoert. Met het IVO Basiscontract neemt ze de organisatie en bewaking van de beheersmaatregelen zelf ter hand. De IVO Beheeromgeving helpt bij de registratie en het IVO Dashboard zorgt voor bewaking zonder dat er papierwerk aan te pas komt.  
Onderwijsinstellingen die gebouwveiligheid op orde willen hebben zonder hiermee zelf druk te willen zijn, schakelen een externe regisseur in (IVO Regiecontract). Deze bewaakt de uitvoering van beheerstaken en rapporteert periodiek de aandachtspunten. Op ieder gewenst moment kan de onderwijsinstelling met het IVO Dashboard controleren of wordt voldaan aan de wet- en regelgeving en normen. Jaarlijks doet de geselecteerde kennispartner een audit om vast te stellen of er relevante wijzigingen zijn in wet- en regelgeving of normen en het (gebruik van) het gebouw of de gebouw gebonden installaties. Waar nodig wordt het Plan van Aanpak hierop bijgesteld, zodat de onderwijsinstelling in overeenstemming met de gemaakte afspraken blijft handelen.

Beheer standaardiseren en automatiseren
Met IVO wordt het beheer gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Dit kan met zo’n 80 procent van de activiteiten (regulier beheer), waarna de aandacht uitgaat naar de overige 20 procent. Dit zijn niet-standaard situaties zoals calamiteiten, bouwkundige en/of installatietechnische aanpassingen, wijziging van het gebruik, (tijdelijke) leegstand en verhuizingen. Voor deze situaties worden maatwerk protocollen gemaakt.

Continuïteit
Omdat het gaat om zeer diverse disciplines en 'interne mensen' ook andere taken op hun bordje hebben liggen, is het waarborgen van capaciteit, kennis en continuïteit van gebouwveiligheid lastig. Met IVO is de continuïteit gewaarborgd, worden gebouwrisico’s uniform beheerst en wordt blijvend voldaan aan de relevante wet- en regelgeving en normen.  

Besparing van tijd en geld
Vaak zijn medewerkers op verschillende afdelingen met ieder hun eigen werkwijze verantwoordelijk voor het hele pakket aan beheerstaken. Dit kost onnodig veel tijd en maakt de kans op afstemmingsfouten groot. Dankzij standaard werkwijzen bespaart IVO tijd en geld. Ook is de administratieve last (registratie gegevens) voor de onderwijsinstelling minimaal en zorgt de professionalisering van het beheer voor minder (dure) calamiteiten. Om gedurende de samenwerking alle betrokken partijen te stimuleren om het beheer doorlopend te verbeteren en de kosten verder terug te brengen, worden op basis van KPI’s meetbare prestatie afspraken gemaakt en periodiek geëvalueerd.   

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Schoolfacilities, Frits Wolters via 0575 - 441 888 of Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
Certafix, Peter Derks via 0548 - 631 525 of Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners