Leon van 't Lam, HVA: “De tevredenheid van studenten over de facilitaire studentenkaart is sterk verbeterd”

E-mailadres Afdrukken

Grote kwaliteitsslag door teamwork OmniCard en HVA/UVA
De afgelopen jaren hebben de Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam in nauwe samenwerking met OmniCard de studentenkaart een facelift gegeven. Voor de circa 90.000 studenten is de nieuwe kaart als collegekaart en digitaal identiteitsbewijs onmisbaar. Ook de serviceorganisatie rond het kaartbeheer is een stuk doeltreffender en klantvriendelijker geworden. Volgens projectleider Leon van 't Lam van HVA/UVA komt dit de professionele uitstraling van beide instituten ten goede. “Het aanvragen van een studentenkaart via de web-based selfservicesite van OmniCard is het eerste contact van studenten met hun nieuwe onderwijsinstituut. Het is belangrijk voor de uitstraling van de HVA/UVA dat dit proces soepel verloopt en dat studenten een mooie studentenkaart krijgen, die ze echt als een soort visitekaartje kunnen gebruiken.”

De nieuwe studentenkaart is één van de eerste concrete projecten die vanuit de samenwerking tussen de HVA en de UVA is uitgevoerd. Technisch is de kaart, die gebaseerd is op Desfire EV1 techniek, voor beide organisaties identiek. Hij kan binnen beide instellingen worden gebruikt als collegekaart en voor toegang tot de gebouwen, follow me printen, elektronische lockers en bibliotheek. HVA en UVA hebben wel elk een eigen layout. Leon van 't Lam: "Deze kaart is het eerste tastbare bewijs van de samenwerking van UVA en HVA. Het is letterlijk en figuurlijk een visitekaartje dat de samenwerking symbolisch een gezicht geeft."

V.l.n.r.: Leon van 't Lam, Ed Dijkers en Farshid Samani voor de servicebalie in één van de nieuwe gebouwen van de Amstelcampus.

Afscheid van papieren collegekaart
OmniCard heeft al vijftien jaar een relatie met de HVA, aanvankelijk als producent van diverse typen facilitaire kaarten. In de loop der jaren heeft de relatie zich ontwikkeld tot een krachtig partnership, dat zich sterk maakt voor een kwalitatief goede collegekaart en een klantvriendelijke serviceorganisatie. Daar was ook wel de nodige winst te behalen. Tot vorig jaar hadden de studenten twee kaarten nodig: een papieren collegekaart waarop zelf een foto moest worden geplakt, en een facilitaire kaart om te kunnen printen, voor toegang tot gebouwen, etc. Leon van 't Lam: "Studenten hadden veel kritiek op die papieren collegekaart. We hebben die twee kaarten nu samengevoegd. Sinds vorig collegejaar is het een chipkaart met Desfire technologie voor toegang, printen en dergelijk. Daarop is hun naam met foto gedrukt voor visuele identificatie bij colleges en examens. Dit jaar introduceren we zo'n zelfde soort kaart voor de medewerkers."

De overstap van twee aparte kaarten naar één facilitaire kaart heeft flinke organisatorische consequenties gehad, ook omdat het een gezamenlijk project van de HVA en UVA was. De ict-afdelingen van beide instellingen moesten samen een technische visie uitwerken met betrekking tot het kaart management systeem. De afdelingen Facility Services van beide instellingen moesten de logistiek en de processen rond de kaartproductie en -beheer optimaliseren en stroomlijnen.

Bij de HVA bestaat Facility Services uit een servicebalie op iedere locatie, die studenten en medewerkers helpt met o.a. aanvragen en blokkeren van kaarten. Daarnaast is er een backoffice, die de lastige vragen afhandelt en de naleveringen van de kaarten print. Bij de UVA werkte men alleen met een backoffice, maar niet met servicebalies. Leon van 't Lam: "Die verschillende afdelingen facility services van HVA en UVA zijn samengevoegd tot één backofficesysteem. Bij de UVA hebben we nu ook op een aantal locaties servicepunten ingericht, compleet met kaartprinters. Dat is vorig jaar gedaan tegelijk met de implementatie van de nieuwe collegekaart."

Selfservice middels web-based OmniCMS van OmniCard
Belangrijk bij de ondersteuning van de kaartproductie is de nieuw ontworpen selfservicesite voor de studenten. Zij kunnen daar hun foto voor de kaart uploaden, kaarten blokkeren, een nieuwe kaart aanvragen, valideren en deze via iDEAL betalen. De ontwikkeling van de site gebeurde in nauw overleg met OmniCard. De site sluit daardoor uitstekend aan bij de processen van de afdeling Facility Services.

De kaartproductie is hierboven schematisch weergegeven. Deze start op het moment dat een nieuwe student via StudieLink wordt ingeschreven bij de HVA of UVA, ergens tussen mei en september. De gegevens van de student worden automatisch doorgegeven aan SIS, het Studenten Informatie Systeem dat door veel hogescholen wordt gebruikt. Vanuit SIS worden de studentgegevens via SAP PI (Proces Integratie) doorgegeven aan de systemen voor kaartmanagement (OmniCMS), toegangsbeheer, elektronische locker- en postvakbeheer, verbruiksregistratiesysteem (VRS) en bibliotheek. In het Identity Management (IDM), een dienst van SurfNet, wordt een ID aangemaakt voor die student en hij krijgt zijn inlogaccount en wachtwoord voor de HVA of UVA. Zodra het ID is aangemaakt ontvangt de student een email dat hij zijn foto kan uploaden via www.mijnhvapas.nl of www.mijnuvapas.nl. Als hij dat heeft gedaan wordt de foto toegevoegd aan de kaarthoudersgegevens in het  KMS (OmniCMS) en de kaart wordt aangemaakt. OmniCard print en codeert de kaarten en stuurt ze met een begeleidend schrijven naar het huisadres van de student. Die kan de kaart gebruiken zodra hij deze eenmalig heeft laten valideren bij een servicebalie (met een identiteitsbewijs aantonen dat hij degene is die op de foto staat). Tijdens de validatie wordt  de kaart actief en wordt er vanuit het KMS (OmniCMS) een seintje gegeven naar de achterliggende systemen dat de kaart gebruikt mag worden. Het hele proces verloopt volautomatisch.

Kracht van partnership: samen oplossingen bedenken
OmniCard is al een aantal jaren bezig met een tweesporenbeleid. Er is een flink aantal scholen in Nederland dat kiest voor vaste systemen op de eigen servers. Dat is een product van OmniCard wat al jaren bestaat. Maar er is ook een toenemende vraag naar webbased systemen voor kaart management. Ed Dijkers, verkoopdirecteur van OmniCard: "Vanuit het buitenland, met name Amerika en Australië, is er veel vraag naar CardExchange. Dat is een product van de OmniCard Group om webbased kaarten aan te vragen en via dealers uit te printen. In Nederland hebben we dat hostingconcept ook opgepakt, maar gaan we nog een stap verder. Hier bieden we een one-stop-shopping-concept: KMS inrichten, kaarten leveren, fotografie, printen, coderen en naar de student verzenden. Mede door de samenwerking met HVA/UVA is die ontwikkeling in ons bedrijf in een stroomversnelling geraakt."

"Deze kaart is het eerste tastbare bewijs van de samenwerking van UVA en HVA. Het is letterlijk en figuurlijk een visitekaartje dat de samenwerking symbolisch een gezicht geeft."

Een mooi voorbeeld van de synergie tussen beide partijen is de totstandkoming van de interne selfservicesite voor bezoekerspassen, die in september 2013 is gelanceerd. Farshid Samani, projectleider ICT bij Omnicard, heeft dat concept samen met Leon van 't Lam gerealiseerd. "De HVA/UVA wilde graag meer controle over de bezoekers, zoals werkstudenten, schoonmakers, of gewoon gasten. Door de vele locaties was er geen centrale regie in het aanvraag en beheerproces voor deze bezoekers. Die kregen altijd een bezoekerspas en werden losgelaten in het gebouw. Vaak was niet bekend waar ze zich bevonden, of ze hun pas weer inleverden, etc. Met het systeem wat we nu hebben gemaakt zijn alle aanvragen en uitgiftes van bezoekerskaarten traceerbaar. Je kunt  zien wie er in het verleden in de gebouwen zijn geweest, bij wie ze te gast ze waren, etc. Die gebruikshistorie is heel handig om diefstallen te achterhalen of om te zien wie er binnen zijn bij een calamiteit. De input van klanten zoals de HVA/UVA is zeer belangrijk om zo'n marktgericht product te kunnen leveren. Dit hebben we echt samen met het onderwijs gemaakt."

Kwantitatief en kwalitatief resultaat
Leon van 't Lam kan nog geen bedrag koppelen aan de besparingen door van de nieuwe werkwijze. Personeelsbesparingen zijn moeilijk te bepalen, want het personeel gaat andere taken uitvoeren. De nieuwe methodiek van bezoekersregistratie zal ertoe leiden dat er veel minder bezoekerspassen kwijtraken. En er zijn ook zeker kostenbesparingen doordat de papieren collegekaart voor de studenten is verdwenen. "Jaarlijks werden er heel veel werkstudenten ingehuurd om die papieren collegekaart te maken en dat hoeft niet meer. Maar voor mij is het veel belangrijker dat de papieren collegekaart in de top 5 stond van grootste ergernissen van de studenten. Op de nieuwe studentenkaart wordt heel positief gereageerd, zo blijkt uit berichten op Twitter en tijdens validatiesessies op de studentenbeurs van de UvA-Intreeweek. Daar hebben honderden studenten kun kaart laten valideren. Ik stond daar vorig jaar ook en de geluiden waren eigenlijk alleen maar positief. Daar mogen we als HVA/UVA en OmniCard best trots op zijn."

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Omnicard

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners