Eén pas, vele voordelen: OmniCard brengt ideale situatie op NHL Hogeschool

E-mailadres Afdrukken

Sinds 2006 ondergaat het hoofdgebouw van de NHL Hogeschool in Leeuwarden een grootschalige verbouwing. Deze verbouwing is aangegrepen om ook op ICT-vlak een belangrijke vernieuwing door te voeren. Namelijk het vervangen van alle bestaande NHL-kaarten door één kaart met ingang van 2010. Om dit te realiseren is beroep gedaan op OmniCard B.V., marktleider in de onderwijssector op het gebied van het implementeren van Card Management Systemen.

Een kaart voor de printer, een kaart voor de mediatheek, en ook nog een kaart voor de kluisjes. Medewerkers en studenten van de NHL Hogeschool hebben hun portemonnees iedere dag behoorlijk gevuld met dit soort plastic kaartjes. Mathijs Rutten, projectleider facilitaire diensten op de hogeschool, kon zich wel een meer ideale situatie voorstellen. "We hebben daarom nagedacht hoe we dit anders konden inrichtten, en kwamen al snel bij OmniCard uit."

Maatwerk

Ed Dijkers, directeur Omnicard (links), en Mathijs Rutten, projectleider facilitaire diensten NHL.

OmniCard verzorgt de implementatie van Card Management Systemen (CMS) in het bedrijfsleven, de gezondheidszorg, maar nog het meest in het onderwijs. Bijna zeven jaar geleden had het bedrijf haar primeur op het Deltion College in Zwolle. Inmiddels is het OmniCMS een welbekend begrip op al bijna twintig onderwijsinstellingen in Nederland. "Wij hebben voldoende ervaring in dit werk", legt Ed Dijkers uit. "Wat overigens niet wil zeggen dat we voor elke school een standaardpakket hebben. Zeventig procent van ons CMS is een redelijk vast gegeven, de overige dertig procent is ingericht naar de wensen van de opdrachtgever. Dit gedeelte wordt voornamelijk bepaald op welke wijze de datasynchronisatie ingericht moet worden van bronsystemen naar de achterliggende applicaties."

NHL Hogeschool gebruikt de kaart voor de mediatheek, de printer en andere toepassingen in verschillende systemen. Voorheen hoorde bij elk systeem een aparte kaart. Het OmniCMS koppelt deze systemen, zodat er nog maar één kaart nodig is om gebruik te maken van al deze toepassingen. Maar deze kaart, die op de hogeschool in Leeuwarden de NHL-kaart als naam krijgt, krijgt in dit geval meer dan alleen gebruiksfuncties. Rutten: "De kaart fungeert bijvoorbeeld ook als studenten- en medewerkerskaart. Voor studenten betekent dit dat ze alleen hun kaart mee hoeven te nemen naar tentamens. Zodoende dat alle kaarten ook van een foto, studentnummer en naamgegevens worden voorzien."

Financieel voordeel

De NHL-kaart is dus multifunctioneel, maar de invoering van het OmniCMS brengt meer voordelen met zich mee. Zoals het gegeven dat het OmniCMS bestaat uit één hoofdscherm waar alle kaarthouders overzichtelijk zijn weergegeven en alle gegevens per kaarthouder worden gepresenteerd. Er zijn slechts een paar muisklikken nodig om gegevens toe te voegen, te verwijderen of te verwerken. Voor de gebruikers is één van de voordelen het print follow me-systeem. Wanneer studenten en medewerkers een document willen printen, komt de print niet meer standaard uit de dichtstbijzijnde printer. De gebruiker kan zelf een printer kiezen. "Door heel het gebouw zijn meerdere printers te vinden die allemaal op hetzelfde netwerk zijn aangesloten’, legt Rutten uit. ‘Het maakt hierdoor niet uit welke je wilt gebruiken: je kunt op elke printer met de NHL-kaart je document oproepen en laten afdrukken. Dit betekent voor de NHL trouwens een groot financieel voordeel. Voorheen hadden wij door heel het gebouw 360 printers. Straks is dit aantal fors minder. Overigens is de nieuwe multifunctionele NHL-kaart op zich ook al een forse kostenbesparing gezien het aantal kaarten dat het vervangt."

Uitdaging in korte tijd

Voorafgaand aan de implementatie van OmniCMS moest er door OmniCard B.V. en NHL Hogeschool hard gewerkt worden. Pas in oktober werd door het bestuur van NHL Hogeschool gekozen voor het Card Management Systeem. "De tijdfase waarin dit project moet worden gerealiseerd, is een uitdaging", vindt Dijkers. "Er zijn veel punten die georganiseerd moeten worden om alles goed werkend te maken. Het is immers een behoorlijk project: datakoppelingen realiseren met zes verschillende deelsystemen, waardoor 10.000 studenten en een grote groep medewerkers straks gebruik kunnen maken de NHL-kaart. Als we alleen de productie van de kaarten nemen, dan is dat al een hele kluif. Niet in de laatste plaats omdat geregeld moet worden dat alle studenten en medewerkers een foto van zichzelf moeten opsturen. Maar eind november hadden we al een respons van zestig procent. Dat was boven verwachting, en te danken aan de heldere en vlotte communicatie van de NHL naar de studenten en medewerkers toe. Natuurlijk zijn we ook erg geholpen met de snelle respons van studenten en medewerkers. Overigens waren er ook andere manieren om foto’s te verzamelen. Maar de NHL koos voor deze aanpak omdat dit hen gelijk de gelegenheid gaf om schriftelijk informatie te verstrekken over de NHL-kaart."

Kracht van het project

Zowel NHL Hogeschool als OmniCard B.V. zijn zeer tevreden over hun samenwerking, en de medewerking die leveranciers en ICT-medewerkers leveren. "Goede samenwerking is de kracht van dit project", zo vindt Dijkers. "En die samenwerking houden we hoog ook nadat wij het project hebben opgeleverd. De NHL is onze klant, maar daarmee zijn ook al die 10.000 studenten onze klant. Mochten zij problemen krijgen met de kaart, dan moet duidelijk zijn waar ze terecht kunnen. Medewerkers van de hogeschool moeten op een snelle wijze goede service rondom de NHL-kaart kunnen verlenen. Dit betekent ook dat zij een kaart moeten kunnen maken voor het geval er één stuk is gegaan, of verloren is geraakt. Want zoveel voordelen als dat er aan de NHL-kaart zitten, zo onthand ben je als je hem niet meer hebt. Zodoende dat in het CMS-pakket dat wij aan NHL Hogeschool hebben geleverd ook een cardprinter zit, zodat de hogeschool in noodgevallen zelf kaarten kan produceren. Op voorhand proberen wij deze zaken zo goed mogelijk te organiseren, zodat eventuele problemen snel en ter plekke kunnen worden opgelost. Kortom: OmniCard neemt het technische aspect voor haar rekening, en de NHL de organisatie. Een ideale aanpak om kwaliteit en gebruikersgemak te garanderen."

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Omnicard

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners