Remko Muis, ID-ware: “Ons flexibele Online Card Management Systeem ontzorgt scholen volledig bij het beheer van de schoolpas”

E-mailadres Afdrukken

Het Online Card Management Systeem (OCMS) van ID-ware heeft in de afgelopen vijf jaren technologisch een enorme ontwikkeling doorgemaakt. De kaartproductiesystemen van vroeger zijn nu online platforms, waarmee de gehele levenscyclus van een schoolpas beheerd wordt. Remko Muis, implementatiespecialist bij ID-ware: “Ons specialisme is kaartbeheer, dat kunnen wij als geen ander. Ons systeem is heel flexibel en wordt volledig afgestemd op de bedrijfsprocessen in de school. Dat bespaart veel mankracht in de school. We hebben berekend dat de kostprijs van een schoolpas daardoor gereduceerd wordt met wel 60 procent.”

De meeste scholen leven nog in de prehistorie als het gaat om het beheer van de schoolpassen. Er wordt nauwelijks nagedacht over manieren om die processen soepeler en efficiënter te laten verlopen. Het is immers een proces wat maar één keer per jaar voor grote drukte in de organisatie zorgt en daar valt nauwelijks winst te halen, is de redenering. “Dat is een grote vergissing,” zegt Remko Muis. “Aan het begin van het jaar is het inderdaad een paar weken topdrukte in de organisatie bij de uitgifte van de schoolpassen aan de nieuwe studenten. Maar denk eens aan de mankracht die gedurende het schooljaar moet worden gestoken in het blokkeren en bijbestellen van zoekgeraakte passen. Of de energie die opgaat aan het blokkeren en achterhalen van passen van leerlingen die de school verlaten. Een schoolpas kost de school gedurende zijn hele levenscyclus handenvol geld.”

Dienstverlening van A tot Z

De visie van ID-ware op de bedrijfsprocessen rond de schoolpas is in het Online Card Management System (OCMS) tot in het kleinste detail uitgewerkt tot concrete logisch op elkaar volgende handelingen. “Ons systeem beheert de levenscyclus van een schoolpas, van aanvraag tot en met het moment van vernietiging. Elke stap in dat proces wordt door ons in een workflow gegoten en het kan allemaal zo worden ontworpen dat het naadloos aansluit bij de processen die zo'n school al hanteert.”

Met technologie die de afgelopen jaren in opkomst is gekomen (SAAS, ASP) kunnen studenten tegenwoordig eenvoudig zelf foto's uploaden naar het OCMS. Het systeem is in staat om zelf emails naar de studenten te verzenden en te reageren op de reacties van die student. “Bij de Universiteit van Nottingham vindt de volledige pasproductie plaats zonder dat er een medewerker van de universiteit naar om hoeft te kijken. De universiteit stuurt ons een bestand met deelnemersgegevens. Alle deelnemers krijgen automatisch een email met het verzoek een actuele foto te uploaden. De ontvangen foto's worden gescreend en als alles voldoet aan de criteria wordt automatisch een pas geproduceerd en naar het huisadres van de student gestuurd. Doordat we een real-time koppeling hebben met het bronsysteem van de universiteit beschikken we altijd over up-to-date gegevens van studenten en medewerkers. Dat voorkomt het onnodig drukken van verkeerde gegevens op passen, en bespaart zo de universiteit veel kosten.”

Maatwerk voor iedere school

Lang niet iedere onderwijsinstelling wil de volledige dienstverlening rond de schoolpas uitbesteden. Toch kunnen ook die scholen grote efficiencyvoordelen realiseren door gebruik te maken van het OCMS van ID-ware. “Net als bij ROC Flevoland organiseren we workshops op zo'n school, zitten met de betrokkenen om tafel en inventariseren wat de school allemaal wil kunnen. Welke processen hanteren ze bij kaartuitgifte, –productie en –inname, hoe kunnen we die slimmer inrichten, welke koppelingen zijn er met onder- en bovenliggende tools als leerlinginformatiesystemen, toegangscontrole, afrekensystemen etc. Wij zorgen ervoor dat het OCMS optimaal aansluit op de werkwijze in de school.”

De 10 belangrijkste kenmerken van het OCMS

  • ID-ware ontzorgt de organisatie.
  • OCMS is web-based applicatie voor gehele kaart lifecycle management.
  • Tijdwinst bij intake studenten door gebruik ID-scanner.
  • Altijd actuele GBA-gegevens (vanaf februari 2013 BRP) in de database.
  • Kopie ID (paspoort of ID-kaart) in database voor accountant.
  • Einddatum ID is bekend in database.
  • Activatiecode regelt autorisaties "in time".
  • Uploaden foto vanaf elke plek in de wereld.
  • Check op foto, uitgifte kaart en werking kaart.
  • Geautomatiseerde email voor alle communicatie met deelnemers.

Eén van de belangrijkste technische innovaties van het OCMS in combinatie met realtime koppelingen met andere systemen is de taakplanner. Op een vooraf ingesteld tijdstip of bij een wijziging in de gegevens van een leerling kan de taakplanner automatisch acties starten. “Voorbeeld: als een student in het leerlingvolgsysteem wordt uitgeschreven, wordt zijn pas automatisch geblokkeerd en krijgt hij automatisch een email met het verzoek zijn pas in te leveren. Daarmee neem je een enorme administratieve last bij de scholen weg.”

Paraplu

Remko Muis beseft dat het voor onderwijsinstellingen lastig is om een keuze te maken uit al de card management systemen die verkrijgbaar zijn. “Onze concurrenten hebben vooral kaartproductiesystemen, soms webbased, maar zij ontzorgen niet op de wijze zoals wij dat doen. Wij hangen als een paraplu boven al die processen, die we volautomatisch kunnen managen. Wij hebben rapportagemogelijkheden, variërend van heel algemene schijfdiagrammen tot gedetailleerde analyses. Op die manier krijgt een school inzicht in de voorraad. Dus de processen worden niet alleen uitgevoerd, maar ze kunnen ook worden beheerd.”

Contact

Geïnteresseerd? Kijk op www.idware.nl en neem contact op met ID-ware International BV, Henk J.J. Klunder via 06-5461 6466 of via email Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

Lees ook

Harry Mauw, ROC Flevoland: “De paspoortscan van ID-ware zorgt voor een flinke besparing bij de productie van de schoolpassen”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners