Harry Mauw, ROC Flevoland: “De paspoortscan van ID-ware zorgt voor een flinke besparing bij de productie van de schoolpassen”

E-mailadres Afdrukken

ROC Flevoland is bezig met een pilot om de productie en het beheer van de schoolpassen te verbeteren. Tot dusver werden de gegevens van elke student handmatig ingevoerd en er moest een foto van die student worden gemaakt. Dat was erg arbeidsintensief. Samen met partner ID-ware is een oplossing gevonden in de vorm van een paspoort- of ID-scanner, waarmee de gegevens en de foto op de chip van een paspoort of ID-kaart kunnen worden ingelezen. Volgens Rosa Croqué, functioneel applicatiebeheerder bij ROC Flevoland, levert dat veel tijdwinst op. “De intake gaat veel sneller doordat er geen foto meer gemaakt hoeft te worden van elke student. Dat levert ons op jaarbasis met een totale productie van ongeveer 1.500 passen een flinke personele besparing op.”

Twee jaar geleden nam de directie van ROC Flevoland het initiatief om het functioneren en de dienstverlening van de ondersteunende diensten een kwaliteitsimpuls te geven. Dat leidde tot een reorganisatie en een zoektocht naar nieuwe oplossingen, met name op het gebied van automatisering. De presentieregistratie was een van de eerste processen die werden gemoderniseerd, vertelt Harry Mauw, directeur bedrijfsvoering. “Wij deden de presentieregistratie nog op papier. We hebben alle docenten een tablet gegeven en software geïmplementeerd, zodat ze dat digitaal kunnen doen. Dat was een heel succesvol project: de tablets werken, de software doet het, er is minder papieren rompslomp. En op het vlak van onderwijsprogrammering heeft het veel impact gehad, want mensen moeten ineens heel anders nadenken over digitaal onderwijs.”

Beheer van schoolpassen

Voor de ondersteunende diensten was de manier van uitgifte van de passen voor nieuwe studenten een doorn in het oog. Facilitair medewerker Huub Meulenberg (foto): “Dat proces was opgedeeld in een groot aantal stapjes, waarbij verschillende mensen handelingen moesten doen. Een student moest zich eerst melden bij een balie en vervolgens bij onze fotostudio. Daar ontstond vaak een wachtrij. Heel vervelend voor ons, voor de student en voor de docenten, want hun lessen werden ervoor onderbroken.”

Tijdens gesprekken met de vaste partner ID-ware voor het kaartbeheer ontstond het lumineuze idee om gebruik te maken van paspoort- en ID-scanners. Met die scanners kunnen de gegevens die in de chip van een identiteitsbewijs zijn opgeslagen op een efficiënte en foutloze manier worden geregistreerd. Dat gaat snel en heeft als voordeel dat er geen foto gemaakt hoeft te worden. Om een paspoort- en ID-scanner te kunnen gebruiken moest er wel van versie 1.6 naar versie 2.1 van het Online Card Management System worden overgestapt.

Snelle implementatie

Onder leiding van Rosa Croqué (foto) is een proefopstelling gemaakt om eventuele kinderziektes uit de procedure te halen en om te zien of er tijdwinst te behalen was. De tests waren zo gunstig dat er al snel een aantal scanners bij de frontoffice werd neergezet. In de praktijk blijkt dat het lezen van een paspoortchip ongeveer 8 seconden kost en altijd lukt. Bij ID-kaarten, die veel schadegevoeliger zijn dan paspoorten, gaat het lezen van de chip regelmatig fout omdat deze kapot is. In dat geval wordt de foto op de ID-kaart met een gewone scanner ingelezen. Huub Meulenberg: “Kinderen schaffen zo'n kaart aan als ze 14 jaar zijn, maar als ze hier rondlopen zijn ze rond de 18. Dan is hun uiterlijk sterk veranderd en zijn ze niet herkenbaar van die foto. Ideaal is dat niet, maar desondanks zijn we heel blij met de ID-scanners.”

Rosa Croqué focuste zich op de te behalen tijdwinst. In alle drie locaties van het roc zijn servicebalies ingericht voor de uitgifte van passen. Nu de fotostudio overbodig is worden die servicebalies bemand door twee personen in plaats van drie. “Het nemen van een foto kostte ongeveer drie minuten. Want studenten zijn soms ijdel en dan lukt een foto een eerste keer niet altijd. Van die discussies zijn we nu af. Dat scheelt ons behoorlijk in mankracht. Een ander voordeel is dat de student veel sneller wordt geholpen, ook belangrijk vanuit klantvriendelijkheid.”

De nieuwe methode wordt ook door de studenten omarmd. Het is nog nooit voorgekomen dat een student weigert zijn identiteitsbewijs te laten zien. Harry Mauw: “Jonge mensen vinden het tegenwoordig heel normaal om even je identiteitsbewijs te laten zien om het proces efficiënter te maken.”

Efficiency in dienstverlening

Met de scanner (links op de foto) kunnen de gegevens die in de chip van een identiteitsbewijs zijn opgeslagen efficiënt en foutloos worden geregistreerd. Deze werkwijze levert ROC Flevoland een flinke personele besparing op.

ROC Flevoland is ondertussen ook bezig met de mutatie van het studentenvolgsysteem nOIse naar Eduarte. Het Online Card Management System van ID-ware moet daarmee kunnen koppelen, maar ook met andere systemen. Om al die software met elkaar te laten communiceren wordt een groot universeel koppelvlak ingericht. Gegevens kunnen dan straks heel gemakkelijk worden gedeeld. Rosa Croqué: “Met zo'n koppelvlak willen we een bijna softwareonafhankelijke interface creëren voor de toekomst. Want we hebben gemerkt dat al die verschillende systeempjes leiden tot onderhoud, beheer, single points of failure, en daar willen we vanaf.”

Informatie delen sluit aan bij de maatschappelijke trend dat mensen graag baas zijn over hun eigen gegevens. Huub Meulenberg: “Iedereen wil graag vanaf zijn computer of tablet zelf dingen kunnen regelen: een fout adres, een naam die verkeerd is gespeld. Dat kunnen we zelf wel corrigeren, vaak in een fractie van de tijd die het kost om in de school iemand te vinden die iets voor je kan aanpassen. Ook weer een vorm van efficiency.” “De techniek laat het nu ook toe, vijf jaar geleden kon het niet,” vult Harry Mauw aan. “Dat betekent dat wij in de toekomst steeds meer gaan kijken of we handelingen vanuit het oogpunt van efficiency nog wel zelf moeten blijven doen of dat we ze buiten de deur zetten.”

De volgende stap

Ondertussen wordt de paspoort- en ID-scanner na amper een half jaar alweer als heel gewoon ervaren. De pilot is nog niet eens afgelopen, maar de resultaten zijn heel bevredigend. Toch wordt er nog niet uitgebreid nagedacht over nieuwe ontwikkelingen op het gebied van pasbeheer. Harry Mauw: “Een volgende stap kan zijn dat je studenten de mogelijkheid geeft een actuele foto te uploaden. Maar eerst willen we dit goed analyseren en evalueren met de centrale diensten. Want er is ook kans dat we het systeem met de paspoortscanner gaan uitrollen bij onze partnerinstelling ROC van Amsterdam. Als dat achter de rug is wil ik wel nadenken over een volgende stap.”

Lees ook

Remko Muis, ID-ware: “Ons flexibele Online Card Management Systeem ontzorgt scholen volledig bij het beheer van de schoolpas”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners