Mirjam Kloosterman, AHK: "Multifunctionele chipkaart geeft inzicht in kostprijs van eigen identiteit"

E-mailadres Afdrukken

De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) heeft in augustus organisatiebreed een multifunctioneel chipkaartsysteem van ScreenCheck in gebruik genomen. De nieuwe kaart verleent toegang op diverse niveaus en kan worden gebruikt als college-, medewerker-, media-/bibliotheekkaart en betaalmiddel. Projectleider Mirjam Kloosterman ziet de kaart als een investering voor de toekomst. “Er zijn nu nog faculteiten die niet meedoen met de catering en vending, maar er komt een moment dat we ook dat centraal gaan aanbesteden. Dan is het makkelijk als je een centraal systeem hebt en is het een motivatie om te komen tot eenduidig prijsbeleid.”

De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten bestaat uit zes faculteiten, ieder met een eigen gebouw en een eigen historie. Sinds een aantal jaren wordt geprobeerd voor die faculteiten op facilitair gebied een aantal zaken centraal te regelen. Doordat de hogeschool geen centraal geleide organisatie is en de faculteiten een sterke eigen cultuur hebben, is dat een ingewikkeld proces. Mirjam Kloosterman: “De introductie van een centraal systeem als de multifunctionele chipkaart is een democratisch proces. Je krijgt de individuele vertegenwoordigers van de faculteiten om tafel en die moeten er in principe voor zorgen dat het systeem in hun faculteit gebruikt en geaccepteerd gaat worden.”

Flexibel en multifunctioneel

Marcel Laks van advies- en projectmanagementbureau 4C4U heeft het project en de Europese aanbesteding begeleid. Naast het geven van technische en organisatorische adviezen bestond zijn werk ook uit het coachen van zowel de hogeschool als leverancier ScreenCheck met de partners Magna Carta (betaalfunctionaliteit) en Simac Quadcore (toegangscontrole). “Je hebt te maken met partijen die elkaars taal niet spreken en aan elkaar moeten wennen. Dat is best spannend. De AHK moest geholpen worden om de juiste vragen te stellen en ScreenCheck kon zich geen houding permitteren van ‘vertel maar wat u wilt, dan maken wij het wel’; zij moesten als leverancier de AHK helpen de juiste keuzes te maken.”

Dat dit uitstekend gelukt is, blijkt uit het eindresultaat: een uiterst flexibel systeem waarmee elke faculteit naar eigen behoefte uit de voeten kan. Alle facilitaire systemen kunnen in principe via de kaart geregeld worden: toegangscontrole op buiten- en binnendeuren, lockers en betaalfunctionaliteit voor catering, vendingautomaten, printen en kopiëren. Om de kaart als collegekaart te kunnen gebruiken, staat er een foto van de student op. Bovendien bevat de pas een magneetstrip en een barcode. “We gebruiken de nieuwste Mifare Desfire EV1, uiteraard een contactloze kaart”, legt projectmanager Ed Toonen van ScreenCheck uit. “De magneetstrip is voor het reserveringssysteem van het Conservatorium van Amsterdam en de barcode voor de mediatheek; beide zijn al langer in gebruik zijnde systemen die de AHK voorlopig wil blijven gebruiken.”

Katalysator voor de toekomst

De chipkaart zal vooral de administratieve werkzaamheden verlichten. De gegevens in het kaartmanagementsysteem komen rechtstreeks uit de medewerkers- en studentenbronsystemen en de koppelingen naar de onderliggende toepassingen zijn volautomatisch.

V.l.n.r. Marcel Laks, Mirjam Kloosterman en Ed Toonen.

ScreenCheck heeft speciaal voor de buitenlandse studenten een tool ontwikkeld waarmee zij via e-mail hun foto’s kunnen opsturen. Ed Toonen: “Daar zit een stuk maatwerk in, net als in onze web-interface. Het grote voordeel is dat op maar één plaats gegevens van de kaarthouder ingevoerd hoeven te worden. Zodra dat is gebeurd, zorgen wij overal voor: printen, coderen, onderliggende systemen informeren. Als die kaart wordt uitgereikt aan de kaarthouder kan hij meteen gebruikmaken van alle faciliteiten.”

De AHK maakt nog niet ten volle gebruik van alle mogelijkheden van de chipkaart. Dat is vooral een gevolg van de decentrale organisatie van de hogeschool. Mirjam Kloosterman: “De invoering van een chipkaart lijkt voor een buitenstaander een redelijk eenvoudig ict-invoeringstraject, maar het komt er altijd op neer dat er vragen worden gesteld die te maken hebben met beleid. Dat leidt tot interessante discussies over wat functioneel gewenst is.” Kloosterman heeft er voorlopig vrede mee dat niet alle faculteiten maximaal gebruikmaken van de mogelijkheden; zij ziet de chipkaart vooral als een katalysator in de ontwikkeling van de facilitaire organisatie van de hogeschool.

Eigen identiteit kost geld

Ook Marcel Laks merkt dat de faculteiten sterk vast willen houden aan de eigen historie en identiteit, ook al strookt dat niet altijd met effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Dat blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat er 28 verschillende kaartlayouts zijn gemaakt, vier kaartsoorten per faculteit en nog een overkoepelende layout. “Daar is heel lang over gesproken, maar het was niet haalbaar om dat te uniformeren. En dat brengt kosten met zich mee, want met 28 soorten kaarten neemt de beheerslast toe. Maar het belang van de eigen identiteit en herkenbaarheid van een faculteit weegt in dit geval op tegen de meerwaarde van centrale afspraken.”

De meerwaarde van het systeem zal zich in de toekomst snel ontwikkelen. De invoering van het nieuwe systeem heeft tekortkomingen van bestaande processen blootgelegd en katalyseert nieuwe – vaak eenvoudiger – administratieve processen. Die zullen de effectiviteit van het systeem en daarmee de acceptatie verder doen toenemen, zeker als de multifunctionaliteit verder wordt uitgebouwd. Marcel Laks: “Door de discussies rond de chipkaart zijn de faculteiten zich meer bewust van de kosten van decentraliteit op facilitair en administratief gebied. Niet dat het beleid daar nu al op is aangepast, maar de richting die men op wil is duidelijker geworden. En dat is misschien wel een belangrijker opbrengst van het project dan puur de invoering van de chipkaart.”

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners