UCLL kiest voor betaalsysteem van Inepro: ‘Met dit systeem krijgt de student de regie’

E-mailadres Afdrukken

Een betaalsysteem uitrollen voor alle multifunctionals, vendingmachines en kassa’s, dat was het eerste grootschalige project van de nog jonge University College Leuven Limburg (UCLL). Inepro nam de uitdaging aan en leverde het nieuwe betaalsysteem. Op negen campussen in Limburg en Leuven wordt er momenteel gebruik van gemaakt.


UCLL ontstond in 2014 na een fusie tussen de Katholieke Hogeschool Limburg, de Katholieke Hogeschool Leuven en Groep T. Het ‘nieuwe’ college wachtte enkele organisatorische uitdagingen waaronder de aanbesteding voor een nieuw betaalsysteem. Luc Coenegracht, docent aan het UCLL en van oudsher betrokken bij het print- en kopieergebeuren gaf vanuit de universiteit leiding aan het uitdagende project. “We hadden al langer de wens om veel printers te vervangen door multifunctionals. Daar heb ik mij in het verleden hard voor gemaakt bij de directie.  Toen bekend werd dat we gingen fuseren heb ik ook gepleit voor één gezamenlijk betaalsysteem waar alle medewerkers en studenten op alle campussen mee kunnen betalen. Zo voorkom je een wildgroei aan verschillende betaalsystemen en -passen.”

Bram Mostmans is vanuit Inepro de verantwoordelijke bij dit project. “Dit was een mooie en uitdagende klus voor ons. We hebben een flinke effort moeten leveren om alles goed voor elkaar te krijgen. Zo hadden we te maken met drie verschillende soorten multifunctionals waar ons betaalsysteem aan gekoppeld moest worden. Een hele uitdaging. En ook de speciale wensen, zoals enkele back-up oplossingen, hebben ons voor een uitdaging gesteld. Maar de samenwerking met de UCLL is altijd heel goed geweest. Gezamenlijk hebben we de klus geklaard.”

Als beste uit de bus
Dat Inepro de opdracht kreeg was geen vanzelfsprekendheid. Coenegracht: “We hebben met verschillende leveranciers aan tafel gezeten en verschillende tests gedaan. Daarbij kwam Inepro als beste uit de bus. Ze waren niet de goedkoopste, maar ze konden wel de oplossing bieden die het beste paste bij de doelen die wij gesteld hadden. Als extra check hebben we nog een test gedaan met onze printers en hun betaalsysteem en dat bleek een goede match. Daarna hebben we het systeem aangekocht en uitgerold over onze campussen.”
Mostmans: “Met ons betaalsysteem kunnen onze klanten besparen op beheer en administratie en zelfs op toner en papierkosten. Daarbij heeft de back office een heel duidelijk overzicht van alle transacties. Dat levert voor de facilitaire afdeling nuttige stuurinformatie op. Zo wordt bijvoorbeeld duidelijk welke printers veel worden gebruikt en welke minder. Het printerpark kan zodoende zeer efficiënt worden ingericht.”

Maatwerk
Het betaalsysteem van Inepro is voor het UCLL op maat gemaakt. Alle 15.000 studenten en 2.700 medewerkers hebben een betaalkaart waar ze bij printers, vendingmachines en kassa’s mee kunnen betalen. De kaart is persoonsgebonden en ook de aanwezigheidsregistratie gaat op basis van deze kaart. Op de betaalpas zelf staat geen geld meer, dat staat op de server. In de centrale database van de UCLL staat elk individu uniek gecodeerd, zodat eventuele kortingen makkelijk verrekend kunnen worden. “Sommige mensen hebben twee of zelfs meer kaarten omdat ze verschillende functies binnen de UCLL bekleden, ze staan echter als één individu in de database. Het systeem van Inepro kon als enige goed overweg met meerdere kaarten voor een persoon.”

Het vervangen van de betaalsystemen bleek een redelijk overzichtelijke klus. “Vorig jaar zijn we gestart met de vendingmachines”, vertelt Coenegracht. “In twee dagen tijd waren alle 28 vendingmachines voorzien van het nieuwe betaalsysteem. De printers zijn zelfs binnen een dag van het nieuwe systeem voorzien. Dat was redelijk recht toe recht aan, aangezien we hiervoor al een ander Inepro-betaalsysteem hadden. In totaal zijn meer dan 120 multifunctionals en printers binnen de UCLL uitgerust met het nieuwe betaalsysteem.”

Ook de twaalf touchscreenkassa’s in de kantines zijn sinds kort van Inepro. Iedereen krijgt hier op individuele basis korting. Coenegracht: “Er geldt een andere korting voor studenten dan voor medewerkers. De student krijgt bij ons een lagere prijs dan een personeelslid.” Het opwaarderen van de kaart gaat via bankcontact of via de webloader. “Voor de webloader zoeken we nog een andere oplossing”, vertelt Coenegracht. “Daarnaast hebben we nog de MyInepro-app waar onze studenten en medewerkers hun transacties kunnen bekijken, documenten kunnen beheren en hun kaart kunnen opwaarderen”

Servicebalies ontlasten
Mostmans: “Het doel van ons systeem is om servicebalies van onderwijsinstellingen zo veel mogelijk te ontlasten. We willen de administratieve handelingen zoveel mogelijk beperken door de verantwoordelijkheid meer bij de gebruiker neer te leggen. De student kan in het geval van een verloren kaart deze zelf blokkeren. Ook kan de student alle transacties inzien en printopdrachten die in de wachtrij staan beheren. De verantwoordelijkheid komt zodoende compleet bij de gebruiker te liggen. Met dit systeem kun je de student echt de regie geven, dat vinden ze zelf ook prettig.”

In de nabije toekomst wil het UCLL een aanbesteding uitschrijven voor nieuwe printers en multifunctionals. “We hebben nu, mede door de fusie, nog drie merken in huis”, vertelt Coenegracht.  “We hebben apparaten van Canon, Konica Minolta en Ricoh staan. Dat is uiteraard niet handig. We willen naar één leverancier voor ons hele printerpark.” Mostmans: “Voor ons systeem maakt het in principe niet uit voor welke mfp’s ze kiezen. We werken met alle partijen samen.”

Wel denkt Mostmans dat het goed is om voor een embedded oplossing te kiezen. “We zien steeds vaker dat scholen af willen van de losstaande terminals bij printers en mfp’s. Er wordt steeds vaker voor embedded oplossingen gekozen. Deze oplossing is meer hufterproof en biedt meer functionaliteiten.” Coenegracht: “We gaan de komende tijd de mogelijkheden op een rijtje zetten. Het hoeft allemaal niet van het ene op het andere jaar vervangen te worden.”

Dit artikel wordt u aangeboden door:
Inepro B.V. | Tel. 0252 - 744 044 | Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. | www.inepro.com/educatie

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Inepro

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners