Wageningen UR kiest integraal betaalsysteem van Inepro

E-mailadres Afdrukken

Met het verdwijnen van de chipknip per 1 januari 2015 moeten onderwijsinstellingen kiezen voor een alternatief betaalsysteem. Wageningen UR schreef daarom in 2013 een Europese aanbesteding uit, die werd gewonnen door Inepro. Het afgelopen jaar heeft de universiteit hard gewerkt om het integrale betaalsysteem, iBos (inepro Back office suite) te implementeren. Het nieuwe betaalsysteem van Inepro is nu enkele maanden in gebruik en de eerste ervaringen zijn positief.

René de Koster, Annet de Haas en Franc van Veen.

“Met iBos baas over je eigen huishouding”
Annet de Haas, hoofd locatie facilitair bij Wageningen UR, is zeer te spreken over het nieuwe systeem. “Wij wilden een betaalsysteem, onafhankelijk van de functionaliteit. Vandaar dat we ervoor gekozen hebben om het betaalsysteem als los object aan te besteden. Vervolgens hebben we de aanbestedingen voor nieuwe multifunctionele kopieermachines (mfp’s) en voor warme drankenautomaten in de markt gezet met daarbij de eis dat de systemen met de betaaloplossing van Inepro konden werken.”

Eén van de eisen voor het nieuwe betaalsysteem was dat de WUR het beheer van het betaalsysteem terug kon dringen. “We wilden aan de voorkant, de gebruikerskant, een uniform systeem. Dat hadden we met de chipknip ook en dat werkte wel zo prettig. We wilden niet twee of drie verschillende e-wallets voor allerlei systemen, zodat onze studenten verschillende betaalpasjes nodig hebben. Vandaar onze keus om eerst het betaalsysteem op de markt te zetten.”

Contactloze chipkaart
Wageningen UR werkt nu met een multifunctionele, contactloze chipkaart die iedere student en medewerker krijgt. Deze chipkaart is op te waarderen via internet. Voor gasten en buitenlandse studenten zijn er pre-paid kaarten beschikbaar, die daarmee kunnen betalen voor printen en kopiëren en voor gebruik van de warme drankenautomaten.
René de Koster die vanuit de IT afdeling van Wageningen UR het implementatieproces begeleidt: “Elke student krijgt bij ons de WURcard, ofwel de collegekaart. Daar zit zowel de identificatie als een betaalsysteem achter. Daarna kunnen studenten geld op hun pas zetten via i-Deal of Paypal. Elke student heeft een Windows-account gekoppeld aan de pas. Op het moment dat ze bij een printer komen, kunnen ze zich met de WURcard aanmelden. Dan herkent de printer wie ze zijn en kunnen ze printen, scannen en kopiëren. De kosten worden daarbij direct van de e-wallet afgehaald. Als het geld op is kunnen ze de E-wallet weer opwaarderen via de opwaardeer site. Momenteel ontwikkelt Inepro een app om het opwaarderen nog verder te vereenvoudigen.”

MFP RFID Reader
De MFP RFID Reader (MCR) zijn kaartlezer speciaal voor uw multifunctional printer (MFP). De kaartlezer is bevestigd aan een MFP en verbonden met de embedded DocuPRO software op de MFP.

Nadat een gebruiker zich met zijn kaart bij de MCR heeft geïdentificeerd, kunnen zijn of haar opdrachten worden afgedrukt. Zo voorkomt u onnodige prints en dat vertrouwelijke informatie in handen valt van derden.

De MCR is verkrijgbaar met twee verschillende kaartlezers, elk in een USB- en een TCP/IP-variant en in twee verschillende kleuren.
 


Schoolvoorbeeld
Franc van Veen, algemeen directeur Inepro, was projectleider bij de implementatie van het  betaalsysteem bij Wageningen UR. Hij ziet de implementatie van iBos bij Wageningen UR als schoolvoorbeeld hoe het wél moet. “Er lag eigenlijk meteen een blauwdruk waarmee we aan de slag konden. Er was een duidelijk programma van eisen en dus werd het project al snel concreet. Vandaar dat we snel konden schakelen en het systeem ook snel draaiend hadden. Geen overbodige luxe, want we hadden een krappe deadline.”

Van Veen ziet nog vaak genoeg dat scholen worstelen met het kiezen voor het juiste betaalsysteem. “Er wordt nog te vaak gekeken wat een mfp-leverancier voor betaalsysteem aanbiedt en dat wordt dan vervolgens genomen. Maar na een jaar komt een andere automatenleverancier met een ander betaalsysteem dat dan niet aansluit op het betaalsysteem van de mfp’s. Zo ontstaat een wildgroei aan betaalsystemen met alle beheerproblemen van dien.” Wageningen UR heeft volgens Van Veen heel slim en bewust voor één uniform betaalsysteem gekozen. “Voor de studenten werkt dat wel zo prettig en aan de beheerkant heb je veel minder werk.”

Back Office
De Haas: “Dat stond ook duidelijk in ons programma van eisen: dat we de hoeveelheid beheer konden terugdringen. We wilden het simpel en overzichtelijk houden en niet te veel beheer in de back office. De betaalsoftware en printsoftware zit nu bij elkaar, waardoor we nog maar één systeem hoeven aan te sturen.”

“Het mooie van dit systeem is dat je baas bent over je eigen huishouding”, stelt Van Veen. “Het is daarbij heel efficiënt ingericht. Het voordeel voor de gebruiker is dat ze met één kaart eigenlijk alles kunnen doen. Het voordeel voor de universiteit is dat je niet drie verschillende back offices hebt omdat je drie verschillende systemen hebt draaien, maar vanuit één back office alles kunt overzien, beheren en programmeren.”

 

PayCon Touch Mini Vending
De behuizing van de PayCon Touch Mini Vending (PTM30) is ontworpen conform de EVA richtlijn en daarom geschikt voor inbouw in verkoopautomaten. De ingebouwde Omni kaartlezer leest alle technologieën in zowel het 13.56MHz als het 125kHz bereik.

Het 3” kleuren-touch screen zorgt voor een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid en snelle afhandeling voor de gebruiker.

De PTM30 software is leverbaar voor zowel MDB als Excecutive en kan middels ethernetaansluiting worden verbonden met de CashPRO back office software. Hiermee kunnen de kaartlezers volledig worden geconfigureerd en beheerd. Zo krijgt u feilloos overzicht van omzetten en geldstromen.

Stuurinformatie
Het nieuwe betaalsysteem biedt makkelijk en overzichtelijk inzage in wat er verkocht is, wat de best lopende artikelen zijn en wat de piek- en daluren zijn van automaten. Zelfs op kaartniveau is te zien wie wat besteed heeft. “Dat wordt allemaal geregistreerd in één back office”, stelt Van Veen. “En dat is redelijk uniek.” De Koster: “Deze informatie kunnen we doorsturen naar de gebouwbeheerders, die hebben dan inzicht in het gebruik van de automaten en kunnen daar dan weer op sturen. We zijn hier nog niet heel druk mee bezig geweest, maar dat is wel een volgende stap die we gaan nemen.”

Vanaf december 2013 is het betaalsysteem helemaal opgebouwd. “We hebben eerst de interface met het kaartmanagementsysteem in orde gemaakt”, vertelt de Koster. “Daarna hebben we de eerste mfp’s op het betaalsysteem aangesloten. We kwamen uiteraard wel een paar hobbels tegen tijdens het traject. Dan moet je gaan sleutelen, zowel aan de software als de hardware kant. Samen met Inepro en de mfp-leverancier heeft onze it-afdeling alle plooien gladgestreken. Daarna hebben we datzelfde proces ook met de koffieautomaten doorgemaakt.”

Catering
Ondertussen zijn alle 350 mfp’s op de campus op het betaalsysteem aangesloten en van de 150 koffieautomaten op de campus zijn een kleine honderd aangesloten op het systeem. De catering is nog niet op het nieuwe betaalsysteem aangesloten en het is nog de vraag of dit in de toekomst gaat gebeuren. “We hebben een contract met de cateraars die hun eigen betaalsystemen hebben. In de catering gaat bijna alles momenteel met de pinpas”, vertelt De Haas. “We laten het aan de cateraars over of ze mee gaan in dit systeem of niet. Dat is ook afhankelijk van wat er in de markt gaat gebeuren.”
De Haas: “De aanbestedingen voor de mfp’s en koffieautomaten zijn afgerond. De volgende stap is om de snoepautomaten aan dit systeem te koppelen. Deze automaten staan er al, dus die zullen omgebouwd moeten worden. De mfp’s en de koffieautomaten hadden we nieuw aanbesteed, dus daar hadden we minder werk aan.”

Integraal
De Haas stelt dat het nieuwe betaalsysteem van Inepro naadloos aansluit bij de wens van Wageningen UR om naar meer integraliteit van de dienstverlening toe te groeien. “Er wordt vanuit het facilitair management vaak nog te weinig integraal gedacht, terwijl nu juist daar winst valt te behalen. Vandaar dat wij daar de laatste jaren heel bewust op sturen.” Van Veen sluit zich bij De Haas aan. “Het zou mooi zijn als deze integrale gedachte gemeengoed wordt bij alle onderwijsinstellingen. Dan zouden er minder betaalsystemen naast elkaar ontstaan, wat minder beheerslast oplevert voor de IT afdelingen en last but not least veel prettiger is voor de gebruikers.”
 

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Inepro

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners