Jan Groenendijk, Hogeschool Rotterdam: “Quarto neemt ons alle werkzaamheden rond het betaalsysteem uit handen”

E-mailadres Afdrukken

De Hogeschool Rotterdam heeft het complete afrekensysteem met ingang van cursusjaar 2013 – 2014 uitbesteed aan Quarto. Het bedrijf heeft alle kassa's in eigendom en is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud. De backoffice is webbased en wordt buiten de hogeschool gehost. Het systeem kan nu veel efficiënter worden beheerd, zegt Account-manager Stefan Dommers van Quarto. Jan Groenendijk, service desk manager HR-Services – ICT van de Hogeschool Rotterdam, kan zich focussen op andere taken. “Wij worden nu echt ontzorgd door Quarto. Als er iets met een kassa of het afrekensysteem is, wordt dat door hen opgelost.”

Jan Groenendijk en Stefan Dommers (rechts): "Door de goede relatie tussen de hogeschool en Quarto is de overgang voortvarend en vlot verlopen."

Met 110 opleidingen, 33.000 studenten en 3.500 medewerkers is de Hogeschool Rotterdam een grote instelling. De opleidingen zijn ondergebracht in 13 locaties verdeeld over de stad. Er is een grote afdeling ondersteunende diensten en faciliteiten, die voor een klein deel worden uitbesteed. Iedere locatie heeft bijvoorbeeld een winkeltje/magazijn en een eigen restaurant. De restaurants worden geëxploiteerd door lokale cateraars.

Cateraars en winkeliers zijn verplicht om het afrekensysteem van de hogeschool te gebruiken. Daar kan met pin, Chipknip of medewerkerspas worden betaald. Tien jaar geleden is besloten om contant geld niet meer te gebruiken als betaalmiddel. Studenten gebruiken meestal de Chipknip als betaalmiddel: om af te rekenen in de restaurants, voor de studiematerialen en voor het printen/kopiëren. Voor de medewerkers is er een gesloten betaalsysteem, dat werkt in combinatie met de medewerkerspas. De medewerkerskosten worden intern verrekend op kostenplaats. Consumpties in het restaurant bijvoorbeeld worden op basis van de rapportages, die via de kassa's worden opgemaakt door de cateraar, doorbelast aan de hogeschool.

Op zoek naar meer efficiency
De hogeschool maakt al ruim 15 jaar gebruik van de kassa's en het backofficesysteem van Quarto. Aanvankelijk draaiden die systemen op een lokale server in het gebruikersnetwerk van de hogeschool. Overal waar een kassa nodig was werd de kassa-applicatie geïnstalleerd. Dat viel onder de verantwoordelijkheid van de ICT-afdeling.

Doordat de hogeschool een heel dynamische omgeving is, was vooral het kassabeheer tijdsintensief. Jan Groenendijk: “Een interne verhuizing is hier geen uitzondering en er wordt regelmatig van cateraar veranderd. Dat betekent dat er redelijk vaak een kassa moet worden verplaatst. Dat is allemaal werk wat handmatig moest gebeuren. Wij waren daar als ICT-afdeling vier tot acht uur per week mee bezig. Dat maakte dat het afrekensysteem intern een behoorlijke kostenpost was.”
Door de hosting, het onderhoud en het beheer van het afrekensysteem volledig uit te besteden aan Quarto, is de exploitatie van het systeem een stuk efficiënter geworden. De backoffice-software is nu webbased (Questor-ONLINE) en wordt buiten de hogeschool gehost. Quarto werd eigenaar van de kassa's en is verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer. Het enige waar de hogeschool nog voor zorgt, is een virtueel netwerk voor de kassa's, dat volledig is afgesloten van de rest van het netwerk.

Doel bereikt
De nieuwe situatie maakt de verwachtingen in de praktijk volledig waar. Jan Groenendijk is er enthousiast over. “Wij waren hier qua capaciteit veel tijd aan kwijt. In het najaar had ik een zieke en dat was binnen de kleine groep techneuten één van de personen, die altijd de kassa's deed. Dus er was een probleem, dat ik in de oude situatie niet had kunnen oplossen. Ik was dus heel blij dat we in september zijn gestart met de overgang.” Het grote winstpunt voor Stefan Dommers is de duidelijkheid die door de nieuwe situatie is ontstaan. “Wij zijn nu volledig verantwoordelijk voor het functioneren van het afrekensysteem. Die helderheid is heel prettig, zowel voor de hogeschool als voor ons.”

De hogeschool en Quarto merken dat het oplossen van storingen veel sneller gaat. In de oude situatie was het niet altijd duidelijk waardoor een storing werd veroorzaakt. Dat leidde soms tot discussies. Jan Groenendijk: “Dat is het vingertjessysteem, dat altijd de kop opsteekt als je ergens samen voor verantwoordelijk bent. Zodra er iets kapot is gaat men wijzen, altijd naar een ander.” Daardoor kostte het oplossen van een probleem onnodig veel tijd. Stefan Dommers geeft een voorbeeld: “Als de omzetfiles corrupt waren gaf Quarto aan dat dit kwam door het netwerk. De mensen van de hogeschool moesten dat onderzoeken, dat is tijdsintensief, en zij constateerden vervolgens dat het lag aan de virusscanner. Vervolgens kreeg je discussies van wie de virusscanner is en wie het probleem dient te  verhelpen. In de nieuwe situatie spelen die vragen geen rol meer. Wat de oorzaak ook is, een storing moeten wij verhelpen. Het is altijd ons pakkie an.”
 

De hogeschool Rotterdam heeft op alle 13 locaties het beheer en de hosting van het afrekensysteem uitbesteedt aan Quarto. "We worden nu echt ontzorgd en als er iets met een kassa of het afrekensysteem is, wordt het door hen opgelost."

Professionalisering
Mede door de goede relatie tussen de hogeschool en Quarto is de overgang voortvarend en vlot verlopen. De hogeschool wilde graag dat het systeem in de nieuwe opzet operationeel was bij de start van het schooljaar 2013-2014. De beslissing om het afrekensysteem volledig te outsourcen werd echter pas in april 2013 genomen, veel te laat om de contracten tijdig in orde te krijgen en te ondertekenen. Jan Groenendijk: “Gelukkig kennen wij elkaar al jaren. Daarom hebben we het project in wederzijds overleg op basis van vertrouwen alvast opgestart. Met als resultaat dat het medio augustus draaide, toen er 33.000 studenten op de stoep stonden.”

Het hostingcontract was zo complex, omdat dit gelijk moet lopen met contracten die de hogeschool met de cateraars heeft gesloten. Door die contracten op elkaar af te stemmen kan worden voorkomen dat de hogeschool bij een wisseling van cateraar blijft zitten met een contract voor de kassa's, dat niet aan een nieuwe cateraar kan worden aangeboden.

De hogeschool beschouwt het outsourcen van het afrekensysteem als een kwaliteitsslag in de richting van de cateraars/winkeliers. Jan Groenendijk: “We kunnen het afrekensysteem met de kassa's nu aan onze klanten aanbieden volgens een standaard. Toen we het nog als hogeschool aanboden werd er vaak gevraagd om maatwerk. Uit goodwill naar de klant speelden wij daar vaak op in. Nu is er duidelijkheid: dit is het product, het voldoet aan een bepaalde kwaliteitsstandaard. Dit bieden we aan en daar moet je als cateraar/winkelier mee werken.”

Voorzichtigheid geboden
Het uitbesteden van complete ICT-diensten is in het onderwijs vrij uitzonderlijk. Vanuit privacyoverwegingen worden vooral de bedrijfskritische systemen voor het primaire proces, zoals het studentenvolgsysteem en de elektronische leeromgeving, in eigen beheer gedaan. Ondanks dat studenten meer flexibiliteit eisen – zij willen ook tijdens buitenlandse stages bij hun gegevens kunnen – verwacht Jan Groenendijk niet direct grote veranderingen, op dit moment test de Hogeschool Rotterdam Box.com uit, dit is een eerste stap richting de cloud.

Met de vertrouwensrelatie tussen de Hogeschool Rotterdam en Quarto zit het wel goed. Het bedrijf heeft de afgelopen jaren bewezen in staat te zijn een stabiele ICT-omgeving te kunnen creëren. Jan Groenendijk: “De afgelopen maanden is duidelijk geworden dat we een goede stap hebben gezet door het afrekensysteem buiten de deur te plaatsen. De komende tijd zullen we samen op zoek gaan naar een flexibel alternatief voor de Chipknip. Ik zie dat vol vertrouwen tegemoet.”


Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Quarto B.V.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners