Michiel Wanninkhof, Magna Carta: “FacilityPro is een professionele tool voor facilitair management binnen onderwijsinstellingen”

E-mailadres Afdrukken

Besturen van onderwijsinstellingen werken hard aan het verhogen van de service aan hun studenten. Daartoe willen zij hun facilitaire afdeling professionaliseren, maar tegelijkertijd moeten zij de facilitaire kosten zien te verlagen. Omdat veel onderwijsinstellingen over meerdere gebouwen zijn verspreid, of zelfs in verschillende gemeenten gebouwen hebben, is dit niet eenvoudig. Om toch vanuit het bestuursbureau zicht te hebben op wat binnen een organisatie gebeurt, heeft Magna Carta het facilitair-managementplatform FacilityPro ontwikkeld. Michiel Wanninkhof hierover: "Het is een integrale oplossing waarmee een onderwijsinstelling de dienstverlening aan de studenten optimaliseert en tevens grip houdt op zijn kosten."


Michiel Wanninkhof: "Veel onderwijsinstellingen werken al jaren met een chipkaartsysteem van Magna Carta, de voorloper van ons nieuwe facilitair-managementplatform. Contant geld is nergens meer nodig, behalve bij de opwaardeerstations, waar de chipkaarten worden opgeladen met munten of biljetten. In elk gebouw staat zo’n opwaardeerstation. Alle transacties bij kassa’s, kopieermachines en verkoopautomaten, en de toegang tot fiets- en brommerstallingen worden geregeld via de chipkaart. Ook zijn met de chipkaart kluisjes te huren om je spullen veilig op te bergen. Studenten en personeelsleden hebben hun eigen toegangsrechten en privileges. Zo kan een docent gratis koffiedrinken en kopiëren of printen. Met de software van Magna Carta zijn eenvoudig rapporten uit te draaien over het aantal gratis prints of kopieën dat gemaakt is per kostenplaats. Zo kunnen de juiste bedragen worden doorbelast naar de betreffende afdelingen. Hiermee houdt een bestuur overzicht over wat er op de school gebeurt, qua omzet en qua beveiliging. Daarnaast levert het systeem ook nog geld op, want de administratie is minder tijdsintensief."

Meten is weten
Magna Carta heeft ruime ervaring met de ontwikkeling en levering van facilitaire systemen. Daarbij zijn zij een nauwe samenwerking aangegaan met onderwijsinstellingen en facilitaire partners. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van het modulaire facilitair-managementplatform FacilityPro.

Kenmerk van een facilitair-managementplatform (FMP) is dat voor producten en diensten wordt betaald middels een elektronische transactie. Leerlingen of studenten, medewerkers en gasten, allen hebben op die manier snel en eenvoudig toegang tot de facilitaire diensten. Zonder dat er contant geld aan te pas komt. Michiel Wanninkhof: "Denk hierbij aan het afrekenen van een maaltijd in de kantine of het betalen van een boete voor het te laat terugbrengen van een bibliotheekboek. Het kopen van een kop koffie uit een automaat. Of het betalen voor een A3 kleurenkopie."

Door deze transacties te verzamelen en te analyseren heeft een schoolbestuur een beeld van het gebruik van de verschillende facilitaire voorzieningen. Men kan zien wanneer het druk of juist rustig is in de kantine. Wanneer en waar wordt de meeste koffie gedronken? Welke multifunctionals worden langere tijd niet gebruikt? Zijn die misschien in storing of staan ze op de verkeerde plaats? Om maar een paar voorbeelden te noemen. Met deze gegevens kunnen de facilitaire en financiële afdelingen hun processen beter analyseren, besturen en optimaliseren. Bovendien kunnen zij op basis hiervan de toeleveranciers van facilitaire diensten zoals de koffie- en repropartners informeren en bijsturen. Meten is immers weten.

Good governance
Ook de administratieve organisatie kan, aldus Michiel Wanninkhof, met deze gegevens haar processen vereenvoudigen. Facturen van toeleveranciers kunnen nu worden gecontroleerd en vergeleken met de eigen transactiegegevens. Hierdoor worden fouten in de betaling zo veel mogelijk voorkomen. Controle van de gegevens van toeleveranciers is met een FMP eenvoudig en, vanuit het oogpunt van accountancy en ‘good governance’, in feite essentieel.
Omdat met een FMP alle betalingen cashless verlopen is het gebruiksgemak hoog. Daar komt bij dat het systeem voor de onderwijsinstelling veel veiliger is dan het werken met contant geld. Ook kan een FMP worden ingezet om de ideeën en meningen van de leerling of student te polsen. Hierbij moet gedacht worden aan inspraak in het aangeboden assortiment en het reageren op vragen over de kwaliteit van de dienstverlening tijdens of kort na de transactie.

Onbemande transacties verhogen servicegraad
Onbemande dienstverlening via automaten voor koffie, frisdrank of snoep, printers en kopieermachines, is goedkoop en kan op verschillende plaatsen van het schoolgebouw worden ingezet. Daarbij kan de onbemande (elektronische) transactie ook heel goed overweg met vooraf ingestelde individuele privileges. Budgetten, kortingen maar ook beperkingen kunnen eenvoudig aan een gebruiker of groep van gebruikers worden toegekend. Uiteraard kunnen de gemaakte prints of kopieën per afdeling worden doorbelast. Onbemande dienstverlening is 24 uur per dag en zeven dagen in de week beschikbaar, hetgeen als een belangrijke verbetering van de service wordt ervaren.

Voor het betalen kan gebruik gemaakt worden van verschillende identificatiemiddelen (ID’s), zoals chipkaarten en mobiele telefoons (NFC). De identificatie en het betalen worden snel en veilig afgewikkeld. Desgewenst kunnen de gegevens over de uitgevoerde transacties per gebruiker of groep van gebruikers worden geanalyseerd of juist geanonimiseerd.

Een FMP bestaat uit verschillende componenten. Om te beginnen zijn er de betaalterminals waar transacties plaatsvinden. Deze staan onder andere bij de verkoopautomaten, multifunctionals en kassa’s. Er zijn ook opwaardeerstations, voor het opwaarderen van tegoeden. De chipkaarten zelf (of een andere vorm van ID) maken eveneens deel uit van het FMP. Natuurlijk zijn er ook software componenten. Een heel belangrijke component van FacilityPro is de beheerssoftware FP5. En voor de leerling of student zijn er het gebruikersportaal en de mobiele app. Al deze software is webbased en kan door verschillende gebruikers gelijktijdig worden gebruikt. Dit kan via verschillende ‘devices’: op een PC of laptop, maar ook op een tablet of smartphone.
 
Optimale ‘student experience’
Dat de leerling of student makkelijker en op een aangenamere manier over de faciliteiten van de onderwijsinstelling kan beschikken, vindt Michiel Wanninkhof van groot belang. Daarmee plaatst een schoolbestuur de gebruiker centraal. De faciliteiten zijn voor de gebruiker toegankelijk via zijn kaart of zijn mobiel en kunnen met behulp van het FMP door de onderwijsinstelling afgestemd worden op zijn wensen. De onderwijsinstelling zorgt zo voor een optimale ‘student experience’.

Daar komt bij dat het toekennen van budgetten aan gebruikers en het kunnen meten van de prestaties van de toeleveranciers belangrijke instrumenten zijn voor het beheersen en verlagen van de kosten. Hiermee dient FacilityPro naast de student ook de school: onderwijsinstellingen hebben de mogelijkheid de kwaliteit van de facilitaire dienstverlening te verhogen en tegelijkertijd de kosten beter te bewaken en zelfs te verlagen.

Michiel Wanninkhof tot slot: "Een FMP zou een vast onderdeel van de facilitaire en ICT-infrastructuur van een onderwijsinstelling moeten vormen. De aanschaf van het FMP FacilityPro van Magna Carta is een investering die zich snel terugverdient."

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Magna Carta Chipcard Solutions

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners