Peter aan de Wiel, OZHW: “Ter vervanging van de Chipknip hebben wij voor het betaalsysteem van Xafax gekozen”

E-mailadres Afdrukken

Sinds februari 2013 werkt Onderwijsgroep Zuid-Hollandse Waarden met NetPay, de cashless betaaloplossing van Xafax. Het afrekenen van printjes en kopieën, consumpties uit de vendingautomaten en bij de kassa's in de kantines gebeurt met hetzelfde systeem, op basis van een netwerktegoed in combinatie met een Mifare-chip in de schoolpas. Tegelijkertijd zijn handige toepassingen, zoals EveryonePrint voor mobiel printen vanaf elk device en Web Report voor het monitoren van individueel print- en consumptiegedrag geïnstalleerd. Peter aan de Wiel, hoofd ICT: “Wij hadden al goede ervaringen met Xafax. We hebben opnieuw voor hen gekozen, omdat hun oplossing prijstechnisch en qua functionaliteit het best bij onze wensen aansluit.”

Onderwijsgroep Zuid-Hollandse Waarden bestaat uit vijf scholen met in totaal 4.500 leerlingen in Barendrecht, Ridderkerk, Lekkerkerk en Zwijndrecht. Wat betreft de identiteit en de onderwijsvorm hebben de scholen een grote mate van vrijheid, maar in de ondersteuning wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de schaalgrootte door centraal een aantal dingen te regelen. Dat betreft met name inkoop, personeelszaken, financiën en ICT.

Van Chipknip naar Mifare

Contant geld wordt in de scholen al jaren niet meer gebruikt. Sinds 2006 betalen de leerlingen voor het printen, kopiëren en in de kantine met de Chipknip. Peter aan de Wiel: “Dat was een heel beperkt systeem. Op elke locatie stond één multifunctional met een PayCube – we waren toen ook al klant bij Xafax – en in de kantine werd betaald met chipknipafwaardeerders.”

In de loop der jaren kreeg de Chipknip allerlei problemen. Als er iets defect was aan de opwaardeerders kostte het steeds meer moeite om vervangende apparatuur te regelen en het werd duidelijk dat het systeem zou gaan verdwijnen. Bij het zoeken naar een nieuw betaalsysteem in het voorjaar van 2012 werd de Chipknip daarom buiten beschouwing gelaten. Mifare en MiniTix – het nieuwe betaalsysteem van Rabobank – bleven over als alternatieve oplossingen.

“MiniTix had voor ons als nadeel dat we daar nog een leverancier bij moesten zoeken. Tegenwoordig kunnen bijna alle leveranciers werken met MiniTix, maar een half jaar geleden was dat nog niet zo. Daarom viel MiniTix af. De andere leveranciers van Mifare-systemen boden alleen een volledig gehoste oplossing aan, waardoor je geen software meer in huis zou hebben. Dat betekent dat je niet meer hoeft te investeren in servers, het kost minder tijd aan beheer, maar daar hangt ook een fors prijskaartje aan. Vanwege die prijs was dat voor ons geen optie en hebben we voor Xafax gekozen.”

Flexibeler betalen en opwaarderen

OZHW werkt nu met NetPay, een betaalsysteem waarbij medewerkers en leerlingen zich identificeren met een schoolpas met geïntegreerde Mifare chip. In technisch opzicht werkt dat anders dan de Chipknip. Vroeger stond het tegoed op de chip op de bankpas (Chipknip), en iedere school had eigen servers voor het betaalsysteem. In het nieuwe systeem wordt gewerkt met één netwerktegoed, dat in alle scholen te gebruiken is. Een ander voordeel van netwerktegoeden is dat een leerling die zijn schoolpas verliest zijn saldo niet kwijt is.

Op het eerste gezicht is er voor de leerlingen met het nieuwe betaalsysteem niet zo veel veranderd. Leerlingen kunnen nog steeds printen en kopiëren bij de multifunctionals en afrekenen in de kantine. Het gebeurt alleen met een ander pasje. De Chipknip-opwaardeerders zijn vervangen door PinPoints, waarmee zij geld van een bankrekening kunnen overmaken naar hun netwerktegoed. Behalve met de PinPoint kan het netwerktegoed ook worden opgewaardeerd met Webloader. Dat is een nieuwe toepassing waarmee ouders en leerlingen het netwerktegoed via internet met iDEAL kunnen opwaarderen.

Managementinformatie

Nieuw bij OZHW is dat het printgedrag van het personeel nu ook wordt bijgehouden. Wekelijks wordt hun virtuele tegoed hiervoor automatisch opgewaardeerd. Vroeger konden personeelsleden onbeperkt printen en kopiëren, maar door het verbruik te monitoren wil de directie jaarlijks een besparing van 10% realiseren. “Wij maken 8 miljoen afdrukken per jaar en dat is voor een organisatie als de onze wel wat veel. Om het verbruik van iedere leerkracht te monitoren hebben we Web Report aangeschaft.”

Web Report biedt de mogelijkheid om periodiek, bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand, volledig op maat gemaakte rapportages per email aan de schooldirecteuren aan te bieden. Daarmee krijgen zij een stuk gereedschap in handen waarmee ze echt kunnen zien of er minder is afgedrukt dan een jaar geleden. Ook kunnen ze eenvoudig zien wie de grootverbruikers zijn. Web Report wordt ook gebruikt om de omzetten van de kantines te achterhalen. “Op één van onze scholen zit een externe cateraar en wij willen uiteraard graag weten wat we met die cateraar moeten verrekenen. Want die cateraar gebruikt onze Xafaxkassa, het geld wordt opgewaardeerd naar de bankrekening van OZHW. Maar hij levert de broodjes en dergelijke, dus daar moet een verrekening plaatsvinden en die getallen kunnen we met Web Report achterhalen.” Web Report wordt daarnaast ingezet door de receptie. Zij kunnen de transacties van iedere individuele leerling opvragen en daarmee leerlingen helpen die vragen over hun saldo hebben.

Iedereen kan afdrukken

OZHW is op bescheiden schaal bezig om het Bring Your Own Device principe in het onderwijs te integreren. Op alle scholen staat het iedereen vrij om een eigen apparaat van huis mee te nemen. Dat gebeurt op bescheiden schaal. Maar op de school in Ridderkerk is in schooljaar 2011-2012 een pilot gedaan met een aantal brugklassen. Die kinderen hebben allemaal een laptopje gekregen, deels ter vervanging van de schoolboeken. Die proef is geslaagd en met ingang van 2012-2013 kregen alle brugklassers zo'n laptop, wat betekent dat daar 300 leerlingen met een eigen device rondlopen. Totdat het nieuwe betalingssysteem in februari in gebruik werd genomen konden die leerlingen geen afdrukken maken. Maar nu wel. “Wij gebruiken daarvoor EveryonePrint. Daarmee kun je via een webpagina vanaf elk device, dus ook een smartphone, een document het Xafaxsysteem inschieten en het vervolgens met de Mifare-schoolpas bij een multifunctional afdrukken.”

Project netjes afgerond

De implementatie van NetPay verliep niet helemaal van een leien dakje. Zowel bij OZHW als bij Xafax werd het project onderschat. Dat had vooral technische oorzaken. “Het feit dat wij leerlingen én personeel in één systeem wilden hebben terwijl het op de achtergrond twee verschillende netwerken zijn, en de wijze waarop onze locaties via het netwerk gekoppeld zijn, heeft voor de nodige complicaties gezorgd. Achteraf bezien hadden wij, OZHW én Xafax, daar vooraf beter naar moeten kijken. Maar goed, met de nodige extra inspanningen is alles netjes opgelost, zoals we dat van Xafax gewend zijn. Dus wij zijn dik tevreden.”

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Xafax

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners