Nico Spaetjens, Zorgacademie Parkstad “Door flexibele instelling van Magna Carta een snelle betaalsysteem invoering”

E-mailadres Afdrukken

Het Arcus College is een van de onderwijsinstellingen van de Zorgacademie Parkstad, die een deel van de opleidingen in de zorgsector verzorgt. Met meer dan 10.000 studenten, ruim 200 opleidingen en ongeveer 800 medewerkers is het Arcus College de grootste onderwijsaanbieder in de regio. De hoofdvestiging is gevestigd in Heerlen. Sinds mei dit jaar worden mbo-studenten die een opleiding volgen in de zorg in een prachtig nieuw pand, de Zorgacademie, geschoold en getraind. In dit pand huizen belangrijke opleiders en aanbieders in de zorg in de regio (Mondraan en Atrium MC,) samen met de zorginnovatieafdeling van de Hogeschool Zuyd en als grootste aandeelhouder Arcus.

De Huismeesters

Door Robert Riedijk (Medewerker Nieuw-bouw) wordt de unieke constructie tussen de Huismeesters BV (aannemer) en de Zorgacademie Parkstad uiteengezet. Er is gekozen voor een in Nederland nog weinig toegepaste DBFMO-constructie (design, build, finance, maintenance en operate). Hierdoor hoefden de partners zich alleen te concentreren op de outputspecificaties, waaraan het gebouw moest gaan voldoen (op zich overigens geen sinecure). De Huismeesters financierden en bouwden het pand in snel tempo en nemen ook de hele facilitaire organisatie (maintenance en operate) voor hun rekening. De partners kunnen zich daardoor concentreren op waar ze goed in zijn: opleiden, trainen en innoveren. “Als gebruikers betalen wij een vergoeding voor het gebouw. Een aantal diensten wordt vanuit de Huismeesters geregeld, voor de afhandeling van deze diensten heeft men wel weer het netwerk en de ICT-structuur van het Arcus College nodig”. Dit vraagt veel overleg en afstemming tussen alle partijen. Door de Huismeester is het beheer van het betaalsysteem neergelegd bij Magna Carta: een grote en betrouwbare speler in de markt van betaalsystemen.

Een goede voorbereiding bespaart veel tijd achteraf

Het voortraject heeft veel werk gekost, onder meer het samenstellen van het pakket van eisen en wensen. In de loop van het traject werden er ook weer diverse zaken aangepast. Al dit werk is niet voor niets geweest en heeft uiteindelijk veel tijd bespaard bij het uitrollen van het project. Het uitgebreide voortraject heeft geresulteerd in een snelle implementatie en een korte doorlooptijd van het project.

Gesloten betaalsysteem

De Zorgacademie kent een volledig gesloten betaalsysteem. De studenten kunnen hun chipkaart opwaarderen op locatie met een PINpas, betalen met de chipkaart in het restaurant en bij de diverse verkoopautomaten (o.a. koffie), ook kopiëren en/of printen gebeurt met de multifunctionele kaart. De kaart wordt ook als identificatiepas aangewend. Gasten ontvangen een gastenkaart.

De Huismeesters en de partners wilden een cashless omgeving creëren, dit vanwege beheersbaarheid en veiligheid. De diverse gebruikers van het betaalsysteem hebben specifieke rechten, zo is de koffie voor het onderwijzend personeel gratis. Met de kaart kan ook toegang tot het gebouw worden verkregen en ook de kluisjes voor de studenten zijn toegankelijk met de pas. Gekozen is voor een multifunctionele contactloze DESFire chipkaart. De uitgifte van nieuwe kaarten wordt door het baliepersoneel gerealiseerd.

Ontzorgen – Service Level Agreement

De Huismeester is het aanspreekpunt voor alle storingen. Uitgezonderd het netwerk, dat is van het Arcus College. Maar verder is alles wat het gebouw betreft uitbesteed aan de Huismeester. Zo heeft men gekozen voor een jarenlange Service Level Agreement met Magna Carta. Snelle en deskundige serviceverlening, indien gewenst op afstand te regelen.

Snelle implementatie

De keuze van het betaalsysteem heeft lang geduurd. Het was een complexe keuze en men wilde daarin geen fouten maken. Ook omdat een aantal aspecten van betaalsystemen onbekend waren voor de Zorgacademie. Een van de uitgangspunten was dat het één systeem moest zijn voor alle partijen binnen de Zorgacademie Parkstad. Men koos voor één leverancier met een systeem dat alle functionaliteiten kan invullen, echter dit bleek financieel niet haalbaar te zijn. Op zich kan de afdeling ICT wel alles aan elkaar koppelen, maar de kosten die dat met zich meebracht waren te hoog. Vervolgens diende dus een nieuw systeem te worden gezocht en is een samenwerking met meerdere partijen gezocht, waaronder Magna Carta. Vervolgens heeft de afdeling ICT van het Arcus College een hele korte tijd gehad om samen met Magna Carta het betaalsysteem te implementeren.

Nico Spaetjens (Hoofd Dienst Informatie-voorziening en Automatisering) geeft aan dat begin april is gekozen voor Magna Carta en medio mei was het systeem in de lucht. “Hiervoor zijn wel alle regels overschreden, maar het is gelukt”. Het is een zeer intensieve periode geweest voor alle partijen. Dagelijks wijzigde de planning en dat werd prima opgepakt door Magna Carta. Zoals Nico vertelt: “Onder druk wordt alles vloeibaar”.

Flexibele inzet

Nico Spaetjens benadrukt de prima samenwerking met Magna Carta, die zich kenmerkt door korte (communicatie)lijnen. Het is bij de implementatie van een systeem belangrijk dat de ‘techneuten’ direct met elkaar communiceren: afspraken worden snel gemaakt. Ook kunnen problemen vaak – eenvoudig en snel – op afstand opgelost worden. Dit laatste is van groot belang, om de vele gebruikers van het systeem tevreden te stellen en storingen snel en adequaat op te lossen.

Toekomst

Binnen de Zorgacademie is men nog bezig om de laatste zaken te optimaliseren van het betaalsysteem. Maar de blik is alweer gevestigd op de toekomst. Binnen 2 jaar volgt de opening van de volgende fase van de nieuwbouw (www.arcusbouwt.nl). Werk aan de winkel!

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Magna Carta Chipcard Solutions

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners