Jan Brouwers, ROC Flevoland: "Wij hebben het volste vertrouwen in Magna Carta"

E-mailadres Afdrukken

Op ROC Flevoland gebruiken alle studenten en medewerkers sinds november een betaalkaart bij het printen en kopiëren. Het ROC heeft een betaalsysteem van Magna Carta geïmplementeerd. De studenten betalen direct met de studentenkaart, de kosten van de medewerkers worden door middel van de medewerkerkaart automatisch op de juiste kostenplaats geboekt. Het systeem is een logische stap in het streven van ROC Flevoland naar een ‘cashless’ onderwijsomgeving.

ROC Flevoland is in 1990 opgericht en komt voort uit een fusie tussen MBO Almere en Het Roer. In de loop der jaren is de school uitgegroeid tot een grote onderwijsinstelling met 9.000 studenten, verdeeld over in totaal zes locaties in Almere, Lelystad en Dronten. Samen met twee collega’s is de heer Jan Brouwers sinds 1999 verantwoordelijk voor de centrale inkoop van Facility Management & Hospitality (FM&H).

Samenwerking met ROC Amsterdam

Door een bestuurlijk samenwerkingsverband met ROC van Amsterdam is een nieuwe fase aangebroken in de ontwikkeling van ROC Flevoland. Beide afdelingen Inkoop gaan intensief samenwerken. Het streven is om uiteindelijk één grote centrale afdeling Inkoop te formeren. Een aantal zaken zullen op centraal niveau geregeld worden en een aantal zaken op lokaal niveau. Jan Brouwers: “Het is belangrijk om de lijnen met de interne organisatie kort te houden”.

ROC Flevoland en Magna Carta

ROC Flevoland beschikt al geruime tijd over een studentenpas, maar die werd vooral gebruikt voor identificatie. Vanuit de wens om de studentenpas voor meer doeleinden te gebruiken werd veel overleg gevoerd. Wat is een goede smartcard? Wat zijn de mogelijkheden van een betaalkaartsysteem? Welke functionaliteiten zijn gewenst?

“Na een kort vooronderzoek is op een bepaald moment de keuze gemaakt om een functioneel programma van eisen te formuleren”, geeft Jan Brouwers aan. Ter oriëntatie werden gesprekken gevoerd met diverse leveranciers, waaronder Magna Carta. Er werd ook informatie ingewonnen bij andere ROC’s. Centraal stond de vraag: wat voor kaartsystemen zijn beschikbaar, wat zijn de functionaliteiten en wat sluit aan op onze eisen en wensen?

Vervolgens is in 2008 binnen het ROC het project ‘Betalen bij Kopiëren/Printen’ opgestart. ROC Flevoland had juist een Europese aanbesteding achter de rug voor een leverancier van Kopiëren en Printen (Xerox). Tot dat moment konden studenten kosteloos kopietjes en printjes maken, wat een enorme kostenpost was. Uiteindelijk is de keuze gevallen op het systeem van Magna Carta. “Magna Carta kende onze organisatie goed en wist snel en adequaat in te spelen op onze eisen en wensen. Er is toen gekozen voor een gesloten betaalsysteem, waarbinnen men de pas kan opwaarderen en waarbij de pas gebruikt kan worden als betaalmiddel”.

Waarom Magna Carta?

“Vanwege de goede en al langdurige relatie tussen ROC en Magna Carta was het relatief makkelijk om tot elkaar te komen. We kenden elkaar en wisten wat we aan elkaar hadden. We hadden vertrouwen in Magna Carta”, aldus Jan Brouwers. “Langzaam maar zeker heeft het project vorm gekregen, waardoor we nu in de laatste fase van implementatie zitten. Begin november 2009 is de start gemaakt met betaald kopiëren en printen”.

Behalve dat het voorstel prijstechnisch zeer interessant was bood het betaalkaartsysteem van Magna Carta voordelen die andere systemen niet hadden, zoals de relatief gemakkelijke integratie met andere ICT systemen. “Dat geeft dan ook snel de doorslag om de keuze te maken: de mensen, de middelen, de organisatie, de prijs -kwaliteit verhouding, maar ook hetgeen we al hadden bewerkstelligd. Je hoeft dan niet de hele structuur te wijzigen, je hoeft het systeem alleen maar uit te breiden”.

Gesloten kaart

Iedereen binnen het ROC heeft een smartkaart. De studenten betalen voor printen en kopiëren vanaf het tegoed op de kaart. Medewerkers kunnen gratis, via een budget, kopiëren en printen met de kaart. Deze kosten worden direct geboekt op de juiste kostenplaats. Er is bewust gekozen voor een gesloten betaalkaartsysteem, omdat men enerzijds al gebruik maakte van een smartcard (Mifare) en anderzijds vanwege de mogelijkheid tot prijsdifferentiatie en het toekennen van rechten en subsidies aan diverse gebruikersgroepen. De ‘gesloten’ omgeving bood dus meerwaarde ten opzichte van een betaalomgeving waar alleen met een bancaire Chipknip kan worden afgerekend. Op termijn zal wellicht ook de Chipknip geaccepteerd worden. Daar is technisch nu al rekening mee gehouden.

Opwaarderen van de kaart

Het opwaarderen van de kaart kan via verschillende MultiBank opwaardeerstations. Op de hoofdvestigingen heeft men gekozen voor opwaardeerstations voor bankbiljetten, vanwege het extra werk, de kosten en problemen bij het afstorten van munten. Op de kleinere locaties beschikt men wel over opwaardeerstations voor munten, rekening houdend met de studentenpopulatie op deze locaties. Binnenkort kunnen de kaarten ook via iDeal worden opgewaardeerd. Dit is een nieuwe applicatie van Magna Carta. Jan Brouwers geeft aan dat als betalen via iDeal breed geaccepteerd is, men zal overwegen om opwaarderen ook op deze wijze te implementeren.

Toekomst – cashless omgeving

Natuurlijk zijn er na het realiseren van dit project weer nieuwe uitdagingen. In het streven naar een ‘cashless’ omgeving zal bij de kassa in de schoolkantine steeds meer met de studentenkaart betaald kunnen worden. Ook worden meer verkoopautomaten voorzien van kaartlezers. ROC Flevoland wil graag de laagdrempeligheid van het systeem voor de studenten vasthouden. In de (nabije) toekomst wil men graag met alle betrokken partijen bespreken op welke wijze het systeem verder uit te breiden is.

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Magna Carta Chipcard Solutions

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners