Partnerschap Magna Carta en Maastricht University

E-mailadres Afdrukken

Magna Carta heeft op de Maastricht University en in het Academisch Ziekenhuis Maastricht het FacilityPro betaalkaartsysteem geïmplementeerd. Beide organisaties werken op diverse facilitaire terreinen samen. Het toegangsbeheer bijvoorbeeld wordt gezamenlijk gedaan. De betalingssystemen zijn echter gescheiden. Magna Carta is de uitdaging aangegaan om het FacilityPro betaalkaartsysteem zo in te richten dat studenten ondanks die gescheiden systemen met één kaart kunnen afrekenen bij de UM en in het azM.

De Maastricht University (UM) is de jongste universiteit van Nederland en met haar 13.100 studenten en ruim 3.500 medewerkers nog steeds groeiende. De UM werkt intensief samen met het Academisch Ziekenhuis Maastricht (azM) en heeft in binnen- en buitenland naam gemaakt met haar innovatieve onderwijsmodel, vooruitstrevende onderzoek en internationale oriëntatie.

Europese aanbesteding

In 2006 hebben de Maastricht University en het Academisch Ziekenhuis Maastricht een gezamenlijke Europese aanbesteding gedaan voor de levering en implementatie van een smartcard systeem. Een betaalkaartsysteem maakte deel uit van deze aanbesteding. Gekozen werd uiteindelijk voor FacilityPro, het elektronische transactie- en betaalkaartsysteem voor chipkaarten en de Chipknip van Magna Carta. Het systeem is in 2007 geïmplementeerd.

Voorafgaand aan de implementatie is uitvoerig overleg geweest met de heer Roy van Kessel, (Functioneel Beheer UM/azMcard / Planon Facilitaire Dienst, Vastgoed). Hij benadrukt dat dat erg belangrijk is. “Een betaalkaartsysteem is een relatief klein onderdeel in de aanbesteding. Toch is het belangrijk om al in een vroeg stadium met alle partners overleg te hebben over de consequenties van een betaalkaartsysteem. Dat voorkomt veel werk achteraf.”

Bijzonder: één kaart voor azM en UM

Bijzonder aan het project in Maastricht is dat de UM samenwerkt met het azM. Dit project was een eerste stap in de verregaande samenwerking tussen de UM en azM. Inmiddels is er sprak van een gedeeltelijke fusie, resulterend in de oprichting van MUMC (Maastricht University Medical Center).

Het toegangsysteem doet men samen, met één gezamenlijke database. De financiële systemen zijn echter gescheiden. Het was een uitdrukkelijke eis in het aanbestedingsproces dat betalingen bij beide organisaties met dezelfde smartcard konden worden gedaan. Een groot aantal studenten en medewerkers is immers binnen beide organisaties actief, zoals studenten geneeskunde die hun coschappen bij het azM doorlopen. Magna Carta is deze uitdaging aangegaan en het systeem functioneert naar volle tevredenheid.

Het azM heeft ongeveer 10.000 actieve kaarten en op de UM zijn 30.000 kaarten in gebruik. Op iedere smartcard staan drie elektronische portemonnees: een persoonlijke portemonnee voor azM, een persoonlijke portemonnee voor UM en een kopieerportemonnee voor UM. Het merendeel van de transacties binnen het betaalsysteem gebeurt met een gesloten kaart, maar de Chipknip wordt ook geaccepteerd en door sommigen gebruikt. De elektronische portemonnees dienen apart opgewaardeerd te worden.

Zoveel mogelijk functionaliteit

De UM en het azM streven ernaar om zoveel mogelijk functies te koppelen aan de UM/ azMcard. Roy van Kessel: “Dat is een stuk gebruikersvriendelijker dan als je daar pas A en daar pas B moet gebruiken. Daar zit niemand op te wachten.” Om dat te kunnen realiseren en tegelijk het kostenbeheersysteem transparant te houden zijn op de UM/ azMcard verschillende budgetten toegekend aan de gebruiker van die kaart.

De betaling bij de catering verloopt via het FacilityPro betaalsysteem; bij twintig kassa’s kan met de UM/azMcard worden betaald. Wie op een andere manier wil afrekenen moet daarvoor een toeslag betalen. Printen en kopiëren lopen ook via FacilityPro. Binnen de UM zijn ongeveer 130 kopieerapparaten en multifunctionals aangesloten op het kaartsysteem. Binnen de UM wil men ook alle verkoopautomaten gereed krijgen voor het FacilityPro betaalsysteem. Ten tijde van de implementatie van het systeem was dit nog niet mogelijk vanwege lopende contracten.

Contact met studenten

Om studenten en medewerkers te informeren over de UM/azMcard is een informatieboekje ontwikkeld. Op overzichtelijke wijze wordt het systeem uiteengezet, van printterminals tot opwaardeerstations.

Het betaalsysteem in Maastricht was in eerste instantie volledig cashless. De universiteit heeft voor het opwaarderen van de kaarten twaalf Magna Carta MultiBanken geplaatst. Op aandringen van de studentenlobby zijn daar twee cash opwaardeerstations aan toegevoegd.

Magna Carta denkt mee

Een betaalkaartsysteem is geen standaard product. Ontwikkelingen in de markt worden nauwlettend gevolgd en zorgen er voor dat systemen steeds beter worden afgestemd op de eisen van de klanten. Magna Carta bespreekt deze ontwikkelingen met haar klanten en adviseert hierin. Een voorbeeld daarvan is advisering rond de Mifare kaarten die in het bestek waren voorgeschreven. Enkele maanden na invoering van het FacilityPro systeem ontstond enige negatieve publiciteit rondom de veiligheid van deze kaart.

Om duidelijkheid te verschaffen over de veiligheid van de Mifare kaart organiseerde Magna Carta een seminar. Binnen FacilityPro kunnen ook andere kaarten (o.a. DESfire) worden geïmplementeerd. Omdat de risico’s voor de UM beperkt waren, is besloten door te gaan met de Mifare kaarten.

Om eventueel misbruik van kaarten snel te kunnen achterhalen is binnen het beheerssysteem van FacilityPro een rapportagetool ontwikkeld. Daarmee kan snel inzichtelijk gemaakt worden of er misbruik van kaarten plaatsvindt.

Goed werk van Magna Carta

In Maastricht is men tevreden over het werk wat Magna Carta heeft geleverd. Het bedrijf heeft zich ingespannen om het project zo optimaal mogelijk te realiseren. Bijvoorbeeld bij het overzetten van de oude saldi naar de nieuwe kaart. Roy van Kessel: “Bij het voor de eerste keer opwaarderen van de nieuwe kaart is via een automatische uploadfunctie het oude saldo op de nieuwe kaart gezet. Dat heeft perfect gewerkt. De foutmarge is nul geweest.”

Van Kessel beschouwt de contacten met Magna Carta als zakelijk maar ook prettig en persoonlijk. “We gaan plezierig met elkaar om, het is echt een partnerschap. Dat blijkt ook tijdens de bijeenkomsten die Magna Carta twee keer per jaar organiseert voor de gebruikers van FacilityPro Manager. FacilityPro Manager is de modulaire, back-office beheersoftware van het elektronische transactiesysteem FacilityPro. Tijdens deze bijeenkomsten wordt onder meer gebrainstormd over nieuwe functionaliteiten van het systeem.”

Bekijk ook de bedrijfspresentatie van Magna Carta Chipcard Solutions

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners