Schoonmaak inbesteden of toch uitbesteden?

E-mailadres Afdrukken

“Hoe zorg je ervoor dat het schoolgebouw wordt schoongemaakt zoals is afgesproken?”
Schoonmaken op scholen is een vak apart, om over het aanbesteden van de schoonmaak nog maar te zwijgen. Steeds meer scholen worstelen met de vraag hoe dit het beste geregeld kan worden. In een ronde tafelgesprek discussiëren schoolbesturen over welke contractvormen het meest ideaal zijn en wie verantwoordelijk moet zijn voor toezicht en controle. De verschillen van mening hierover maakten de discussie alleen maar interessant.

 

Er is een ontwikkeling gaande dat schoonmaak op scholen steeds vaker wordt inbesteed. Een logische trend volgens Marcel Beisiegel, directeur van Facility Cost Control (FCC). Het facilitair adviesbureau begeleidt scholen bij aanbestedingen en doet aan contractbeheer. Daarnaast helpt FCC steeds meer schoolbesturen met het opzetten van eigen schoonmaakbedrijven. “Dat is redelijk uniek”, stelt Beisiegel. “Maar wel een logische ontwikkeling. Steeds meer schoolbesturen worstelen met Europese aanbestedingen rond schoonmaak. Ze willen de regie meer in eigen hand houden en hebben een duidelijke voorkeur voor schoonmakers met een binding met de school waar ze schoonmaken.” De schoonmakers moeten zich volgens Beisiegel één voelen met de school en dat is bij personeel van de schoonmaakbedrijven nog wel eens een probleem. Doordat het eigen schoonmaakbedrijf een aparte rechtspersoon is, zijn er geen financiële en personele risico’s voor het schoolbestuur.

PCO Gelderse Vallei is één van de schoolbesturen die een eigen schoonmaakbedrijf is opgestart. Het eigen facilitair bedrijf is binnen de stichting verantwoordelijk voor de schoonmaak van de achttien schoolgebouwen. FCC is hierbij verantwoordelijk voor het toezicht op de schoonmaak. “Een ideale oplossing”, vindt Martin van de Brink, directeur-bestuurder van PCO Gelderse Vallei. “Wij zijn erg blij dat we met deze werkwijze van het Europese aanbesteden af zijn. Onze schoonmakers zijn nu in dienst van onze eigen bv en daardoor meer betrokken. Bovendien hebben we met onze eigen bv veel meer de regie in handen. FCC regelt voor ons de dagelijkse gang van zaken. Ook daar zijn we erg over te spreken, de lijntjes zijn kort en zaken zijn makkelijk bij te sturen. Dat is bij schoonmaakbedrijven nog wel eens anders.”

Externe expertise binnenhalen
Ook Jan Aalbers, interim directeur bedrijfsvoering bij Stichting Spaarnesant, is sceptisch over de grote spelers in de schoonmaakbranche. “Een jaar geleden hebben wij de schoonmaak Europees aanbesteed. We hadden daarbij een duidelijke wens om de grote spelers buiten de deur te houden. Deze grote bedrijven hebben meestal de beste verhalen en de mooiste brochures, maar in de praktijk valt de kwaliteit van de schoonmaak gewoon tegen. Vandaar dat we de aanbesteding in drie percelen hebben opgeknipt. Zo kreeg ook het mkb weer een kans.”

Een jaar later zijn drie kleine schoonmaakbedrijven actief voor Spaarnesant en daarover is Aalbers zeer tevreden. “Het hele aanbestedingstraject heeft ons veel tijd gekost, maar we zijn tevreden met de oplossing van drie kleinere bedrijven. Europees aanbesteden van schoonmaak voor scholen is nu eenmaal een heel lastig proces. Je moet heel goed voor ogen hebben wat je wilt en je moet de uitvraag goed formuleren. Externe expertise binnenhalen is bij dit soort processen heel belangrijk.”

Marcel Beisiegel: "Steeds meer schoolbesturen worstelen met Europese aanbestedingen rond schoonmaak."
Martin van de Brink: "Basisschooldirecteuren hebben negen van de tien keer niet goed in de gaten wat werkelijk de kwaliteit van schoonmaak is."
Jan Aalbers: "We hebben de aanbesteding in drie percelen opgeknipt om ook het MKB een kans te geven."


Contracten blijven toetsen
Volgens Remco Verheij, beleidsmedewerker energie en schoonmaak binnen de stichting Boor, hoeft Europese aanbesteding geen belemmering te zijn om de schoonmaak goed geregeld te hebben. “Wij hebben in 2013 de schoonmaak op onze vo-scholen Europees aanbesteed en zijn nu in de afrondende fase van de aanbesteding voor de po, so en vso-scholen. We hebben daarbij iemand uit het veld ingehuurd om ons te begeleiden en dat werkt prima.” Het is volgens Verheij wel zaak dat er enkele belangrijke voorwaarden in het contract worden ingebouwd. “Zo hebben wij een proefperiode ingebouwd en loopt het contract in eerste instantie maar voor twee jaar. We kijken naar de kwaliteit van de schoonmaak, de ureninzet en of het schoonmaakbedrijf zich aan de mvo-voorwaarden houdt. Als het bedrijf in het eerste jaar niet genoeg punten haalt, dan kunnen we het contract ontbinden.” Om prijsduikers buiten de deur te houden werd er in de uitvraag van de aanbesteding een minimum prijs en een minimum aantal uren opgenomen. “Als ze te weinig uren maken, moet dat worden terugbetaald. Zo hebben we een stok achter de deur waarmee we kunnen afdwingen dat ze doen wat ze beloofd hebben.”

Veel onvrede over schoonmaak
Bij de stichting H3O is de schoonmaak al sinds 2008 inbesteed. Controller Robert van Stiphout was hierbij vanaf het begin betrokken. “We kwamen uit een situatie dat onze schooldirecteuren de schoonmaak zelf regelden en hadden daardoor te maken met heel veel verschillende schoonmaakorganisaties en veel onvrede over de schoonmaak. Sinds we de schoonmaak zelf organiseren hebben we nog maar te maken met één organisatie, onze eigen schoonmaak bv, en is de kwaliteit van de schoonmaak aanmerkelijk toegenomen.” Volgens Van Stiphout is er één cruciaal verschil tussen schoonmaak uitbesteden of schoonmaak inbesteden: “Onze schoonmaak bv heeft geen enkel belang bij het maken van minder kosten, terwijl de reguliere schoonmaakbedrijven altijd de kosten willen drukken om zodoende de winst te optimaliseren.”

Beoordeling schoonmaak subjectief
Volgens Verheij kan de juiste contractvorm bij het aanbesteden van schoonmaak een hoop ellende voorkomen. “Er is een duidelijk verschil tussen een inspanningscontract en een prestatiecontract. Bij een prestatiecontract verzand je al snel in een discussie of ruimtes en lokalen schoon zijn te ja of te nee. Dan moet je vervolgens een bureau inhuren om de prestatie te meten en moet je een vsr-meting lopen. Dat kost allemaal tijd en geld. Bij een inspanningscontract is veel makkelijker te toetsen of de gemaakte afspraken worden nagekomen.”

Beisiegel: “De beoordeling van schoonmaak is natuurlijk subjectief. Bij het aanbesteden van diensten is het altijd heel lastig om goede criteria op papier te zetten, dat is bij goederen wel anders. Energie kun je heel makkelijk op basis van de laagste prijs aanbesteden, maar dat gaat met schoonmaak natuurlijk niet. Daarom is het heel belangrijk om van te voren goed over de uitvraag na te denken.”

Niet voor de laagste prijs gaan
De Montessori Gemeenschap Amsterdam (MSA) heeft vorig jaar augustus de Europese aanbesteding van schoonmaak afgerond. “Dat was nog op de meer klassieke manier”, vertelt Arjen de Graaf, hoofd inkoop en verantwoordelijk voor onderhoud en beheer binnen MSA. Dat hetzelfde schoonmaakbedrijf na de aanbesteding weer uit de bus kwam, verbaasde De Graaf. “We waren niet helemaal honderd procent tevreden over de schoonmaak, het gaf dan ook veel discussie dat nu juist dit bedrijf de Europese aanbesteding had gewonnen.”

Toch is de schoonmaak bij het MSA volgens de Graaf nu wel beter geregeld dan voorheen. “Het is een iets ander contract, iets minder uitgeknepen. We hebben net andere accenten gelegd en betalen een iets hogere prijs. Bovendien zijn er andere voorwaarden in het contract opgenomen, dus hebben we weer andere stokken om mee te slaan als de kwaliteit te wensen overlaat. Maar we zijn ons zeker aan het oriënteren op andere manieren om de schoonmaak te regelen. Inbesteden zou daarbij een goede optie kunnen zijn.”

Betere aansturing met eigen bv
Van Stiphout: “Het voordeel van een eigen schoonmaak bv is niet alleen dat de aansturing beter geregeld kan worden, maar ook dat de schoonmakers echt een onderdeel worden van de schoolorganisatie. Ze voelen zich meer verbonden met die school. Wij hebben gemerkt dat door de verbetering van de relatie met de schoonmakers, mede door het toezicht van FCC, de kwaliteit van onze schoonmaak aanmerkelijk is verbeterd. Dat is niet iets wat wij denken, maar dat is aantoonbaar. Dat blijkt uit onderzoeken en beoordelingen.”

Een eigen schoonmaak bv opstarten met als oogmerk bezuinigen op de kosten, werkt niet volgens Van Stiphout. “Dat moet uiteraard niet het uitgangspunt zijn. Wij hadden hiervoor een relatief laag uurtarief en dachten dat we daar blij mee waren, maar dat waren we uiteindelijk toch niet. Nu we met de eigen schoonmaak bv werken, betalen we een hoger uurtarief, maar worden de uren ook daadwerkelijk geleverd. Dat heeft tot betere kwaliteit geleid. We zetten nu zelfs meer geld in voor de schoonmaak, alleen op een andere manier.”

Goede band met schoonmaakbedrijf
Verheij is van mening dat ook met Europese aanbesteding goede schoonmaak is te realiseren. “Als een schoonmaakbedrijf ISO 9001 heeft en kwaliteit levert, dan heb je in principe hetzelfde resultaat als met inbesteding. Dan worden de uren gedraaid en heb je goede aansturing. Het is wel belangrijk dat er een goed werkprogramma wordt opgesteld. “Bij Boor hebben we nu een nieuw contract gemaakt waarmee we makkelijker kunnen toetsen, waarmee we de kwaliteit van de schoonmaak kunnen bewaken en waarbij we, bij onvrede, op een makkelijke manier van het contract af kunnen.” Volgens De Graaf gaat het er echter niet om hoe je makkelijk en op korte termijn van een bedrijf af kunt, maar juist om hoe je zo lang mogelijk tevreden kunt zijn met een bedrijf. “De samenwerking tussen opdrachtgever en schoonmaakbedrijf is heel belangrijk.  De vraag is dus: hoe kun je er nu voor zorgen dat de schoonmakers tevreden zijn over hun werk en de schoollocatie? Hoe zorg je ervoor dat de schoonmakers doen wat ze moeten doen, zonder dat je zelf als school de hele tijd de boel moet aansturen. Daar hebben we helemaal geen tijd voor, dat willen we nu juist uitbesteden.”

            

Remco Verheij: "Er is binnen scholen helemaal geen ruimte meer voor het managen van schoonmaak, terwijl dit wel heel belangrijk is."
Robert van Stiphout: "Onze schoonmaak bv heeft geen belang bij het maken van minder kosten, terwijl reguliere schoonmaakbedrijven altijd de kosten willen drukken."
Arjen de Graaf: "Goede schoonmaak staat of valt met de schoonmaker, die moet genoeg tijd en eer in zijn werk steken om tot een goed resultaat te komen."


Contract voor onbepaalde tijd
Verheij: “Wij hebben zeker de intentie om voor langere tijd met een schoonmaakbedrijf in zee te gaan. Het contract heeft in eerste instantie een looptijd van twee jaar, maar we willen niet iedere vier jaar opnieuw aanbesteden. Als het bedrijf dat nu de schoonmaak gegund heeft gekregen gewoon goed werk levert en doet wat we hebben afgesproken, dan is het in principe een contract voor onbepaalde tijd.”

Van de Brink: “Basisschooldirecteuren hebben negen van de tien keer niet goed in de gaten wat werkelijk de kwaliteit van de schoonmaak is. Ze hebben op dat gebied een oppervlakkige blik. Ze kijken enkel of alles er verzorgd uit ziet en of er geen onaangename geuren in de school hangen. Voor goede schoonmaak heb je echt een onafhankelijk persoon nodig die de werkbegeleiding doet en ook monitort wat de schoonmakers presteren. Die hebben wij met de inbesteding van de schoonmaak nu niet meer per locatie, maar voor onze hele organisatie. Op alle scholen hebben we zodoende dezelfde standaard.”

Onafhankelijk toezichthouder
Volgens Van Stiphout is dat één van de problemen bij het Europees aanbesteden van schoonmaak. “Bij een Europese aanbesteding haal je de schoonmaak en de controle op de schoonmaak via een partij binnen. Die twee rollen hebben wij met onze eigen schoonmaak bv kunnen onderscheiden. We hebben een onafhankelijke toezichthouder die namens ons het toezicht houdt en controles uitvoert. Deze partij heeft geen enkel belang bij kostenvermindering van de schoonmaak. Dat zou een goed schoonmaakbedrijf ook moeten kunnen, maar dan heb je wel een goed prestatiecontract nodig dat waterdicht is opgesteld.”

Toch kan dit volgens Aalbers ook anders geregeld worden. “Degene die onze aanbesteding heeft begeleid doet ook de kwaliteitsmetingen. Daarmee hebben wij het onafhankelijk geregeld. Maar ons grootste succes is dat we die kleine bedrijven hebben gekregen waar we bij de aanbesteding op uit waren. Deze bedrijven kijken niet hoe ze zo min mogelijk uren kunnen draaien, maar hoe ze hun klant zo lang mogelijk tevreden kunnen houden. Kleinere regionale schoonmaakbedrijven hebben duidelijk meer binding met een school dan grote, landelijke schoonmaakbedrijven en leveren daardoor automatisch betere kwaliteit.”

Schoonmaak goed organiseren
De Graaf: “Goede schoonmaak staat of valt met de schoonmaker, die moet genoeg tijd en eer in zijn werk steken om tot een goed resultaat te komen. Meer tijd dan zijn baas goed acht. En als er toch problemen zijn met de schoonmaak, dan heb je een goed schoonmaakbedrijf nodig die de klachten serieus neemt en de schoonmakers bij kunnen sturen, zodat de problemen weer verdwijnen. Het maakt daarbij volgens mij niet uit of je het Europees aanbesteedt of inbesteedt, het gaat erom dat je het goed organiseert. Dat de controle op de schoonmaak goed is en dat de mensen betrokken zijn. Maar schaalgrootte speelt hierbij uiteraard ook een rol.”

Van Stiphout: “Professionaliteit organiseren, daar draait het om. Of je het nu met je eigen mensen doet of met een externe partij, dat doet er niet zo veel toe. Dat hangt samen met je schaalgrootte. Maar je doel moet zijn: professionaliteit organiseren en bedrijfsmatig redeneren om zodoende je onderwijs te verbeteren.”

Het vraagt de nodige aandacht om de schoonmaak goed te organiseren. Nadeel van een aanbesteding is dat de looptijd van het contract beperkt is waardoor het voor de leverancier niet mogelijk is om echt te investeren. Wanneer je voor een eigen schoonmaakbedrijf kiest, kies je voor een oplossing voor de lange termijn. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om te investeren in de schoonmaak in zowel duurzame materialen als in personeel. Hierdoor ontstaat tevens de mogelijkheid om mensen met een arbeidsbeperking in dienst te nemen bij het eigen schoonmaakbedrijf. Bijkomend voordeel is dat het schoolbestuur hiermee tevens aan zijn verplichtingen inzake de participatiewet kan voldoen.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

December uitgave

Partners