Jos Iskes: "Schoonmaakonderhoud kan beter én goedkoper door integraal kwaliteitsmanagement"

E-mailadres Afdrukken

Uit recente berichten over stakend schoonmaakpersoneel blijkt dat schoonmakers meer tijd willen voor hun werkzaamheden. In aanbestedingtrajecten kijken facilitair managers echter vooral naar de aanbieding die in economisch opzicht zo gunstig mogelijk is. Twee begrijpelijke, maar op het oog onoverbrugbare standpunten. Toch zijn er wel degelijk mogelijkheden om aan de wensen van beide partijen tegemoet te komen.

Het is mogelijk om schoonmaakonderhoud op zo’n manier te organiseren dat er kostenbesparingen te realiseren zijn terwijl de werkdruk van de schoonmakers niet toeneemt en de kwaliteit minimaal gelijk blijft. De sleutel waarmee we dit kunnen bereiken is integraal kwaliteitsmanagement. Niet alleen de kwaliteit van de uitvoering, maar de integrale kwaliteit bepaalt de mate van succes.

Integrale kwaliteit wil niets anders zeggen dan dat de organisatie, beheer en uitvoering zijn georganiseerd, genormeerd en gedocumenteerd. Dat betreft met andere woorden de totale dienstverlening rondom het schoonmaakonderhoud. De praktijk wijst uit dat het kostenvoordeel kan oplopen tot 30 procent als de dienstverlening op de juiste wijze is georganiseerd en wordt bewaakt.

Uitgangspunten en doelstellingen

Sterke stijging

Ongeveer 20 procent van de huisvestingslasten van het gesubsidieerd onderwijs wordt uitgegeven aan schoonmaakonderhoud. In 2009 was dit 440 miljoen euro. Daarmee is het de hoogste kostenpost na energie- en onderhoudskosten. De kosten voor het schoonmaakonderhoud stegen vanaf 2006 tot en met 2009 met 16,2 procent, terwijl het aantal leerlingen met niet meer dan 0,5 procent groeide. De kosten van schoonmaakdienstverlening voor bedrijven en instellingen namen in dezelfde periode toe met niet meer dan 8,9 procent. Bron: CBS.

Voor elke primaire bedrijfsactiviteit maken bedrijven of instellingen bewuste keuzes. Die keuzes zijn noodzakelijk om tegen zo laag mogelijke kosten de gewenste integrale kwaliteit te realiseren en in stand te houden. Voor de schoonmaakdienstverlening is dit niet anders. Om op dit gebied bewuste keuzes te kunnen maken, moet er in eerste instantie antwoord geven op drie basale vragen:

  • Waarom is schoonmaak noodzakelijk?
  • Wat willen we ermee bereiken?
  • Hoe gaan we het realiseren en continueren?

Zo op het oog zijn dit drie eenvoudige vragen, maar het tegendeel is waar. Schoon is een abstract begrip en schoonmaakonderhoud is niet zo vanzelfsprekend als het lijkt. Het is echter wel degelijk mogelijk om deze abstractie te vertalen naar een tastbaar resultaat. Iedereen realiseert zich dat perfectie een utopie is, al is het alleen al vanwege de kosten. Waarom accepteren we dan niet dat niet alles altijd even schoon hoeft te zijn? De vraag is waar de grens ligt. Wat is toelaatbare vervuiling en wanneer is vervuiling hinderlijk of storend voor het primaire proces? Neem als voorbeeld een lokaal met dertig tafels en stoelen. Van hoeveel van deze tafels en stoelen wordt geaccepteerd dat ze niet schoon zijn? Dat zijn geen eenvoudige discussies.

Uiteindelijk is het zaak normen op te stellen die duidelijk maken wat maximaal toelaatbaar is bij objecten die niet schoon zijn. Zodra duidelijkheid bestaat over die normering, kunnen we die vertalen naar kwaliteitsdefinities voor de uitvoering van het schoonmaakonderhoud. Afhankelijk van de mate van vervuiling wordt een bestekwerkprogramma voor het schoonmaakonderhoud opgesteld waarmee dat gewenste kwaliteitsniveau wordt gerealiseerd.

De dienstverlening wordt uitgevoerd voor de interne klanten zoals de leerkrachten en de leerlingen. De wijze waarop de dienstverlening wordt georganiseerd en beheerd, is een kwestie van gemeenschappelijke afstemming. Het resultaat daarvan is een kwalitatieve normering voor de organisatie van de dienstverlening. Deze normen worden vertaald naar een beheers- en een organisatiemodel.

Beheers- en organisatiemodel

Loonkosten

Ongeveer 80 procent van de kosten van schoonmaakonderhoud bestaan uit loonkosten van de schoonmaakmedewerkers. De belangrijkste maatregel om de kosten te verlagen is dus het beperken van deze loonkosten. Daartegenover staat dat de omvang van het schoonmaakonderhoud gelijk blijft. Kostenbeperking kan dan alleen worden gerealiseerd als een schoonmaakmedewerker een hogere productiviteit haalt. Dat betekent dat een medewerker in één uur tijd dus meer moet schoonmaken dan in het verleden.

In het beheersmodel worden alle noodzakelijke activiteiten beschreven die nodig zijn om de schoonmaakdienstverlening succesvol te beheersen. Dit beheersmodel is het fundament voor een goed functionerende dienstverlening. Het beheersmodel is onderverdeeld in een viertal beheerstaken:

  • Procesbeheer: inrichten en opstellen van efficiënte processen.
  • Financieel beheer: controleren en monitoren van de kosten.
  • Contractbeheer: maken, vastleggen en beheren van afspraken over doelstellingen en financiële vergoedingen.
  • Technisch beheer: op effectieve wijze realiseren van de dienstverlening volgens genormaliseerde eisen.

In het organisatiemodel worden de beheerstaken bij de verschillende personen binnen de facilitaire afdeling neergelegd. Belangrijk daarbij is dat deze personen wel de taken krijgen die passen bij het verantwoordelijkheidsniveau van hun functie.

Kritisch onderdeel van de dienstverlening is communicatie. Terugkoppeling met betrokkenen maakt afstemming mogelijk. Daarvoor is het noodzakelijk dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is voor de juiste persoon.

De laatste stap tenslotte is het vastleggen van de beheerstaken en communicatielijnen in procedures. Dat zorgt ervoor dat alle processen inclusief doorlooptijden helder en transparant zijn voor alle betrokkenen. Tijdens het opstellen van de procedures wordt duidelijk waar in het proces zich kritische momenten bevinden. Zodra die zichtbaar zijn, is het mogelijk controlemomenten in te bouwen om inefficiënt werken en kwaliteitsverlies te voorkomen.

Tijdsbesteding en kosten

Een belangrijke ontwikkeling voor kostenbeheersing is de mogelijkheid om vast te stellen hoeveel uren aan de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden moeten worden besteed. Dat kan door productiviteitsnormen te verbinden aan de uitvoeringsfrequentie van het schoonmaakonderhoud. Zodra de urenbesteding bekend is, zijn de kosten eenvoudig te berekenen.

Op deze manier is er volledige grip op de uitgaven, ook als uitvoering van het schoonmaakonderhoud geen statisch gegeven is. Denk bijvoorbeeld aan wisselende aantallen leerlingen in bepaalde perioden van het schoolseizoen. Of delen van een gebouw die in een periode minder intensief in gebruik zijn.

Daarnaast kunnen schoonmaakwerkzaamheden die maar een beperkt aantal keren worden uitgevoerd, effectiever worden ingepland. Voorwaarde is wel dat de schoonmaakorganisatie zijn medewerking moet verlenen. In de praktijk is dat meestal geen probleem.

Tips voor beperken van risico’s

Het komt regelmatig voor dat opdrachten worden verstrekt aan schoonmaakorganisaties waarbij niet alle risico’s afdoende zijn afgedekt. Met een paar tips kunt u problemen voorkomen.

Tip 1
Neem bijvoorbeeld de situatie dat personeel wordt ingehuurd van een schoonmaakorganisatie, maar onder toezicht werkt van de opdrachtgever. In dat geval kan de Wetsbepaling Inlenersaansprakelijkheid gelden. Dit wetsartikel bepaalt dat opdrachtgevers aansprakelijk gesteld kunnen worden voor de betaling van het geldende wettelijke minimumloon inclusief vakantiebijslag. Daarnaast kan de Belastingdienst opdrachtgevers aansprakelijk stellen voor het niet afdragen van loonheffingen en omzetbelasting door de schoonmaakorganisatie. Beschrijf dus duidelijk dat leiding en toezicht door het schoonmaakbedrijf wordt verzorgd zodra een opdracht wordt verstrekt of een overeenkomst wordt afgesloten.

Tip 2
Daarnaast is het mogelijk dat een deel van de werknemers van de schoonmaakorganisatie onder de Wet Arbeid Vreemdelingen valt. Als de feitelijke arbeid van een werknemer wordt uitgevoerd bij een andere werkgever (lees opdrachtgever), dan gelden onderstaande wettelijke voorschriften: De opdrachtgever heeft de plicht de identiteit te controleren van medewerkers die namens andere organisaties werkzaamheden komen verrichten. Voor medewerkers met een buitenlandse nationaliteit dient de opdrachtgever in bezit te zijn van een kopie van de identiteitskaart en dit in de administratie op te nemen. Deze kopie moet ten minste 5 jaar worden bewaard na beëindiging van de werkzaamheden.  Houdt hier dus rekening mee. Met een paar kleine inspanningen vooraf kunt u zich achteraf een heleboel rompslomp besparen.

 

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners