Conclusie rondetafelgesprek: Delen van kennis voorwaarde voor schonere schoolgebouwen

E-mailadres Afdrukken

Schoonmaak in scholen is al jaren een delicaat onderwerp. Schoonmaakbedrijven worden gedwongen zeer scherp op opdrachten in te schrijven, maar kunnen daardoor niet altijd goede schoonmaakkwaliteit leveren. Het is dus niet verwonderlijk dat scholen wantrouwend staan tegenover de schoonmaakbranche. Is dat terecht? En welke rol spelen de scholen zelf in dat proces? Om de meningen van de diverse betrokkenen te peilen organiseerde Schoolfacilities een rondetafelgesprek, waaraan schoonmaakbedrijven, leveranciers, scholen en adviesbureaus deelnamen.

In hoeverre hebben bestuurders en facilitair beheerders van scholen invloed op de contractvorming?

De schoonmaak van scholen wordt doorgaans voor een periode van enkele jaren geregeld in een contract. Daar wordt de basis gelegd voor een succesvolle samenwerking tussen school en schoonmaakbedrijf. In de manier waarop die contracten worden afgesloten – vaak in een Europese aanbesteding – valt volgens Bouke Smallenbroek veel te verbeteren. Het komt vaak voor dat schoolbesturen een kleilaag vormen voor de facilitair manager. Die heeft daardoor te weinig invloed op de uren die uiteindelijk besteed worden in Europese contracten. “Ik weet uit ervaring hoe log zo’n bolwerk is en hoe lastig het voor facilitaire mensen is om extra geld los te krijgen voor schoonmaak. Vaak kun je met creatieve oplossingen in de school meer bereiken.”

Bart-Jan Westerhof vindt dat het onderwijs beter moet beseffen dat schoonmaken een vak is. In de meeste scholen zijn degenen die moeten beslissen over facilitaire zaken gepromoveerde docenten. In ROC’s hebben die zich ontwikkeld tot facilitaire diensten en in het VO tot facilitair managers. Deze mensen weten wel wat van facilitaire zaken, maar het blijven docenten. Voor de details gaan ze te rade bij de leveranciers. “Wat je als facilitair manager vooral moet leren is dat je volgens bepaalde afspraken iets inhuurt, maar dat je dat moet blijven controleren. Als ik door de school loop tel ik het aantal schoonmakers. En dan kan ik zelf wel uitrekenen dat er minder schoonmakers aan het werk zijn dan waar wij als school voor betalen. Dus dan klim je de telefoon in.”

Van schoolbeleid naar schoonmaakbeleid

Ook Ruud van Swieten pleit voor een stuk professionalisering binnen de scholen, maar is het niet eens met Bart-Jan Westerhof. “Dat je koppen gaat tellen als je ontevreden bent over de dienstverlening kan ik me voorstellen. Maar sec aanwezigheid vind ik niet zo interessant. Wij willen graag een schone school opleveren, samen met de school. Dat kan niet in de huidige constellatie met een veredelde conciërge. Scholen moeten erkennen dat ze professionele organisaties zijn, waar de wijze van schoonmaak in relatie moet staan met het beleid. Neem het beleid van de onderwijsorganisatie als uitgangspunt voor het PVE bij een schoonmaakaanbesteding. Dat beleid kan voorschrijven dat je de mensen zindelijk gedrag bijbrengt. Normen, fatsoen, waarden. En is het dan nodig dat die schoonmaker alles doet of kunnen de leerlingen zelf wat doen? Mijn advies is: formuleer je schoolbeleid en vertaal dat naar alles wat je doet. Ook naar je facilitair beleid en je schoonmaakbeleid.”

André de Reus vult aan: “Wij hebben destijds beschreven dat enerzijds schoonmaakbedrijven er zorg voor dienen te dragen dat de school wordt afgeleverd in een omschreven kwaliteitsstatus. Anderzijds moet de school in een bepaalde kwaliteitsstatus worden aangeleverd aan de schoonmaakdienst. Dat wil zeggen dat in de school een bepaald gedrag gecreëerd moet worden – ook een kwestie van beleid – zodat de school op een goed schoon te maken manier aan de schoonmaakdienst wordt aangeboden. Dan kan die de school wel binnen een scherpe normering en tariefstelling worden opgeleverd.

De ontevredenheid over de schoonmaakkwaliteit komt volgens Alberto de Haan voor een belangrijk deel door de lage budgetten die voor schoonmaak beschikbaar zijn. “Een directeur die een beperkt budget heeft kan daar niet de kwaliteit voor kopen die hij wenst. Als je de prullenbakken vijf keer geleegd wilt hebben inplaats van drie keer en als je wilt dat er gestofzuigd wordt kost dat meer.” Ruud van Swieten: “Dus het budget is te laag. In combinatie met leveranciers die teveel beloven leidt dat tot ontevredenheid.” Martin van der Bent: “En uiteindelijk tot extra kosten. Als wordt besloten de prullenbakken minder vaak te legen haal je het ongedierte min of meer naar binnen. Dan mogen wij als Anticimex brandjes blussen en zijn de kosten zeker zes keer zo hoog als reguliere schoonmaak had gekost.”

Aanbesteding goed voorbereiden

Sebastiaan van der Vinne denkt dat veel problemen voorkomen kunnen worden als leveranciers in een eerder stadium betrokken worden bij het aanbestedingsproces. “Wij beschouwen schoonmaak als een inkooptraject. En bij inkooptrajecten wordt voorgeschreven dat je de leverancier op het moment dat het kan bij het proces moet betrekken. Want wij als Intexso en Atir weten natuurlijk wel een heleboel, maar niet zoveel als de mensen van het schoonmaakbedrijf. Zeker als je een beperkt budget hebt is het verstandig om ter voorbereiding op een aanbesteding een schoonmaakbedrijf te consulteren. Dat betekent wel dat je daar als school actief en tijdig mee aan de slag moet, bijvoorbeeld anderhalf jaar voordat je contract afloopt.” André de Reus is het met hem eens. “De insteek moet dan niet zijn ‘verkoop uzelf voor de tender’ maar ‘help mij om dat goed in te vullen’. Dán heb je de goede insteek, want je maakt samen met de markt een kwaliteitsontwerp dat de basis is voor de tender. Je krijgt meer kennis over je eigen schoolgebouwen, weet welke scholen extra aandacht nodig hebben.”

Ook Ruud van Swieten sluit zich daarbij aan: “Het is heel verstandig om zo’n leveranciersmeeting te doen. Dan weet je in ieder geval wat de actuele stand van zaken op de markt is, wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Het kost niks, hooguit een kop koffie en een beetje tijd en je wordt er veel slimmer van. En ook als leverancier krijg ik veel informatie. Ik vraag in een verkoopgesprek vaak naar de dingen waarmee een klant echt gelukkig was met zijn huidige leverancier en waarmee hij echt ongelukkig was. Want het is zonde als je dat leergeld betaald hebt om het nog een keer te betalen. En dan zie je ook meteen of je met een professionele gesprekspartner te maken hebt of niet.”

Frans Steine haalt veel informatie uit het bellen van collega’s en door de ervaringen van de afgelopen jaren te evalueren. “Dus er zijn heel veel manieren waarop je uiteindelijk kan bepalen wat je absoluut wel en wat je absoluut niet wilt. Los daarvan – en dat heeft echt met creativiteit te maken – vind ik dat het gros van de markt zegt ‘wij hebben een schoonmaakproduct, wij komen op een bepaald tijdstip bij u binnenrijden, maken het schoon en we gaan weer weg’. Ik mis een stukje creativiteit. Je mag van de facilitair medewerker verwachten dat hij naar het schoonmaakbedrijf toekomt en zegt ‘dat lokaal staat een groot deel van de maand leeg’. Maar het schoonmaakbedrijf mag ook best eens naar de facilitair medewerker toegaan met de vraag ‘in mei zijn er heel veel examens en excursies en werkweken. Zal ik vast wat vloeren in de was zetten, dan hoef ik dat niet allemaal in de zomermaanden te doen’. Dus dat gesprek dat je ter voorbereiding op die tender kunt hebben zou ik ook graag doen op het moment dat er wel een contract is.”

Prijs alleen niet zaligmakend

Bouke Smallenbroek ziet daar niets in: “Dan ga je ervan uit dat er aan de andere kant van de tafel een gesprekspartner zit die ontvankelijk is voor die discussie. Mijn ervaring is dat de meeste schoonmaakorganisaties op scholen niet worden gezien als een partner, maar als een last, waar eigenlijk altijd wat mee is.” Bart-Jan Westerhof denkt dat ook schoonmaakbedrijven geen interesse hebben in zo’n gesprek: “Ik zie wèl iets in zo’n gesprek, maar denk dat de praktijk van deze tijd anders is. De schoonmaakbedrijven zijn teveel intern gericht en kijken teveel naar elkaar in plaats van zich te focussen op de klant en daadwerkelijk ontzorgen. Er wordt gewoon een stuk markt gekocht op een Amerikaanse manier. Maar het gaat over ons, want wij zijn wel die klant.”

Martin van der Bent geeft een voorbeeld uit de praktijk. “Wij komen gelukkig vrij veel in gesprek met klanten. Onze benadering is opgesteld met kleurcodes, met vrijheid voor de klant. Die kan keuzes maken. En kennelijk hebben wij een juiste snaar geraakt, want in tenders komen we teksten tegen die min of meer uit onze folders komen. En dan doe ik mee in die tender, met een marktconforme prijs. Toch krijg ik hem dan niet, want de opdracht gaat naar leverancier A omdat hij 40% onder jouw prijs zit. Ík weet dan dat hij dat voor die prijs echt niet voor elkaar gaat krijgen. Blijkbaar is dan bij die klant vooraf afgesproken dat de selectie alleen op basis van prijs gedaan wordt.”

Ruud van Swieten weet dat de vakbond CNV schoonmaakbedrijven adviseert om niet mee te doen aan aanbestedingen waarbij de prijs het enige selectiecriterium is. “Dit schrijft CNV Schoonmaak. ‘Wij hebben vernomen dat de Hogeschool Edith Stein uit Hengelo een nieuwe aanbesteding heeft uitgeschreven. De laagste prijs is het enige gunningscriterium. Als CNV Schoonmaak vinden we dit een kwalijke zaak, want het kan niet anders zijn dan dat het personeel daarvan de dupe wordt. Wij vinden dat dit niet kan en vinden dat schoonmaakbedrijven niet mee zouden moeten doen aan aanbestedingen waar laagste prijs het enige gunningscriterium is.’ Daar stellen ze de school gewoon verantwoordelijk. Je hoort vaak voorbijkomen dat de schoonmaakmarkt onvolwassen is. Maar er is een markt. En wij bepalen die niet, hoor. Wij acteren op die markt.”

Het grijze gebied objectiveren

Hoewel schoolbesturen in aanbestedingen geen prijscriteria mogen hanteren zijn er volgens André de Reus wel creatieve mogelijkheden in bestekken en aanbestedingsprocedures om ervoor te zorgen dat de laagste prijs buiten schot blijft. Maar volgens Ruud van Swieten heeft dat weinig effect. “Gunningscriteria en wegingen zijn door de opdrachtgever vastgelegd. Daarin geeft hij eigenlijk zijn blauwdruk weer. Ik lees heel veel van die dikke bestekken. Daarin staat dan ‘je moet dit’ en ‘je moet dat’, ‘de eis is zus’ en ‘de eis is zo’. Allemaal knock-outcriteria. Proactief partnerschap is zeer gewenst, maar dat wordt door die eisen meteen de kop ingedrukt. Dus ze willen heel veel kwaliteit, maar uiteindelijk is 80 procent van het gunningscriterium op prijs. En de laagste prijs krijgt de meeste punten.”

Sebastiaan van der Vinne: “Dat raakt wel de kern van het probleem. En daar moeten we ook niet te romantisch over doen, want het liefst willen we natuurlijk negentig procent kwaliteit keuren en tien procent prijs. En dan zetten we die prijs zo neer dat het ook nog een scherpe prijs is. Maar door het grillige gedrag van de afgelopen vijf jaar zijn er veel restricties gevormd. Het vast zetten van prijzen is theoretisch mogelijk, maar belemmert de vrije marktwerking. Tevens vraagt het verwoorden van goede kwalitatieve criteria om een zeer gedetailleerde inventarisatie van behoeften en wensen. Het is voor scholen van cruciaal belang in beeld te krijgen ‘wat is mijn behoefte?’. Hoe duidelijker deze vraag beantwoord wordt, des te beter kunnen de kwalitatieve criteria vormgegeven worden.”

Conclusie: Schoolbestuurders en facilitair beheerders hebben wel degelijk invloed op de contractvorming, maar daar wordt te weinig gebruik van gemaakt. Vooral in het voortraject van een aanbesteding zitten veel cumulatieve uitdagingen en mogelijkheden, die een goede basis kunnen vormen om optimaal voorbereid een tender in te gaan.

Is de schoonmaak te verbeteren door daar bij het ontwerp en de inrichting van het gebouw rekening mee te houden?

In ieder schoolgebouw zijn aanpassingen aan het gebouw en aan de inrichting mogelijk waardoor de schoonmaak een stuk gemakkelijker (en goedkoper) wordt. André de Reus geeft een voorbeeld. “Een grote technische school wilde besparen op de schoonmaakkosten. Er was al een buitengewoon goed gedrag van docenten en leerlingen in de school. Als je het lef had om een papieren zakje in de gang te laten vallen kon je je tas pakken en naar huis gaan. Toen hebben we alleen maar gekeken naar de omgeving, naar vuilopvangzônes. Op ons advies heeft de school daar veel in geïnvesteerd. Dat kostte het eerste jaar veel meer dan het opleverde aan besparing op schoonmaken, maar na 2,5 jaar waren de kosten er uit. De jaren daarna heeft het alleen maar geld opgeleverd.”

Bouke Smallenbroek vindt het een mooi voorbeeld, maar wel een open deur. “Ik zit al 28 jaar in het vak en al 28 jaar praten we over het inrichten van gebouwen. We weten allemaal welke afwerkmaterialen je zou moeten kiezen, hoe je het moet neerzetten. Maar het gebeurt gewoon niet. Je kunt je afvragen hoe dat komt. Want ík weet dat je met een gevoegde tegelvloer in de toiletruimten van een basisschool vraagt om moeilijkheden. Iedereen kent namelijk het probleem van de urinegeur. Leg in deze ruimten een pvc- of gietvloer met oplopende plinten rondom en je bent van alle ellende af. Het zijn allemaal open deuren, dus hoe komt het dan dat we dat niet voor elkaar krijgen?”

Ontwerpfase: kop of munt

Ruud van Swieten denkt dat daar met het ontstaan van publiek private samenwerkingsverbanden wel iets aan gaat veranderen. “In de conventionele situatie loop je er telkens tegenaan dat de stichting compleet los staat van de exploitatie. Dus er is geld en er mag een gebouw neergezet worden. Daarin worden keuzes gemaakt en met die keuzes heeft een ander het maar te doen. Maar zodra die stichting en de exploitatiefase onder eenzelfde verantwoording worden gezet gaan we wel bij elkaar aan tafel zitten.” Als adviseur bij verbouwingen heeft hij in het verleden een aantal keren advies uitgebracht aan architecten en aannemers. “Die hebben daar in eerste instantie geen zin aan, want ‘we hebben al genoeg te bespreken’. En dan blijkt dat in de bouwvergadering en in de ontwerpfases keuzes worden gemaakt, vergelijkbaar met de toss aan het begin van een voetbalwedstrijd. Kop of munt, zonder aandacht voor de gevolgen voor het onderhoud. En met een grote weerstand om pottenkijkers toe te laten in hún proces. Als je in een pps-constructie zit en er belang is bij de totaalkosten over de looptijd creëer je mogelijkheden en blijkt dat het vooral koudwatervrees is.”

Bart-Jan Westerhof: “Ik vind het heel goed dat je ervoor pleit om een beetje verder te kijken dan de investeringsfase. Ik heb in de afgelopen jaren vier scholen gebouwd en dan kom je voor dat soort discussies te staan. Want je maakt bewust keuzes, die enerzijds te maken hebben met esthetiek en anderzijds met praktische invulling. Schoolbesturen moeten zich realiseren dat die keuzes consequenties hebben voor de toekomst. Bijvoorbeeld de toiletten. Ons bestuur kiest bewust voor een uitstraling en niet voor wat we oneerbiedig het campingverhaal noemen, die wandjes die gemakkelijk schoon te maken zijn. Dus wij nemen gewoon een tegelvloertje, tegeltjes aan de wand. En de consequenties, dat die urine in de voeg gaat zitten dus dat je om de zoveel tijd je voegen moet vervangen, calculeren we in.”

Gebrek aan inzicht

Bouke Smallenbroek: “Dat die keuzes niet anders worden gemaakt komt doordat doordat schoolbesturen meestal geen enkele relatie leggen tussen de inrichting en de daaruit voortvloeiende gevolgen voor de exploitatie. Bouw- en inrichtingskosten moeten laag blijven en dat gaat vaak ten koste van essentiële zaken zoals de luchtbeheersing, afwerkmaterialen en dergelijke.” Ook Ruud van Swieten kan er met zijn hoofd niet bij. “Als je iets in PPS maakt ben je als groep investeerders gezamenlijk verantwoordelijk voor een gebouw voor dertig jaar. Een schoolbestuur is dat ook. Dus een schoolbestuur speelt precies dezelfde rol als zo’n verzameling van los aan elkaar hangende entrepreneurs die de koppen bij elkaar steken om samen een school neer te zetten, cateren, bewaken, onderhouden, enzovoort. Dat moet een schoolbestuur ook willen.” Volgens André de Reus heeft het gebrek aan inzicht bij schoolbesturen te maken met het feit dat het facilitair vermogen in scholen veel te bescheiden is. “Als facilitair manager ben je volgend op het beleid. Aan de andere kant mag je ook best dwingend zijn en beleidsbepalend zijn op het gebied van dat soort zaken. Zodat een facility manager bij een nieuwbouwproject organiseert dat de schoonmaakbedrijven eens door het bestek lopen met hun specifieke expertise. De facilitaire directie kan dan zelf beslissen wat ze met die aanbevelingen doet. Dan koppel je expertise.”

Martin van de Bent vindt dat er meer aandacht voor exploitatie moet komen op de architectenopleidingen. “Degenen die de gebouwen van morgen ontwerpen zitten nu op school. Maar in die hele opleiding wordt bijvoorbeeld het muizenprobleem niet meegenomen. Het schoonmaakprobleem wordt niet meegenomen. Als daar al een basis wordt gelegd en degene die de scholen ontwerpt weet dat hij afgeronde vloeren moet doen en muisdicht maken om in de toekomst van het gebouw kosten te besparen ben je al veel verder.”

Kennisdelen

Ruud van Swieten signaleert dat er in de discussie opnieuw wordt gesproken over het uitwisselen van kennis. “Het gaat hier net als bij het vorige item over het delen van kennis. Dat vraagt om een bepaalde attitude. Daarom ben ik zo blij met Stichting Expertise Centrum Onderwijs (ECO), waarin je je inderdaad van alle verschillende vakdisciplines gezamenlijk richt op onderwijs en zegt van ‘wij willen daar het verschil brengen’. Want we hinderen elkaar. Een architect is er niet blij mee als hij na tien jaar hoort dat het een slecht pand is wat hij heeft gebouwd. Want de muizen komen aan alle kanten binnen, het is niet te onderhouden en het staat te verpauperen. Een schoonmaakbedrijf zit niet te wachten op een klant die ongelukkig en ontevreden is. En de leerlingen zijn ook niet blij met zo’n locatie. Dat is de basis van de visie van ECO: niet overal opnieuw het wiel uitvinden. Dat gebeurt nu wel. Daar komt een gezonde dosis opportunisme bij kijken, die geld doet verdampen maar ook geld aan de verkeerde dingen besteedt.”

Creativiteit en saaiheid

Frans Steine: “Ik ben het daar helemaal mee eens. Ik roep ook altijd ‘wie betaalt bepaalt’ als het gaat om het ontwerpen en het inrichten van gebouwen. Aan de andere kant willen we ons mede onderscheiden door het gebouw. Want ouders kiezen een school niet alleen omdat het dicht bij huis is, maar ook om hoe zo’n gebouw er van binnen en van buiten uitziet. Dat kan een heel oud gebouw zijn – wij hebben een gebouw dat meer dan honderd jaar oud is maar wel heel populair bij een bepaalde groep ouders – maar dat kan ook een hele nieuwe school zijn die er toch flitsend uitziet. Als je daarom vraagt gaat zo’n architect daarmee aan de slag. En dan krijg je de enorme spanning tussen de creativiteit van de architect en de saaiheid van de mensen die dat gebouw daarna nog 30-40 jaar moeten exploiteren. Daar ergens tussen moet je met elkaar een soort van evenwicht zien te vinden.”

Conclusie: vanuit de wens om meer exploitatiekostenbesparend te kunnen bouwen is er een grote behoefte aan informatieuitwisseling tussen scholenbesturen, architecten/ aannemers, en de schoonmaakbranche.

Deelnemers aan het rondetafelgesprek schoonmaak

André de Reus (directeur adviesbureau Atir).
Bart-Jan Westerhof (facilitair manager OverBetuwe College, vakgroepvoorzitter Facilitair Stichting Expertise Centrum Onderwijs). Het OverBetuwe College heeft zes gebouwen met een totaaloppervlak van 30.000 vierkante meter.
Alberto de Haan (facilitair medewerker Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio).
Martin van der Bent (Managing director Anticimex, plaagdierbeheersingsbedrijf).
Sebastiaan van der Vinne (Junior Advisor Adviesbureau Intexso). Intexso is een adviesbureau voor de schoonmaakbranche. Onderwijs is een groot deel van de portefeuille.
Ruud van Swieten (commercieel directeur Schoonmaakbedrijf CSU en bestuurslid brancheorganisatie VSR).
Bouke Smallenbroek (Senior Adviseur bij JohnsonDiversey, leverancier van schoonmaakproducten en lid van de technische commissie VSR).
Frans Steine (Hoofd facilitaire zaken Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio). Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio heeft 42 gebouwen voor VO, PO en Speciaal Onderwijs. Er zijn hele kleine scholen (minder dan 50 leerlingen) en locaties met 1.600 leerlingen.

Deel dit artikel op:

 

Trefwoorden

Advertentie

Advertentie

Advertentie

Advertentie

September uitgave

Partners